DocPilot-Benutzerhandbuch

Dieses Handbuch richtet sich an fachliche Nutzer (Upload, Suche, Freigabe) und an Administratoren der Organisation (Team, Prozesse, Dokumenttypen). Es beschreibt das Produkt so, wie es im Web-Arbeitsbereich und in der Mobil-App ausgeliefert wird.

• Produktversprechen: Verträge bündeln, ihre Bearbeitung automatisieren, Freigaben beschleunigen.
• Roter Faden: Eingang → Prüfung → Auslesen durch KI → Freigabeprozess → nachvollziehbare Entscheidung.
• Zwei Oberflächen: DMS und Administration im Web; Freigabe-Posteingang in der Mobil-App.
• Persönliche Hilfe: Kontaktformular der öffentlichen Website (keine integrierten Tickets und kein Chat).

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   Ein eingeladenes Konto aktivieren

   Wenn Sie eine Einladung erhalten haben, öffnen Sie den Aktivierungslink, geben Sie Vor- und Nachnamen ein, wählen Sie ein Passwort (mindestens 10 Zeichen, mit Groß- und Kleinbuchstaben sowie einer Ziffer) und melden Sie sich dann im Bereich Ihrer Organisation an.

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   Anmelden

   Öffnen Sie den Arbeitsbereich und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Nach der Anmeldung zeigt das Dashboard neueste Dokumente, Aufgaben im Posteingang, Dokumente in KI-Prüfung und laufende Verträge.

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   Profil

   Im Profil sehen Sie Ihre Identität, Ihre Organisation und Ihre Rolle. Dort können Sie auch Ihr Passwort ändern.

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   Ihren Zuständigkeitsbereich verstehen

   Zusätzlich zur Rolle kann der Zugriff auf Dokumente nach Abteilung eingeschränkt sein. Zwei Personen mit derselben Rolle sehen nicht zwingend dieselben Akten.

tenant_admin

Verwaltet die Organisation: Team, Abteilungen, Freigabeketten und Dokumenteinstellungen.

manager

Beaufsichtigt die Prozesse und kann in seinem Bereich umfassender auf Dokumente und Aufgaben einwirken.

validator

Bearbeitet den Posteingang: freigeben, ablehnen, Änderungen anfordern, kommentieren.

user

Lädt Dokumente in seinem Bereich hoch und sieht sie ein; wirkt je nach erteilten Rechten mit.

viewer

Nur Einsicht, ohne Freigabe- oder Verwaltungsaktionen.

Abteilung

Wer freigibt: Recht, Finanzen, Einkauf, Personal … DocpilotAI erkennt die Abteilung eines Dokuments automatisch; Sie können sie mit einem Klick korrigieren. Jede Organisation startet mit einer vollständigen Liste von Standardabteilungen.

Dokumenttyp

Katalog pro Organisation: Extraktionsschema (erwartete Felder) und zugehörige Standard-Freigabekette.

Auf der Seite Team lädt ein Administrator Mitglieder mit einer Rolle ein, ordnet sie einer oder mehreren Abteilungen zu und pflegt die Liste der Abteilungen. Die Berechtigungen zum Einladen und Verwalten sind berechtigten Rollen vorbehalten.

Jede Organisation verfügt über eine Eingangsadresse. Empfangene Anhänge werden zu Dokumenten, genau wie ein Web-Upload. Unbekannte Empfänger werden ignoriert; die Verarbeitung (Prüfung, OCR, Extraktion, Workflow) startet anschließend asynchron.

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   Web-Upload

   Ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop hinein und wählen Sie Titel und Typ; DocpilotAI schlägt die Abteilung vor, die Sie korrigieren können, sowie Tags. Der Upload geht in den gesicherten Speicher, danach folgen Virenscan und Lese-Pipeline.

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   Nach dem Eingang

   Eine Benachrichtigung kann den Eingang des Dokuments melden. Die technischen Status (Extraktion, Fehler, Prüfung) bleiben von den fachlichen Status (Entwurf, in Prüfung, freigegeben …) getrennt.

• Formate: auf Plattformseite zugelassene MIME-Typen (in erster Linie PDF und gängige Bildformate).
• Maximale Größe: wird beim Upload geprüft; eine zu große Datei wird vor der Verarbeitung abgelehnt.
• Virenschutz: Für eine als infiziert erkannte Datei startet weder OCR noch Workflow.

