Vergleich · DocuWare
DocuWare ist ein bewährtes DMS (Dokumentenmanagementsystem), das seit 1988 in Deutschland entwickelt wird und zu Ricoh gehört. DocPilot ist ein jüngeres DMS mit KI, das sich auf Eingang, Extraktion, Freigabe und Überwachung von Verträgen und verbindlichen Dokumenten konzentriert. Dieser Vergleich stützt sich auf die öffentlichen Seiten von DocuWare, die am Ende der Seite aufgeführt sind, und auf die tatsächlich in DocPilot verfügbaren Funktionen.
Die Angaben zu DocuWare stammen von den öffentlichen Seiten des Anbieters und aus der Fachpresse, Stand: angegebenes Datum; das Angebot entwickelt sich weiter (neue Plattform im Oktober 2026 angekündigt). DocPilot ist unser Produkt. Dieser Vergleich ist kein Leistungs-Benchmark: Prüfen Sie die Angaben vor Ihrer Entscheidung bei jedem Anbieter.
DocuWare nennt mehr als 15.000 Kunden in über 100 Ländern, von KMU (laut Preis-FAQ bereits ab etwa einem Dutzend Beschäftigten) bis zu Großorganisationen. Die Lösungsseiten richten sich unter anderem an Finanzwesen (Eingangsrechnungen), Personalwesen, Industrie, Gesundheitswesen, Logistik, Bauwesen und öffentlichen Sektor. Vertrieb und Einführung laufen weitgehend über ein Partnernetzwerk.
DocPilot richtet sich an KMU und mittelständische Unternehmen, insbesondere im französischsprachigen Raum, sowie an Rechts-, Einkaufs-, Finanz-, Personal- und Verwaltungsteams, die Verträge und Dokumente zur Freigabe erhalten. Das Tool ist darauf ausgelegt, im Self-Service ohne Integrator zu starten, mit einer Oberfläche in 8 Sprachen, darunter Französisch.
DocuWare
Erfassung (Scanner, E-Mail, Fachanwendungen), Indexierung, Aktenschränke zur Ablage, Suche, Workflow Manager, Formulare, elektronische Signatur über einen dedizierten Dienst, Desktop- und Mobil-Apps, ERP-Konnektoren. Die Basisfunktionen sind in jeder Cloud-Variante enthalten; einige Module (IDP, SAP-Konnektor, Signaturen) sind kostenpflichtige Optionen.
DocPilot
Mehrkanal-Eingang (E-Mail, Web-Upload, Handyfoto), Typerkennung anhand von 24 Vorlagen, KI-Extraktion mit Konfidenzwert, Freigabe-Workflows, Fristenerinnerungen, Volltextsuche, zitierte Fragen und Antworten zu Dokumenten, Benachrichtigungen und Audit-Protokoll.
DocuWare
Dokumente werden in Aktenschränken (File Cabinets) mit Indexfeldern abgelegt, Versionierung (Check-in / Check-out) pro Aktenschrank aktivierbar, konfigurierbare Aufbewahrungsfristen, Papierkorb mit 30 Tagen und eine Archivierung, die laut Anbieter Normen wie GoBD entspricht.
DocPilot
Unveränderliches Original (SHA-256-Fingerabdruck), strukturiertes Datenblatt pro Dokument, Organisation nach Abteilungen und Bereichen, fünf Rollen und Sichtbarkeitsbereiche. Eine Korrektur erzeugt ein neues, datiertes Ergebnis: Nichts wird überschrieben, das Datenblatt wird gesperrt, sobald es bestätigt ist oder ein Workflow startet.
DocuWare
DocuWare bietet Vertragsmanagement als konfigurierbaren Anwendungsfall (eigene Demo) statt als CLM-Modul: Listen auslaufender Verträge, Felder für Frist und Status, E-Mail-Erinnerungen über automatische Indexierungsaufgaben und Genehmigungsabläufe, die im Workflow Manager aufgebaut werden.
