DocPilot-FAQ

DocPilot ist ein mandantenfähiges KI-gestütztes DMS (Dokumentenmanagementsystem, im Französischen „GED“): Es bündelt Dokumente und Verträge, liest den Inhalt (OCR + DocpilotAI) und steuert anschließend die Freigabeprozesse bis zur Archivierung in einem durchsuchbaren Dokumentenbestand.

Für Rechtsabteilung, Einkauf, Finanzen und Geschäftsführung sowie für KMU, die einen durchgängigen Dokumentenablauf wollen – ohne komplexes DMS-Projekt und ohne externe BPM-Engine.

Verstreute Dokumente, in E-Mails verlorene Verträge, manuelles Abtippen, langsame Freigaben und fehlender Überblick über den Status einer Akte.

Ja. DocPilot ist ein mandantenfähiges SaaS: Jede Organisation hat ihren eigenen Bereich. Die aktive Organisation wird über die Anmeldesitzung bestimmt, nicht über einen manipulierbaren Client-Parameter. Die Isolation wird in der Datenbank (RLS) und im Objektspeicher (eigenes Präfix) verstärkt. Siehe auch die Seite Sicherheit.

Die Website und die DocPilot-Anwendungen werden auf einer Cloud-Infrastruktur in der Europäischen Union gehostet.

Nein. Das Produkt beschreibt Design-Praktiken (mandantenfähige Isolation, Audit, unveränderliche Originale, Virenscan bei der E-Mail-Übernahme). Auf dieser Website wird weder eine Zertifizierung nach ISO, SOC 2 oder HDS (französisches Hosting für Gesundheitsdaten) noch eine regulatorische Garantie beansprucht. Siehe die Seite Sicherheit.

Bei der Übernahme per E-Mail wird vor OCR und Weiterleitung ein Virenscan (ClamAV) durchgeführt. Web-Uploads prüfen beim Abschluss den Dateityp (Magic Bytes); Dateizugriffe erfolgen über signierte URLs mit begrenzter Gültigkeit.

Ja. Ein Append-only-Auditprotokoll zeichnet sensible Aktionen und den Ablauf der Workflows auf: wer empfangen, bestätigt, freigegeben, abgelehnt oder eine Änderung angefordert hat – und wann.

Der Dienst ist auf die Einhaltung der DSGVO ausgelegt (Hosting in der EU, Betroffenenrechte, dokumentierte Auftragsverarbeiter), ohne eine absolute Konformitätsbescheinigung. Zusammenfassung auf der DSGVO-Seite; Einzelheiten zu den Verarbeitungen in der Datenschutzerklärung.

Die OCR macht den Inhalt der Datei lesbar (nativer Text oder optische Zeichenerkennung). Sie ist der erste Schritt der Lese-Pipeline und vom fachlichen Freigabeprozess getrennt. Zusätzlich kann eine Vorschau zur Ansicht erzeugt werden.

Ja. Dokumente können per E-Mail, Web-Upload oder Foto über die Mobil-App eingehen. Die Pipeline liest die Datei anschließend und erzeugt einen Text, den Klassifizierung, Extraktion und Suche nutzen können.

Ja. Die OCR-Anbieter (und LLM-Anbieter) werden pro Organisation gewählt. DocPilot beansprucht kein Training von Modellen mit Ihren Verträgen.

DocpilotAI schlägt einen Dokumenttyp vor, extrahiert die für diesen Typ vorgesehenen Felder (Nummer, Parteien, Termine, Beträge, Schlüsselklauseln usw.) und füllt das Datenblatt mit einem Konfidenzwert und einer Herkunftsangabe. Sie bestätigen, bevor der Prozess startet.

Nein. DocpilotAI schlägt vor; die Freigaben bleiben menschlich und nachvollziehbar. Freigeben, ablehnen oder eine Änderung anfordern ist eine menschliche Entscheidung im Workflow.

Das Dokument startet den Workflow nicht automatisch. Es geht in die menschliche Prüfung: Eine berechtigte Person korrigiert die Felder, die Historie bewahrt die vorherige Extraktion, und danach kann der Prozess mit der korrigierten Fassung starten. Originale werden nie überschrieben.

Sie wählen den Typ mit einem Klick; die Extraktion läuft dann erneut nach dem Schema, das diesem Typ zugeordnet ist.

Sobald der Text verfügbar ist, wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus und stellen eine Frage. DocpilotAI antwortet auf Basis des Inhalts (Dokumentenassistent im Web und mobil).

Nein. Es wird kein Training mit Ihren Verträgen beansprucht. Die Richtlinie für OCR / KI-Modelle (Anbieter) kann pro Organisation festgelegt werden.

Ein Vertrag ist ein von der Datei getrenntes fachliches Objekt: Parteien, Betrag, Termine, Abteilung, verantwortliche Person, Fristende und Verknüpfung zu einem oder mehreren Dokumenten. Sein fachlicher Status folgt dem Fortschritt des Freigabeprozesses.

Nein, das ist heute nicht der Kern des Produkts. DocPilot steuert den Lebenszyklus der Dokumente und Freigaben rund um den Vertrag (Eingang, Auslesen, Prozess, Archivierung).

Im Web: Vertragsliste (Titel, Referenz, Workflow-Status, Abteilung, verantwortliche Person, Fristende) und Verknüpfung zum zugehörigen Dokument. Mobil: Anlegen und Nachverfolgen kleinerer Verträge, ergänzend zum Freigabe-Posteingang.

