Strukturiertes Vertragsdatenblatt
Betrag, Lieferant, Laufzeitende, Kündigungsfrist: die Felder, die Sie zum Priorisieren brauchen – ohne von Hand gepflegten Ablageplan.
Vertragsmanagement-Software
Vertragsmanagement-Software, um den Lebenszyklus ohne Excel und Drive zu steuern
DocPilot ist die Vertragsmanagement-Software für Teams ohne schwergewichtiges CLM: Jeder Vertrag kommt per E-Mail, Upload oder Foto herein, die KI bereitet das Datenblatt vor, der Freigabeprozess macht die Entscheidung verbindlich, und Fristen sowie unterschriebene Fassung bleiben sichtbar. Ein operativer zentraler Bestand, auf Französisch, gehostet in der EU.
Die Probleme, die DocPilot löst
Teuer ist nicht das PDF, sondern das Fehlen von sichtbarem Status, Verantwortlichem und Frist. Einkauf, Recht und Geschäftsführung haken ständig nach, „wo der Vertrag gerade steht“, während Excel und Drive zur Standard-Informationsquelle werden.
- Mehrere Versionen ohne einzige verlässliche Informationsquelle
- Fristen und Kündigungsfristen, die zu spät entdeckt werden
- Freigaben verstreut über E-Mail-Verläufe
- Kein klares Protokoll bei einem Audit oder Rechtsstreit
- Tabellen, die auseinanderlaufen, sobald zwei Personen sie aktualisieren
- Lieferantenverträge und NDAs durcheinander, ohne verlässlichen Status
Workflow
Sechs Schritte, eine einzige Vertragsakte
Jeder Vertrag (oder Nachtrag) kommt per E-Mail, Upload oder Foto herein. OCR und KI schlagen Typ, Parteien, Betrag, Daten und Kündigungsfrist vor; Sie bestätigen; das Dokument durchläuft den passenden Freigabeprozess. Nach der Freigabe bleibt es durchsuchbar – mit Entscheidungsverlauf und Fristwarnungen.
01
Eingang
E-Mail / Upload
02
Extraktion
OCR + KI
03
Datenblatt
Schlüsselfelder
04
Freigabe
Prozess
05
Fristen
Kündigungsfrist
06
Archivierung
Suche
Siehe auch Vertragsfreigabe, OCR für Verträge und den vollständigen Leitfaden.
Demo
Vom eingegangenen PDF zur verbindlichen Referenz
Interaktive Simulation: Das Datenblatt füllt sich, der Prozess hält bei der Freigabe an — Sie entscheiden, damit Fristen und Archivierung folgen.
Demo — Vertragsmanagement
Eingang → Extraktion → Datenblatt → Freigabe → Fristen → Archivierung
Eingang
Eingehendes PDF oder Scan
Extraktion
OCR + Schlüsselfelder
Datenblatt
Parteien, Betrag, Daten
Freigabe
Fachlicher Prozess
Fristen
Kündigung & Verlängerung
Archiv
Verbindliche Referenz
Schritt 1 / 6
Eingang
Eingehendes PDF oder Scan
cadre_alpes_services_2026.pdf
Per E-Mail · vertraege@ihr-unternehmen.de
Protokoll der Akte
- Warten auf Start …
Bereit, den Lebenszyklus in DocPilot zu zeigen.
Funktionen, um Ihre Verträge zu steuern
Mehrkanal-Eingang
Eingangs-E-Mail, Web-Upload oder Handyfoto: Der Vertrag wartet nicht darauf, „richtig“ abgelegt zu werden.
Freigabeprozesse
Recht, Einkauf, Geschäftsführung: Jede Stufe hat einen Verantwortlichen, einen Status und eine Benachrichtigung.
Fristenüberwachung
Kündigungsfristen und Verlängerungen sichtbar außerhalb der Anhänge, damit Sie vor der automatischen Verlängerung entscheiden.
Suche und Filter
Finden Sie einen Vertrag nach Partei, Typ, Betrag oder Datum – ohne zehn freigegebene Ordner zu öffnen.
Audit-Protokoll
Wer wann mit welchem Kommentar freigegeben hat: eine nützliche Spur für die Geschäftsleitung ebenso wie für eine Prüfung.
Anwendungsfälle
Rahmenvertrag und Nachträge
Behalten Sie den Rahmenvertrag und jeden Nachtrag in derselben Akte, mit aktuellen Beträgen und Daten.
Überwachung von Verlängerungen
Planen Sie Nachverhandlung oder Kündigung anhand der extrahierten Fristen – ohne parallele Tabelle.
Lieferantenverträge
Einkauf und Finanzen teilen denselben Status, dieselben Beträge und denselben Freigabeverlauf.
NDA-Prozess
Ein kurzer Freigabeweg, damit Geheimhaltungsvereinbarungen nicht mehr in Postfächern verloren gehen.
Mehrere Standorte
Niederlassungen schicken Scans; die Zentrale behält eine einheitliche Sicht, ohne schweres DMS.
Vorbereitung auf Audit oder Rechtsstreit
Unterschriebene Version, Freigabeverlauf und zugehörige Unterlagen an einem Ort.
Warum DocPilot
- Startklar am selben Tag, ohne sechsmonatiges IT-Projekt
- Weniger „Wie ist der Stand?“ zwischen Abteilungen
- Freigabeentscheidungen sichtbar und nachverfolgbar
- Fristen und Kündigungsfristen umsetzbar außerhalb der Anhänge
- Durchsuchbare Archivierung nach der Unterschrift
- Oberfläche und Support auf Französisch, Daten in der EU gehostet
FAQ
Häufige Fragen
Ist DocPilot eine Vertragsmanagement-Software (CLM)?