DocPilot
Der Vertrag ist der zentrale Anwendungsfall: Extraktion von Parteien, Terminen und Kündigungsfristen, Berechnung des spätesten Kündigungstermins (Kündigungsfrist wird auf Französisch oder Englisch gelesen), Erinnerungen bei T-90, T-30, T-7 und am Stichtag, die enden, sobald eine Entscheidung (verlängern, neu verhandeln, kündigen) erfasst ist.
DocuWare
Intelligent Indexing schlägt Indexwerte mit einem farbigen Zuverlässigkeitscode vor und lernt aus den Korrekturen der Nutzer. Das optionale Modul DocuWare IDP ergänzt seit Oktober 2026 eine „Zero Shot“-Extraktion per generativer KI für bisher unbekannte Dokumente, OCR in 20 Sprachen und den Abgleich mit den Referenzdaten eines ERP.
DocPilot
Der native Text von PDFs wird direkt verwendet, wenn er ausreicht; andernfalls wird die Datei (Scan, Foto, Office) von einer OCR-/KI-Engine gelesen (Mistral OCR, OpenAI-kompatibles Modell oder Tesseract, pro Organisation konfigurierbar). Jedes Feld behält seine Quelle (Seite, Auszug) und geht unterhalb einer Konfidenzschwelle in die menschliche Prüfung.
DocuWare
DocuWare hat im Oktober 2026 Aura angekündigt, einen konversationellen Assistenten, der für DocuWare-Cloud-Kunden inbegriffen ist: Fragen in natürlicher Sprache, Suche, Zusammenfassung und Vergleich von Dokumenten, unter Beachtung der bestehenden Rechte und mit Quellenverweisen. Die On-Premises-Version ist für später angekündigt.
DocPilot
Die KI klassifiziert das Dokument, befüllt das Datenblatt vorab und beantwortet Fragen zu einem Dokument und seinen verknüpften Dokumenten, mit Zitaten, die gegen den Quelltext (Seite, Artikel) geprüft werden. Fehlt ein Beleg im Dokument, antwortet der Assistent, dass er die Information nicht gefunden hat, statt etwas zu erfinden. Ein Mensch bestätigt die Extraktion immer.
DocuWare
Volltextsuche und Suche über Indexfelder in einem oder mehreren Aktenschränken, entsprechend den Rechten des Nutzers; Aura ergänzt die Suche in natürlicher Sprache in der DocuWare Cloud.
DocPilot
Volltextsuche in Titel, Inhalt, Vertragsnummer, Lieferant, Kunde und Tags, mit Filtern nach Typ, Abteilung, Bereich und Status. Die Ergebnisse werden vor der Berechnung nach Berechtigungsbereich gefiltert.
DocuWare
Workflow Manager: grafischer Designer per Drag-and-drop, Auslösung per Webformular oder durch die Archivierung eines Dokuments, Aufgabenlisten. Automatischer E-Mail-Import aus einem überwachten Postfach. Sehr flexibel, an Ihre Prozesse anzupassen.
DocPilot
Integrierte Kette: Eingang → Lesen → Datenblatt → Freigabe-Workflow. Schritte für Freigabe, Prüfung, Information, Signatur oder Archivierung; Modi „alle“, „einer genügt“ oder Quorum; automatische Fristen und Erinnerungen; drei Entscheidungen (genehmigen, Änderung anfordern, mit Begründung ablehnen). Weniger Gestaltungsfreiheit als ein grafischer Designer, dafür muss zum Start nichts aufgebaut werden.
DocuWare
Die DocuWare Cloud wird auf Microsoft Azure gehostet, mit Rechenzentren in der EU, den USA, Japan und Australien. AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand (ein Schlüssel pro Dokument) und TLS bei der Übertragung. Der Anbieter nennt rezertifizierte Zertifizierungen nach ISO 27001:2022 und SOC 2 sowie GoBD-Konformität.
DocPilot
Daten werden in der Europäischen Union gehostet, AES-256-verschlüsselter Speicher, Virenscan beim Import, strikte Isolation zwischen Organisationen (u. a. Sicherheit auf Zeilenebene in PostgreSQL), unveränderliches Audit-Protokoll, Passwörter mit Argon2id. DocPilot beansprucht derzeit keine Zertifizierung (ISO 27001, SOC 2 …).
