Leitfaden · Freigabe

Wie Sie die Vertragsfreigabe automatisieren

Wie kommen Sie von Freigaben per E-Mail zu einem nachvollziehbaren, schnellen Prozess, der den richtigen Rollen zugewiesen ist?

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Automatisieren ≠ menschliches Urteil abschaffen

Die Freigabe zu automatisieren heißt, die richtige Akte zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person zu leiten – mit sichtbarem Status und dokumentierten Entscheidungen. Es heißt nicht, einen Vertrag von einer KI unterschreiben zu lassen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie den Prozess digitalisieren, ohne die Organisation zu verkrusten.

Methode: vom realen Ablauf zum veröffentlichten Workflow

Gehen Sie von dem aus, was tatsächlich passiert (nicht vom Idealprozess in PowerPoint). Vereinfachen Sie dann, bevor Sie automatisieren.

Erst abbilden, dann Tools einführen

Wer liest, wer kommentiert, wer entscheidet, wer blockieren kann. Notieren Sie häufige Ausnahmen (Betrag, Vertragsart, Dringlichkeit).

Weniger Stufen, mehr Klarheit

Jede zusätzliche Stufe vervielfacht die Warteschlangen. Zwei oder drei solide Stufen schlagen einen Workflow mit acht Phantomfeldern.

Zuweisung nach Rolle / Abteilung

Vermeiden Sie, wo immer möglich, die namentliche Zuweisung an eine Person: Abwesenheiten bringen den Prozess zum Stillstand.

Ausdrückliche Entscheidung

Freigeben, ablehnen oder Änderungen anfordern – kein „ok“, das in einem Verlauf mit 40 Nachrichten untergeht.

Schritte

Ein umsetzbarer Ablauf — von der Bestandsaufnahme bis zur Nachverfolgung.

Den aktuellen Ablauf beschreiben
Nehmen Sie 5 aktuelle Verträge. Für jeden: Wer hat das PDF erhalten, wer hat freigegeben, wie viele Tage hat es gedauert, wo ist die Akte hängen geblieben.
Vertragsarten und Schwellenwerte festlegen
Z. B. NDA → nur Recht; Lieferantenvertrag > X € → Einkauf + Recht + Geschäftsführung. Dokumentieren Sie die Regeln auf einer Seite.
Den minimalen Workflow entwerfen
Stufen, Zuweisungen (Rolle/Abteilung), mögliche Aktionen, Richtwerte für SLAs. Stimmen Sie ihn vor der Veröffentlichung mit den Fachbereichen ab.
Die vorgelagerte Erfassung anbinden
Ohne einheitlichen Eingang sieht der Workflow nur einen Teil der Verträge. Verknüpfen Sie Eingangs-E-Mail / Upload mit dem Start des Prozesses.
Veröffentlichen und zu den Aufgaben schulen
Die Freigebenden müssen wissen, wo ihr Aufgabeneingang ist, wie sie Änderungen anfordern und was jeder Status bedeutet.
Engpässe messen
Dauer pro Stufe, Nacharbeitsquote, überfällige Akten. Passen Sie Zuweisungen und Schwellenwerte in der Anfangsphase monatlich an.

Typische Fehler

Die Fallstricke, an denen die meisten Dokumentenprojekte scheitern.

Das E-Mail-Chaos im Tool nachbauen

Wenn alle bei jeder Stufe in Kopie stehen, haben Sie nur den Kanal gewechselt. Weisen Sie zu, statt zu verteilen.

Zu langer Workflow schon zum Start

Ein Prozess mit acht Stufen, der „alle Fälle abdecken“ soll, tötet die Akzeptanz. Fügen Sie Komplexität erst nach realer Nutzung hinzu.

Keine Änderungsanforderung

Ohne die Aktion „Änderungen anfordern“ lehnen Freigebende ab oder geben widerwillig frei – und die Akte wandert wieder aus dem Tool heraus.

Benachrichtigungen vergessen

Ein Workflow ohne Benachrichtigung wird zur toten Warteschlange. Freigebende müssen bei Zuweisung und bei SLA-Überschreitung informiert werden.

Checkliste Freigabeautomatisierung

Realen Ablauf von 5 Verträgen analysiert
Regeln zu Schwellenwerten / Vertragsarten schriftlich festgehalten (1 Seite)
Workflow mit 2–3 Stufen entworfen und mit Fachbereichen abgestimmt
Zuweisungen nach Rolle oder Abteilung (nicht nur namentlich)
Aktionen Freigeben / Ablehnen / Änderungen anfordern vorgesehen
Vorgelagerte Erfassung mit dem Prozessstart verknüpft
Aufgabeneingang und Benachrichtigungen getestet
Kennzahlen zur Durchlaufzeit definiert

DocPilot zur Digitalisierung des Freigabeprozesses

DocPilot veröffentlicht mehrstufige Workflows, weist Aufgaben zu und speichert die Entscheidungshistorie am Dokument.

Veröffentlichte Workflows

Stufen, zugewiesen an eine Person, eine Rolle, eine Abteilung oder einen Bereich – passend zu Ihrer Organisation.

Bearbeitbare Aufgaben

Freigeben, Ablehnen, Änderungen anfordern: Jede Entscheidung wird an der Akte dokumentiert.

Benachrichtigungen und SLAs

Freigebende werden informiert; Stufen können eine Frist tragen, damit Verzögerungen sichtbar werden.

Verknüpfung Dokument ↔ Vertrag

Das angereicherte PDF (OCR / Extraktion) geht mit bereits sichtbarem fachlichem Kontext in den Prozess.

FAQ

Häufige Fragen

Kann die elektronische Signatur außerhalb von DocPilot bleiben?

Ja. Die Automatisierung der internen Freigabe (wer vor der Unterschrift zustimmt) ist unabhängig vom Signaturtool. Nach der Unterschrift kehrt das PDF als Referenzfassung ins Register zurück.

Braucht jede Vertragsart einen eigenen Workflow?

Oft reichen zwei oder drei Varianten (einfach / Standard / strategisch). Zu viele Varianten bedeuten Pflegeaufwand und Fehlleitungen.

Wie geht man mit Eilfällen um?

Sehen Sie einen dokumentierten Kurzweg vor (z. B. unterhalb eines Schwellenwerts nur die Geschäftsführung), statt den Prozess außerhalb des Tools zu „umgehen“. Eine dokumentierte Ausnahme ist besser als eine unsichtbare.

Wer sieht die Freigabehistorie?

In DocPilot bleibt die Entscheidungshistorie am Dokument: hilfreich bei Audits, Streitfällen oder der Einarbeitung einer neuen verantwortlichen Person.

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