Fachlicher Lebenszyklus

DRAFT, IN_REVIEW, APPROVED, REJECTED, CHANGES_REQUESTED, ARCHIVED.

Verarbeitungsstatus

Zeigt, wo die Pipeline steht: Prüfung erforderlich, Extraktion läuft, an einen Workflow weitergeleitet oder fehlgeschlagen.

Versionen

Eine neue Version überschreibt das Original nicht. Die Historie der Versionen und Extraktionen bleibt erhalten.

• Dokumentdatenblatt: Vorschau, extrahierte Felder, Metadaten, Versionen, Tags, Historie, Kommentare.
• Dokumentenassistent: stets verfügbares Seitenfenster, um ein Dokument (und verknüpfte Dokumente) zu befragen, sobald der Text verfügbar ist.
• Zuordnung: Abteilung (automatisch von DocpilotAI erkannt, änderbar), Tags und manuelle Metadaten – oft erforderlich, bevor ein Prozess gestartet wird.
• Download des Originals gemäß der Berechtigung documents.download.
• Suche: Titel, OCR-Text, Vertragsnummer, Parteien, Tags; Filter nach Typ, Abteilung, Status, Datum.

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   OCR

   Die Datei wird gelesen (nativer Text oder Zeichenerkennung). Zur Ansicht kann eine Vorschau erzeugt werden.

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   Klassifizierung

   Ein Dokumenttyp wird mit einem Konfidenzwert vorgeschlagen. Unterhalb des von der Organisation festgelegten Schwellenwerts ist eine menschliche Prüfung erforderlich.

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   Extraktion

   Die Felder des Typschemas werden ausgefüllt (z. B. Lieferantenvertrag: Nummer, Parteien, Termine, Betrag, Währung, Kündigungsfrist, Gerichtsstand, Unterzeichnende). Jedes Feld trägt einen Konfidenzwert und eine Herkunftsangabe.

In der menschlichen Prüfung (HITL) korrigiert eine berechtigte Person die Felder. Die Historie bewahrt die vorherige Extraktion; der Prozess kann danach mit der korrigierten Fassung starten. Originale werden nie überschrieben.

• Konfidenz-Schwellenwerte pro Organisation konfigurierbar (Klassifizierung und Extraktion).
• OCR- / LLM-Anbieter pro Organisation gewählt; kein beanspruchtes Training mit Ihren Verträgen.
• Dokumentinhalte werden nicht in den Anwendungslogs protokolliert.

Schritttypen

APPROVAL, REVIEW, INFORMATION, SIGNATURE, ARCHIVE.

Freigabekette

Eine geordnete Liste namentlich benannter Freigebender, eigens für jede Abteilung. Ein an eine Abteilung weitergeleitetes Dokument durchläuft deren Kette Schritt für Schritt.

Entscheidung

Bei jedem Schritt gibt die freigebende Person frei (Übergang zum nächsten Schritt, danach Genehmigung), lehnt ab (Ende des Prozesses) oder fordert Änderungen an (zurück an den Ersteller, danach Neustart ab dem ersten Schritt).

Öffnen Sie im Posteingang Aufgaben eine Aufgabe, um Vorschau, extrahierte Felder und Historie zu sehen. Mögliche Aktionen: freigeben, ablehnen, Änderungen anfordern, neu zuweisen, kommentieren. Fälligkeiten und Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts unbeantwortet bleibt.

• Admin: einen Prozess anlegen / bearbeiten (neue Version), veröffentlichen, eine Instanz pausieren, fortsetzen oder abbrechen.
• Kontexthilfe: Auf den Workflow-Seiten erläutert ein Fenster „Einen Workflow verstehen und konfigurieren“ Schritte, Zuweisungen, Quorum und Veröffentlichung.
• Der Workflow startet erst nach erfolgreicher Weiterleitung des Dokuments (Typ + Konfidenz + aktiver Workflow).
• Jede Aktion fließt in ein unveränderliches Protokoll zur Nachvollziehbarkeit ein.

• Im Web: Vertragsliste (Titel, Referenz, Workflow-Status, Abteilung, verantwortliche Person, Fristende) und Verknüpfung zum zugehörigen Dokument.
• Mobil: Anlegen und Nachverfolgen kleinerer Verträge, ergänzend zum Freigabe-Posteingang.
• Der fachliche Status des Vertrags bleibt am Fortschritt des Freigabeprozesses ausgerichtet.

