Mandantentrennung
Jede Organisation verfügt über ihren eigenen Bereich und ihre eigenen Daten, getrennt von anderen Kunden.
Lösung · Konzerne
Dokumenten-Governance ohne zweijährige Legacy-Suite
Ein Konzern braucht Nachweise, klare Zugriffsbereiche und Freigabeprozesse, die mehrere Direktionen durchlaufen – ohne ein starres klassisches DMS einzuführen. DocPilot trennt jede Organisation (Mandantentrennung), wendet Rollen, Abteilungen und Bereiche an, protokolliert Entscheidungen und bietet einen Enterprise-Tarif (Kontingente, Begleitung, erweiterte Sicherheitsanforderungen) auf Angebot.
Dokumentenherausforderungen im Konzernmaßstab
Das Risiko ist nicht mehr nur operativ: Es geht darum, Nachweise zu erbringen, abzuschotten und Entscheidungen auf der richtigen Ebene zirkulieren zu lassen.
- Hohe Volumen und viele Freigebende: undurchsichtige Freigabe-Warteschlangen
- Abschottung nach Abteilung oder Bereich nötig, ohne Datei-Silos zu vervielfachen
- Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit für interne Kontrolle, Audit oder Rechtsstreit
- Schwierige Akzeptanz von Legacy-DMS/CLM-Suiten mit zu langer Einrichtung
- Bedarf an Begleitung und passenden Kontingenten über den Self-Service hinaus
Der Konzern-Workflow in DocPilot
Derselbe Produktablauf, dimensioniert für strukturierte Organisationen: menschliche Bestätigung, umfangreiche Freigabeprozesse, verwertbares Audit.
Kontrollierter Eingang
Eingangs-E-Mail, Web-Upload oder Mobile; Virenscan beim E-Mail-Eingang; Zuordnung zum Zuständigkeitsbereich (Abteilung / Bereich) der Organisation.
Auslesen und Extraktion
OCR und DocpilotAI schlagen Typ und Metadaten vor; die OCR- und KI-Modell-Richtlinie lässt sich pro Organisation festlegen.
Kontrolle vor dem Freigabeprozess
Menschliche Bestätigung, wenn Konfidenzwert oder Dokumenttyp es erfordern – eine Schranke, bevor mehrere Direktionen eingebunden werden.
Direktionsübergreifende Freigabeprozesse
Stufen, Quorum, SLA, Ablehnung und Änderungsanforderung; Benachrichtigungen, um die Fristen zwischen Recht, Einkauf, Finanzen und Geschäftsführung einzuhalten.
Archiv und Nachweise
Versionsverlauf, Kommentare, Freigabeaktionen und Audit-Protokoll: wer was wann gesehen, bestätigt, freigegeben oder abgelehnt hat.
Siehe auch so funktioniert DocPilot und die Dokumentation.
Relevante Funktionen für eine große Organisation
Rechte nach Rollen, Abteilungen und Bereichen
Feingranulare Rechte greifen über dem zentralen Bestand: Jeder sieht nur seinen Zuständigkeitsbereich.
Audit-Protokoll und Versionen
Originale bleiben erhalten, Versionsverlauf und protokollierte Aktionen – die Grundlage für Kontrollen und Rechtsstreitigkeiten.
Enterprise-Tarif
Auf Angebot: angepasste Kontingente und Rollen, dediziertes Onboarding, erweiterte Sicherheitsanforderungen – über Starter / Business hinaus.
Anwendungsfälle für Konzerne
Übergreifende Freigabeprozesse in Recht und Einkauf
Rahmenverträge, Nachträge und NDAs mit aufeinanderfolgenden Freigebenden und Entscheidungsnachweisen.
Steuerung durch die Geschäftsleitung
Vorgänge, die eine Entscheidung erfordern, werden mit Kontext (Datenblatt, Verlauf) eskaliert und sind im Web und mobil freigebbar.
Reaktion auf eine Prüfung oder einen Rechtsstreit
Referenzversion, Freigaben und zugehörige Unterlagen wiederfinden, ohne einen E-Mail-Verlauf rekonstruieren zu müssen.
Weitere Szenarien im DocPilot-Blog.
Vorteile für einen Konzern
- Zugriffs-Governance ohne massiven manuellen Ablageplan
- Verwertbare Nachweise (Audit, Versionen, Entscheidungen)
- Operativer Ablauf in Wochen statt eines zweijährigen DMS-Projekts
- Enterprise-Begleitung, wenn Volumen und Anforderungen es verlangen
FAQ
Häufige Fragen
Verwaltet DocPilot mehrere Tochtergesellschaften in einem Konto?
Jede DocPilot-Organisation ist ein isolierter Bereich (Mandantentrennung). Die internen Rechte (Rollen, Abteilungen, Bereiche) strukturieren die Zuständigkeiten innerhalb dieses Bereichs. Für getrennte Gesellschaften wird der Tarif (oft Enterprise) nach Ihrer Governance dimensioniert – ohne eine nicht angebotene Holding-Konsolidierung zu erfinden.
Welche Sicherheitszertifizierungen werden beansprucht?
Auf der Website wird keine ISO-, SOC-2- oder HDS-Zertifizierung beansprucht. Dafür gibt es: Hosting in der EU, Mandantentrennung, Zugriff nach Zuständigkeitsbereich, Audit-Protokoll und eine öffentliche Datenschutzerklärung.
Wann lohnt sich der Wechsel zu Enterprise?
Wenn die Kontingente von Starter / Business, der Begleitbedarf oder spezifische Sicherheitsanforderungen über den Self-Service hinausgehen. Kontaktieren Sie uns für ein Angebot.
Ersetzt DocPilot ein Signatur-Tool oder einen Anwalt?
Nein. DocPilot strukturiert den Dokumentenablauf (Eingang, Extraktion, interne Freigabe, Archiv). Signatur und Rechtsberatung liegen außerhalb des Produktumfangs.
Lösungen nach Fachbereich
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
- GeschäftsführungSteuern Sie Freigaben, kritische Dokumente und abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten: Dashboard, Workflows, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für die Geschäftsführung.
- EinkaufVerfolgen Sie Lieferantenverträge, Bestellungen und Angebote: Extraktion der Fristen, Prozesse Einkauf–Recht–Finanzen, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für den Einkauf.
- RechtsabteilungBündeln Sie NDAs, Verträge und Nachträge, extrahieren Sie die wichtigsten Klauseln, geben Sie im Prozess frei und archivieren Sie mit Historie. DocPilot für Rechtsteams.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
- DMS organisierenLeitfaden zur Organisation eines Dokumentenmanagementsystems (DMS): Governance, Dokumenttypen, Rechte, Workflows. Praxisnahe Methode, typische Fehler und Einführung mit DocPilot.
- Verarbeitung automatisierenLeitfaden zur automatisierten Dokumentenverarbeitung: Erfassung, OCR, Klassifizierung, Freigabe. Methode, typische Fehler und DocPilot.
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