DocuWare
Umfangreicher offizieller Katalog: SAP (ArchiveLink, S/4HANA), Microsoft Dynamics, Sage, Oracle, Infor, Outlook, Teams, SharePoint, REST-API, Webhooks und iPaaS-Konnektoren. Elektronische Signatur mit Validated ID und DocuSign.
DocPilot
Bewusst begrenzte Integrationen: Eingangs-E-Mail-Adresse, Web-App, Mobil-Apps für iOS und Android. Derzeit keine nativen ERP-/CRM-Konnektoren und keine dokumentierte öffentliche API sowie keine integrierte elektronische Signatur: Die Signatur bleibt in Ihrem Tool, die signierte Fassung kommt zurück in DocPilot.
DocuWare
Umfangreiche Plattform, die meist mit einem DocuWare-Partner eingerichtet wird (Konfiguration von Aktenschränken, Indexfeldern, Workflows). Die DocuWare Academy bietet E-Learning und Zertifizierungen, hauptsächlich für Partner. Im Oktober 2026 wurde eine neue Oberfläche angekündigt.
DocPilot
Einrichtung des Arbeitsbereichs im Self-Service, Dokumentvorlagen und Workflows sofort einsatzbereit, drei Eingangswege ohne Installation. Die Kehrseite: weniger Optionen für tiefgreifende Anpassungen als bei einer konfigurierbaren DMS-Plattform.
DocuWare
Keine vollständige öffentliche Preisliste: Preis auf Angebotsbasis, erstellt mit einem Vertriebsmitarbeiter oder Partner. Laut offizieller FAQ kostet ein DocuWare-Cloud-Abonnement in der Regel zwischen 30 und 125 $ und mehr pro Nutzer und Monat. On-Premises: unbefristete Lizenzen, erstes Supportjahr inbegriffen, danach etwa 20 % des Lizenzpreises pro Jahr. IDP, SAP-Konnektor und Signaturen sind Optionen.
DocPilot
Öffentliche Preise zzgl. MwSt., pro Organisation: Starter 49 € / Monat (10 Nutzer, 25 GiB), Business 149 € / Monat (50 Nutzer, 100 GiB), Enterprise auf Anfrage. Jährliche Abrechnung möglich (490 € und 1.490 € pro Jahr). 14 Tage Testzeitraum beim ersten Abonnement.
Vorteile
Grenzen
Vorteile
Grenzen
Ein hohes Aufkommen an Rechnungen, die mit SAP oder Dynamics abgeglichen werden müssen, spricht eher für DocuWare, seine ERP-Konnektoren und sein IDP-Modul.
DocPilot nimmt das PDF entgegen, extrahiert Parteien, Beträge und Kündigungsfrist, startet den Freigabe-Workflow über Recht und Einkauf und bewahrt die Historie der Entscheidungen auf – ohne vorherige Konfiguration.
Beide Tools können vor einer Frist erinnern. DocPilot berechnet den spätesten Termin anhand der im Vertrag gelesenen Kündigungsfrist; DocuWare stützt sich auf Fristfelder sowie Listen oder Aufgaben, die Sie selbst konfigurieren.
Eine Organisation, die ihre Daten auf eigenen Servern halten muss oder formale Zertifizierungen verlangt, wird sich für DocuWare entscheiden.