Nein. Die Workflows sind nativ: versionierte Definitionen, eine aktive Version pro Dokumenttyp, Aufgaben im Posteingang, Freigabeaktionen und ein unveränderliches Protokoll. OCR und Extraktion bleiben eine separate Pipeline, die vor dem fachlichen Prozess ausgelöst wird.

Jede Organisation definiert ihre Prozesse. Ein Schritt kann einer Person, einer Rolle, einer Abteilung (z. B. Recht) oder einem Bereich (z. B. Einkauf) zugewiesen werden. Die Modi „einer genügt“, „alle“ oder Quorum passen die Entscheidung an die Arbeitsweise des Teams an.

Die Administratoren der Organisation (und Rollen mit den entsprechenden Berechtigungen) veröffentlichen die versionierten Definitionen. Freigebende bearbeiten die Aufgaben, ohne den Prozess zu verändern.

Nach erfolgreicher Weiterleitung des Dokuments: Typ bestätigt, ausreichender Konfidenzwert (oder abgeschlossene menschliche Prüfung) und ein aktiver Workflow, der dem Typ zugeordnet ist. Die Instanz wird auf die Version des Prozesses zum Startzeitpunkt festgeschrieben.

Die Systemrollen umfassen insbesondere: Administrator der Organisation (Team, Abteilungen, Bereiche, Workflows), Manager, Freigebende (Posteingang), Nutzer (Upload und Einsicht im eigenen Bereich) und Leser (nur Einsicht).

Auf der Seite Team versendet ein Administrator eine Einladung mit einer Rolle. Die eingeladene Person aktiviert ihr Konto über den per E-Mail erhaltenen Link, gibt ihre Daten ein, wählt ein Passwort und tritt dann dem Bereich der Organisation bei.

Das Web bietet das vollständige DMS, die Administration und die Konfiguration der Workflows. Die Mobil-App ist für den Freigabe-Posteingang (ansehen, freigeben, ablehnen, Änderung anfordern) und die schlanke Vertragsnachverfolgung gedacht – nicht als Kopie des gesamten DMS.

DocPilot kombiniert eine Rolle (RBAC) mit Zuständigkeitsbereichen: Abteilung, Bereich und dokumentbezogene Freigaben (Grants). Die Rechte folgen dieser Struktur; alle sehen nur ihren eigenen Bereich.

Nicht unbedingt. Zusätzlich zur Rolle kann der Zugriff nach Abteilung und Bereich eingeschränkt werden. Zwei Freigebende können also unterschiedliche Warteschlangen und Akten haben.

Das Herunterladen des Originals hängt von der Berechtigung documents.download ab, die je nach Rolle und Bereich vergeben wird – nicht automatisch an alle Mitglieder der Organisation.

Per E-Mail (Eingangsadresse der Organisation), per Upload im Web oder als Foto über die Mobil-App. Die Verarbeitung (Prüfung, OCR, Extraktion, dann gegebenenfalls Workflow) startet anschließend asynchron.

Nein. Die Weboberfläche bietet eine filterbare Liste, Metadaten (Abteilung, Bereich, Tags) und eine Suche – keinen Datei-Explorer. Die Sichtbarkeit respektiert stets den Zuständigkeitsbereich, ohne Datenabfluss zwischen Organisationen.

Nein. Originale sind unveränderlich: Eine neue Version wird hinzugefügt, die Historie der Versionen und Extraktionen bleibt erhalten. Kein stilles Überschreiben.

Das Dokument kann in den Status „technischer Fehler“ wechseln. Prüfen Sie Format und Größe und starten Sie die Verarbeitung dann neu oder laden Sie die Datei erneut hoch. Metadaten und Historie bleiben zur Diagnose einsehbar.

Das Web-DMS bietet eine Volltextsuche und Filter. Sie können in Titel, OCR-Text, Vertragsnummer, Parteien und Tags suchen und dann nach Typ, Abteilung, Bereich, Status und Datum filtern.

Nein. Die Zuordnung (Abteilung, Bereich, Tags) hilft bei Weiterleitung und Filtern, aber die Suche stützt sich auch auf den OCR-Inhalt und die extrahierten Felder. Es gibt keine Ordnerstruktur, die von Hand gepflegt werden muss.

Nach der Zuordnung (Abteilung, Bereich) und dem Auslesen durch die KI durchläuft das Dokument seinen Prozess. Alle Freigebenden können freigeben, eine Änderung anfordern oder ablehnen. Die Entscheidungen werden protokolliert.

Ja. Die Mobil-App ist für den Freigabe-Posteingang gedacht: Dokument ansehen, extrahierte Daten prüfen, freigeben, ablehnen oder eine Änderung anfordern.

Ja: Benachrichtigungen in der App und per E-Mail je nach Konfiguration der Organisation (Dokument eingegangen, Aufgabe zu erledigen, Entscheidung getroffen).

Nach der Freigabe (oder gemäß dem fachlichen Lebenszyklus der Organisation) wechselt die Akte in den Status „archiviert“ und bleibt mit ihrer Historie im Dokumentenbestand der Organisation.

Ja. Die Archivierung bewahrt die Akte im Dokumentenbestand: Sie bleibt durchsuchbar, mit Auditprotokoll und Versionshistorie. Archivieren ist kein Löschen.

Der fachliche Lebenszyklus umfasst insbesondere: Entwurf, in Prüfung, freigegeben, abgelehnt, Änderungen angefordert, archiviert – zusätzlich zum Verarbeitungsstatus der Pipeline (Extraktion, Weiterleitung, Fehler usw.).