DocPilot deckt den operativen Lebenszyklus ab: Eingang, Extraktion der Schlüsseldaten, interne Freigabe, Fristenüberwachung und Archivierung. Es ist keine vollumfängliche CLM-Suite mit unterstützter Klauselerstellung oder fortgeschrittener gemeinsamer Verhandlung – sondern das passende Tool für KMU und Mittelständler, die schnell einen nützlichen zentralen Bestand wollen.
Was bedeutet Vertragsmanagement im Unternehmen?
Es umfasst alle Tätigkeiten, mit denen Verträge empfangen, freigegeben, überwacht, verlängert und archiviert werden – mit klarer Verantwortung in jeder Phase, nicht bloß als PDF-Ablage.
Ersetzt DocPilot ein Tool für elektronische Signaturen?
Nein. DocPilot konzentriert sich auf Eingang, Extraktion, interne Freigabe und Archivierung. Die elektronische Signatur kann in Ihrem bisherigen Tool bleiben; der unterschriebene Vertrag kommt danach zurück in DocPilot.
Für welche Vertragsarten?
Lieferantenverträge, NDAs, Nachträge, unterschriebene Angebote, die als Verpflichtung behandelt werden, Dienstleistungsverträge – überall dort, wo Überwachung, Freigabe und spätere Suche nötig sind.
Wie lange dauert der Start?
Sie legen einen Workspace an, laden die Freigebenden ein, definieren einen einfachen Freigabeprozess und binden dann die Eingangs-E-Mail-Adresse an. Die ersten Verträge können noch am selben Tag bearbeitet werden.
Wie schneidet DocPilot im Vergleich zu Excel + Drive ab?
Excel und Drive speichern; sie liefern keinen verlässlichen Status, keinen Freigabeprozess und kein Audit-Protokoll. DocPilot ergänzt ein strukturiertes Datenblatt, Workflows und Fristwarnungen ab dem Eingang des Dokuments. Siehe auch unsere Kriterien für die Softwareauswahl.
Themencluster
SEO-Cluster: Vertragsmanagement
Diese Seite ist der kommerzielle Hub von DocPilot für die Suchintention „Vertragsmanagement-Software“. Der Pillar-Leitfaden und 15 ergänzende Artikel behandeln Lebenszyklus, Rollen, Fristen und Auswahlkriterien.
HauptseiteVollständiger Leitfaden – Pillar-SeiteKaufkriterienKriterien & Positionierung – Vertragsmanagement-Software
- InformativDer Lebenszyklus eines Vertrags im UnternehmenDie Phasen, die Sie nicht verpassen dürfen – vom Eingang bis zur Archivierung.
- InformativCheckliste vor der VertragsunterschriftMindestprüfungen, bevor Sie das Unternehmen verpflichten.
- InformativKündigungsfristenDie Kündigungsfrist sichtbar und umsetzbar machen.
- InformativStillschweigende VerlängerungVor dem Verlängerungsdatum entscheiden, nicht danach.
- KommerziellDie versteckten Kosten schlechten VertragsmanagementsVerlorene Zeit, Risiken und zu späte Entscheidungen.
- InformativVersionieren, ohne die verlässliche Quelle zu verlierenEine aktuelle Version, verknüpfte Nachträge.
- InformativRahmenvertrag und NachträgeRahmenvertrag, Nachträge und Beträge miteinander verknüpfen.
- InformativDashboard und KennzahlenNützliche KPIs für Geschäftsführung und Fachbereiche.
- InformativRollen verteilenWer was verantwortet – zwischen Einkauf, Recht und Geschäftsführung.
- KommerziellDer NDA-Prozess im UnternehmenEin kurzer Freigabeweg, damit keine Vereinbarung mehr verloren geht.
- KommerziellFreigabe nach BetragSchwellenwerte, Delegationen und passende Freigabeprozesse.
- KommerziellVerträge an mehreren StandortenZentralisieren, ohne lokale Gegebenheiten plattzuwalzen.
- KommerziellDie Grenzen von ExcelWenn die Tabelle zum operativen Risiko wird.
- KommerziellEin Vertragsaudit vorbereitenNachweise, Verlauf und unterschriebene Versionen griffbereit.
- KommerziellKriterien für die Softwareauswahl (KMU)Ein nützliches Tool wählen, ohne Sechsmonatsprojekt.
Lösungen nach Bereich
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
- RechtsabteilungBündeln Sie NDAs, Verträge und Nachträge, extrahieren Sie die wichtigsten Klauseln, geben Sie im Prozess frei und archivieren Sie mit Historie. DocPilot für Rechtsteams.
- EinkaufVerfolgen Sie Lieferantenverträge, Bestellungen und Angebote: Extraktion der Fristen, Prozesse Einkauf–Recht–Finanzen, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für den Einkauf.
- GeschäftsführungSteuern Sie Freigaben, kritische Dokumente und abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten: Dashboard, Workflows, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für die Geschäftsführung.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
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- Freigabe automatisierenLeitfaden zur Automatisierung der Vertragsfreigabe: Rollen, Stufen, SLAs, Benachrichtigungen. Methode, typische Fehler und Umsetzung mit DocPilot.
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