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Einen Vertrag über die SIRET-Nummer (französische Betriebskennung), eine Klausel oder einen Betrag zu finden, setzt indexierten Text voraus – nicht nur einen Dateinamen.
Glossar · Erfassung
OCR
Technologie, die ein gescanntes Dokument oder ein Bild in maschinenlesbaren Text umwandelt, damit es durchsucht, ausgelesen und archiviert werden kann.
Auch bekannt als: Optical Character Recognition · optische Zeichenerkennung
Was ist OCR?
OCR (Optical Character Recognition) erkennt die Zeichen auf einem Bild – einem Scan, dem Foto eines Vertrags, einem PDF ohne Textebene – und erzeugt daraus eine Textebene. Ohne OCR bleibt ein „Bild“-PDF ein Foto: Man sieht es, kann es aber weder durchsuchen noch auslesen oder indexieren. Im Unternehmen ist OCR das Eingangstor zu jeder ernsthaften Dokumentenautomatisierung.
Warum OCR im Unternehmen zählt
Eingehende Dokumente (E-Mail, Briefpost, Lieferantenportale) kommen oft als Scan an. Ohne OCR tippen die Teams Termine, Beträge und Referenzen ab – eine Quelle für Fehler und Verzögerungen.
Vorbereitung der Extraktion
OCR speist die Klassifizierung und die Datenextraktion: Enddaten, Parteien, Beträge.
Weniger Abtippen
Weniger manuelle Eingaben = weniger Abweichungen zwischen dem PDF und dem fachlichen Register.
Häufige Fallstricke
OCR mit Verstehen verwechseln
OCR liest Zeichen; sie entscheidet weder über den Dokumenttyp noch über die rechtliche Gültigkeit. Die Freigabe bleibt menschlich.
Die Bildqualität vernachlässigen
Unscharfe Fotos, geknickte Seiten oder Scans in sehr niedriger Auflösung verschlechtern die Erkennungsrate – und damit die gesamte nachgelagerte Pipeline.
OCR in DocPilot
DocPilot wendet OCR auf eingehende Dokumente an (Upload, E-Mail, Foto), um den Inhalt durchsuchbar zu machen und die unterstützte Extraktion vor der Freigabe vorzubereiten.
- Mehrkanal-Erfassung, danach automatische OCR
- Indexierter Text für die Dokumentensuche
- Grundlage für Extraktion und Freigabe-Workflows
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