Den Abschluss beschleunigen
Weniger Papier-Hin-und-her, kürzere Zeit bis zum Abschluss, besonders bei mehreren Standorten.
Glossar · Verträge
Elektronische Signatur
Verfahren, mit dem ein digitales Dokument mit geregelter Rechtswirkung unterschrieben wird, häufig über einen Vertrauensdiensteanbieter.
Auch bekannt als: e-signature · digitale Signatur
Was ist eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur belegt die Zustimmung einer oder mehrerer Parteien zu einem digitalen Dokument. Je nach Stufe (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) unterscheiden sich die Garantien zu Identität und Integrität. Im Unternehmen ersetzt sie oft den Postversand oder die Unterschriftenmappe auf Papier – organisiert aber für sich allein weder das Register noch die Metadaten noch die Fristenüberwachung.
Stellung im Lebenszyklus
Die Unterschrift ist ein kritischer Meilenstein: Sie fixiert die bindende Fassung. Davor braucht es eine vollständige, freigegebene Akte; danach Archivierung und Überwachung.
Integrität des Dokuments
Die unterschriebene Fassung muss erkennbar sein und darf nicht mit einem Entwurf verwechselt werden.
Ergänzung zum DMS
Das Signaturtool unterschreibt; das DMS bewahrt auf, ordnet ein und erinnert an Termine.
Häufige Fallstricke
Unterschreiben ohne vorgelagerten Prozess
Ein rechtlich nicht geprüftes Dokument zur Unterschrift zu schicken, schafft Risiko, keine Geschwindigkeit.
Das unterschriebene PDF verlieren
Bleibt die unterschriebene Fassung im Signaturtool oder in einem Postfach, scheitert das Vertragsmanagement.
Signatur und DocPilot
DocPilot strukturiert Akte und Freigabe vor der Unterschrift und archiviert anschließend die bindende Fassung für Suche und Fristen. Die elektronische Signatur fügt sich in diesen Zyklus ein, ohne das Register zu ersetzen.
- Akte vor dem Versand zur Unterschrift vollständig
- Unterschriebene Fassung mit dem Vertrag verknüpft
- Nachvollziehbarkeit der vorherigen Freigaben
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