E-Mail-Eingang
Eine DocPilot-Adresse pro Organisation: Der Anhang startet den Ablauf ohne Kopieren und Einfügen.
Automatisierung
Vertragsautomatisierung: Handarbeit streichen, Kontrolle behalten
Verträge zu automatisieren heißt nicht, ungelesen zu unterschreiben. Es heißt, Schritte ohne Mehrwert zu streichen: herunterladen, umbenennen, abtippen, nachfassen. DocPilot automatisiert Eingang, Extraktion und Weiterleitung; die Entscheidungen bleiben menschlich, nachvollziehbar und kommen zum richtigen Zeitpunkt.
Handarbeit, die sich mit jedem neuen PDF anhäuft
Jeder Vertrag startet dieselbe handgestrickte Kette neu. Je stärker das Volumen wächst, desto mehr Fehler und Verzögerungen – ohne dass die juristische Qualität steigt.
- Wiederkehrende Handgriffe zwischen Postfach und Ordnern
- Weiterleitung „nach Gefühl“ an den falschen Freigebenden
- Vergessene Erinnerungen, ruhende Vorgänge
- Keine Messung der Durchlaufzeit
Ein durchgängig automatisierter Ablauf
E-Mail empfangen → Dokument im Workspace angelegt → Datenblatt von der KI vorgeschlagen → Bestätigung → Workflow gestartet → Benachrichtigungen → durchsuchbare Archivierung. Sie konfigurieren die Regeln; DocPilot erledigt das Mechanische.
Erfahren Sie mehr darüber, wie DocPilot funktioniert oder lesen Sie die Dokumentation.
Hebel der Automatisierung
Extraktion + Konfidenzwert
Weniger Eingabe; gezieltere Kontrolle der unsicheren Felder.
Weiterleitung per Workflow
Der richtige Freigabeprozess gemäß Ihren Regeln (Typ, Betrag, Abteilung).
Benachrichtigungen
Die Freigebenden werden benachrichtigt; der Status bleibt für alle berechtigten Beteiligten sichtbar.
Konkrete Automatisierungen
Wachsendes Volumen ohne Neueinstellungen
Bewältigen Sie mehr Verträge und setzen Sie dasselbe Team für die Wertschöpfung ein (Verhandlung, Analyse).
Mehrere Standorte / mehrere Eingänge
Niederlassungen, Zentrale, unterwegs: dieselbe Automatisierung hinter unterschiedlichen Kanälen.
Ein erster Monat ohne „Wie ist der Stand?“
Status ersetzen improvisierte Abstimmungsrunden.
Weitere Praxisszenarien im DocPilot-Blog.
Vorteile
- Kürzere Durchlaufzeit zwischen Eingang und Entscheidung
- Weniger Fehler durch Neueingabe
- Weniger mentale Last durch Nachfassen
- Gewahrte Entscheidungsqualität (der Mensch entscheidet in der Sache)
FAQ
Häufige Fragen
Ersetzt die Automatisierung den Juristen oder den Einkäufer?
Nein. Sie nimmt ihnen die Routinearbeit ab, damit sie sich auf Analyse, Verhandlung und Entscheidung konzentrieren können. Freigaben bleiben menschliche Entscheidungen.
Was lässt sich ab dem ersten Tag automatisieren?
Der E-Mail-Eingang, die unterstützte Extraktion, ein einfacher Freigabeprozess mit zwei oder drei Stufen und die Benachrichtigungen. Feinere Regeln werden anschließend verfeinert.
Braucht es ein Integrationstool (Zapier usw.)?
Nicht für den Kernablauf von DocPilot. Weitergehende Integrationen lassen sich im Enterprise-Tarif je nach Ihrer IT-Landschaft prüfen.
Wie misst man den Gewinn?
Verfolgen Sie die Zeit zwischen Eingang und letzter Freigabe, die Zahl der vermiedenen manuellen Erinnerungen und die Suchzeit für einen unterschriebenen Vertrag.
Lösungen nach Bereich
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
- RechtsabteilungBündeln Sie NDAs, Verträge und Nachträge, extrahieren Sie die wichtigsten Klauseln, geben Sie im Prozess frei und archivieren Sie mit Historie. DocPilot für Rechtsteams.
- FinanzenBündeln Sie Rechnungen, Angebote, Spesenabrechnungen und Bankverbindungen, extrahieren Sie Beträge und Parteien, geben Sie per Workflow frei und suchen Sie ohne Excel. DocPilot für die Finanzabteilung.
- EinkaufVerfolgen Sie Lieferantenverträge, Bestellungen und Angebote: Extraktion der Fristen, Prozesse Einkauf–Recht–Finanzen, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für den Einkauf.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
- Freigabe automatisierenLeitfaden zur Automatisierung der Vertragsfreigabe: Rollen, Stufen, SLAs, Benachrichtigungen. Methode, typische Fehler und Umsetzung mit DocPilot.
- Verarbeitung automatisierenLeitfaden zur automatisierten Dokumentenverarbeitung: Erfassung, OCR, Klassifizierung, Freigabe. Methode, typische Fehler und DocPilot.
- Fristen überwachenLeitfaden zur Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen: gemeinsamer Kalender, Zuständigkeiten, Erinnerungen. Schritte, typische Fehler und DocPilot.
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