Fachliche Ereignisse erzeugen Benachrichtigungen in der App (Glockensymbol im Web) und – je nach Konfiguration – E-Mails. Über die Einstellungen legen Sie fest, was Sie erhalten.

• Dokument eingegangen, OCR / Extraktion abgeschlossen, Prüfung erforderlich.
• Workflow gestartet, Aufgabe zugewiesen, Fristerinnerung.
• Entscheidung: freigegeben, abgelehnt, Prozess abgeschlossen.
• Mobile Push-Benachrichtigungen: Architektur vorgesehen; im Alltag bleiben Posteingang und App-Benachrichtigungen maßgeblich.

• Dokument und extrahierte Felder ansehen.
• Freigeben, ablehnen oder eine Änderung anfordern.
• Aufgabenbenachrichtigungen erhalten; Deep Link zu einer Aufgabe.
• Schlanke native Verträge anlegen / nachverfolgen; mehrere Fotos zu einem einzigen PDF zusammenfügen, wenn der Ablauf es anbietet.
• Dokumentenassistent und geführte Tour (Discovery Tour), um die wichtigsten Handgriffe bei der ersten Nutzung kennenzulernen.

• Android: Download der APK über die Startseite (#mobile), manuelle Installation.
• iOS: Verteilung über TestFlight (öffentlicher Link, sobald in App Store Connect veröffentlicht).

• Isolation der Organisation über das Authentifizierungstoken, Verstärkung in der Datenbank (RLS) und eigenes Präfix im Objektspeicher.
• RBAC + Bereiche nach Abteilung / Dokumentfreigaben.
• Unveränderliche Originale: neue Versionen werden hinzugefügt, nie stilles Überschreiben.
• Append-only-Audit für sensible Aktionen und das Workflow-Protokoll.
• Virenscan (ClamAV) bei der Übernahme per E-Mail vor OCR und Weiterleitung.
• KI-Richtlinie: Anbieter pro Organisation gewählt; kein beanspruchtes Training mit Ihren Verträgen.

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   Ein Lieferant schickt ein PDF per E-Mail

   Die Nachricht geht an die Eingangsadresse → Dokument angelegt → OCR / Extraktion → Prüfung bei unzureichender Konfidenz → DocpilotAI erkennt die Abteilung (z. B. Einkauf) und startet deren Freigabekette → Archivierung. Jede Entscheidung bleibt im Protokoll.

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   Ein Mitarbeiter lädt einen Scan hoch

   Web-Upload → DocpilotAI erkennt die Abteilung, fügen Sie bei Bedarf Tags hinzu → das Dokument erscheint im DMS → spätere Suche nach Lieferant, Nummer oder OCR-Stichwort.

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   Eine freigebende Person bearbeitet ihre Warteschlange

   Posteingang öffnen → Aufgabe auswählen → Vorschau und Extraktion lesen → freigeben, ablehnen oder Änderungen anfordern. Mobil passt derselbe Ablauf in den dafür vorgesehenen Posteingang.

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   Ein Admin veröffentlicht einen Prozess

   Freigebende einladen → Freigabekette der Abteilung Einkauf konfigurieren (Reihenfolge der namentlich benannten Freigebenden) → aktive Kette veröffentlichen.

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   Über die Website

   Öffnen Sie den Bereich Kontakt (#contact). Eine Übersicht lädt Sie ein, das Formular auszufüllen oder direkt an die angegebene Adresse zu schreiben (standardmäßig social@docpilot-app.com).

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   Formular

   Geben Sie zuerst eine E-Mail-Adresse für die Antwort an, dann Ihren Namen, gegebenenfalls Ihr Unternehmen und Ihre Nachricht. Wir antworten an diese Adresse; die Nachricht wird per E-Mail an das DocPilot-Team weitergeleitet.

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   Im Arbeitsbereich

   Für ein Enterprise-Angebot bieten die Abrechnung und die Preisseite einen mailto-Link an dieselbe Kontaktadresse. Fragen zur Nutzung klären Sie zuerst über diese Dokumentation, die Kontexthilfe der Workflows und den Dokumentenassistenten.