| Kriterium | DocuWare | DocPilot |
|---|---|---|
| Positionierung | Konfigurierbare DMS-/ECM-Plattform | DMS mit KI, ausgerichtet auf Verträge und Freigabe |
| Bereitstellung | Cloud (Azure) oder On-Premises | Nur Cloud, Hosting in der EU |
| Einführung | Häufig über einen Partner | Self-Service |
| Vertragsmanagement | Anwendungsfall, der zu konfigurieren ist | Integriert: Extraktion, Kündigungsfrist, Erinnerungen |
| OCR / Extraktion | Intelligent Indexing; IDP optional | Inklusive, menschliche Bestätigung pro Feld |
| Generative KI | Aura (Cloud, im Oktober 2026 angekündigt) | Fragen und Antworten mit Zitaten |
| Workflows | Grafischer Designer, Formulare | Sofort einsatzbereite Freigabe-Workflows |
| Integrationen | ERP, Microsoft 365, API, iPaaS | E-Mail, Web, Mobil |
| Elektronische Signatur | Über Validated ID oder DocuSign | Nicht integriert |
| Zertifizierungen | ISO 27001, SOC 2 (laut Anbieter) | Keine beansprucht |
| Mobile Apps | Ja | Ja (iOS, Android) |
| Preis | Auf Angebotsbasis; Cloud ca. 30 bis 125 $+ / Nutzer / Monat | Ab 49 € zzgl. MwSt. / Monat für 10 Nutzer |
Es gibt kein absolut „bestes“ Tool: Die richtige Wahl hängt von Ihrem Volumen, Ihrer IT-Landschaft und Ihren Anforderungen ab.
FAQ
DocuWare ist eine universelle, konfigurierbare DMS-Plattform, in der Cloud oder On-Premises, mit zahlreichen ERP-Konnektoren. DocPilot ist ein sofort einsatzbereites SaaS-DMS mit KI, ausgerichtet auf Eingang, Extraktion, Freigabe und Fristenüberwachung von Verträgen und verbindlichen Dokumenten.
Ja, für Organisationen, deren Hauptbedarf darin besteht, Verträge und Dokumente zu zentralisieren, freizugeben und zu überwachen, ohne Integrationsprojekt. Nein, wenn Sie eine On-Premises-Bereitstellung, native ERP-Konnektoren oder formale Zertifizierungen benötigen: Das deckt DocuWare besser ab.
DocuWare veröffentlicht keine vollständige Preisliste: Der Preis wird auf Angebotsbasis erstellt. Laut FAQ kostet ein Cloud-Abonnement in der Regel zwischen 30 und 125 $ und mehr pro Nutzer und Monat, ohne optionale Module wie IDP, den SAP-Konnektor oder Signaturen (Stand: 19. Oktober 2026).
Starter für 49 € zzgl. MwSt. pro Monat (10 Nutzer, 25 GiB), Business für 149 € zzgl. MwSt. pro Monat (50 Nutzer, 100 GiB), Enterprise auf Anfrage. 14 Tage Testzeitraum beim ersten Abonnement.
Ja. Intelligent Indexing schlägt Indexwerte vor und lernt aus Korrekturen; das IDP-Modul bietet seit Oktober 2026 eine Extraktion per generativer KI; der im Oktober 2026 angekündigte Assistent Aura ist für DocuWare-Cloud-Kunden inbegriffen.
Nein. DocPilot wird ausschließlich als SaaS angeboten, mit in der Europäischen Union gehosteten Daten. Wenn On-Premises-Hosting eine Anforderung ist, bietet DocuWare diese Option.
Sie können Ihre vorhandenen Dokumente in DocPilot ablegen (Web-Upload oder E-Mail); die Extraktion baut die Datenblätter neu auf. DocPilot bietet kein automatisches Migrationswerkzeug von DocuWare: Bei großen Mengen testen Sie zuerst mit einem repräsentativen Stapel.
DocPilot startet eigenständig: Arbeitsbereich anlegen, Eingangs-E-Mail-Adresse, erster Workflow. DocuWare bietet mehr Konfigurationsmöglichkeiten und wird meist mit einem Integrationspartner eingeführt.
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
Beiträge aus dem DocPilot-Blog zum selben Thema.
Verwandte Seiten, um Ihre Recherche zu vertiefen.
Jetzt loslegen
Legen Sie einen Arbeitsbereich an, leiten Sie einen Vertrag an Ihre Eingangsadresse weiter und starten Sie einen ersten Freigabe-Workflow: 14 Tage, um anhand echter Unterlagen zu urteilen.