Auslesen von PDFs und Bildern
Native oder gescannte Verträge, Fotos aus der mobilen App.
OCR & Extraktion
OCR für Verträge: vom unlesbaren PDF zum verwertbaren Datenblatt
OCR (optische Zeichenerkennung) verwandelt einen Scan oder ein Bild-PDF in Text. Bei Verträgen geht es um mehr: die fachlich relevanten Felder zu extrahieren. DocPilot kombiniert OCR und KI-Extraktion (DocpilotAI) und bittet Sie dann um Bestätigung, bevor der Workflow startet.
Wenn der Vertrag nur ein Bild ist
Eine Regionalniederlassung, die scannt, eine fotografierte handschriftliche Unterschrift, ein flach gerechnetes PDF: Ohne OCR und Extraktion muss jemand alles abtippen – und Fehler schleichen sich in die Fristen ein.
- Zeitraubende, fehleranfällige manuelle Eingabe
- Keine Suche im gescannten Inhalt möglich
- Kritische Felder (Kündigungsfrist, Betrag) vergessen
- Verzögerung, noch bevor die Freigabe überhaupt beginnt
OCR + KI, dann menschliche Freigabe
DocPilot liest das Dokument, schlägt ein Datenblatt mit Konfidenzwert vor und wartet auf Ihre Bestätigung. Der Mensch behält die Hoheit über die Daten; die Automatisierung übernimmt die Routinearbeit. Erst danach startet der Freigabeprozess.
Erfahren Sie mehr darüber, wie DocPilot funktioniert oder lesen Sie die Dokumentation.
Was die Extraktion bringt
Fachliche Felder
Dokumenttyp, Lieferant / Parteien, Betrag, Laufzeitende, Kündigungsfrist – je nachdem, was erkennbar ist.
Konfidenzwert
Erkennen Sie schnell die Felder, die vor der Bestätigung des Datenblatts erneut zu prüfen sind.
Direkter Übergang in den Workflow
Ohne bestätigtes Datenblatt kein falsches Gefühl von „schon erledigt“.
Anwendungsfälle für OCR
Scan aus einer Niederlassung
Das Papierdokument wird zum Datenblatt im zentralen Bereich, ohne erneute Eingabe in der Zentrale.
Foto eines Angebots oder Nachtrags
Mobile Erfassung vor Ort, Extraktion, dann Freigabe durch die richtige Abteilung.
Lieferantenverträge als Bild-PDF
Beschleunigt die Bearbeitung im Einkauf, ohne auf eine „Text“-Version des Lieferanten zu warten.
Weitere Praxisszenarien im DocPilot-Blog.
Vorteile
- Drastisch weniger Neueingabe
- Daten früher verfügbar, um zu priorisieren
- Bessere Qualität dank menschlicher Bestätigung
- Spätere Suche in Dokumenten, die früher „tote Bilder“ waren
FAQ
Häufige Fragen
Reicht OCR aus, um einen Vertrag zu verwalten?
OCR liefert den Text. Die KI-Extraktion strukturiert die Felder. Menschliche Freigabe und Workflow erledigen den Rest. DocPilot verkettet alle drei.
Was passiert, wenn die Extraktion falsch liegt?
Sie korrigieren das Datenblatt vor der Bestätigung. Der Konfidenzwert hilft, zweifelhafte Stellen gezielt zu prüfen. Nichts geht mit unbestätigten Daten in die Freigabe.
Welche Formate werden unterstützt?
PDFs und gängige Bildformate aus Upload, E-Mail oder Handyfoto. Die Details entwickeln sich mit dem Produkt weiter; im Test können Sie es mit Ihren echten Dokumenten ausprobieren.
Werden die Daten zum Training von Modellen Dritter verwendet?
Die Verarbeitung dient dazu, Ihrer Organisation den Dienst bereitzustellen. Einzelheiten zu Auftragsverarbeitern und Zwecken finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Lösungen nach Bereich
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
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- VerwaltungBündeln Sie Post, Protokolle, Handelsregisterauszüge, Bescheinigungen und abteilungsübergreifende Dokumente: E-Mail-Erfassung, OCR, Ablage, Workflows und Suche. DocPilot für die Verwaltung.
- PersonalabteilungBündeln Sie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Ausweisdokumente und Bescheinigungen: OCR, HR-Freigabe, rollenbasierte Zugriffe und Suche. DocPilot für die Personalabteilung.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
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