Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

DocPilot betreibt die Dokumentenmanagement-Plattform DocPilot (Website, Webanwendung, mobile App „DocPilot Mobile“ und API).

Für die Dokumente und Konten ihrer Nutzer ist die jeweilige Kundenorganisation Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; DocPilot handelt als Auftragsverarbeiter im Rahmen des zwischen ihnen geschlossenen Vertrags. DocPilot ist Verantwortlicher für die Daten der Website (Kontaktformular) und für den technischen Betrieb des Dienstes.

2. Welche Daten werden verarbeitet?

• Konto: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle und Berechtigungen. Das Passwort wird niemals im Klartext gespeichert.
• Dokumente: die hochgeladenen Dateien (PDFs, Bilder, mit der mobilen App aufgenommene Fotos), die an die Eingangsadresse der Organisation gesendeten E-Mails, der erkannte Text (OCR), die extrahierten Informationen und die Metadaten des Datenblatts.
• Aktivität: Freigabeentscheidungen, Kommentare, an den Assistenten gestellte Fragen, Audit-Protokoll (Nutzer, Aktion, Datum).
• Technisch: IP-Adresse, Anfragekennung, Fehlerprotokolle, App-Version. Auf Mobilgeräten eine Installationskennung und, sofern Benachrichtigungen aktiviert sind, ein Benachrichtigungstoken.
• Website: die Felder des Kontaktformulars (Name, E-Mail, Unternehmen, Nachricht).

3. Mobile App

• Kamera: wird nur verwendet, wenn Sie ein Dokument fotografieren. Die Fotos werden an Ihre Organisation übermittelt und nicht anderweitig auf dem Telefon gespeichert.
• Fotos und Dateien: Es wird die Auswahlfunktion des Betriebssystems verwendet; die App greift nicht auf Ihre Galerie oder Ihre Dateien zu, abgesehen von dem, was Sie auswählen.
• Benachrichtigungen: Sind sie aktiviert, wird das Benachrichtigungstoken zur Zustellung der Hinweise an Firebase Cloud Messaging (Google) übermittelt.
• Lokale Speicherung: Die Sitzungstoken werden im sicheren Speicher des Telefons abgelegt; ein schreibgeschützter Cache der letzten Freigaben, Dokumente und Benachrichtigungen wird für die Offline-Ansicht vorgehalten. Diese Daten werden beim Abmelden und bei der Deinstallation gelöscht.
• Es sind weder Werbe-SDKs noch Tools zur Verhaltensverfolgung integriert.

4. Zu welchen Zwecken?

• Bereitstellung des Dienstes: Eingang, Erkennung, Extraktion, Freigabe, Suche und Anzeige von Dokumenten.
• Absicherung des Dienstes: Authentifizierung, Trennung der Organisationen, Audit-Protokoll, Missbrauchsprävention.
• Beantwortung von Anfragen, die über das Kontaktformular gesendet werden.
• Erfüllung der gesetzlichen Pflichten von DocPilot.

Rechtsgrundlagen dieser Verarbeitungen sind die Erfüllung des Vertrags mit der Kundenorganisation, das berechtigte Interesse von DocPilot an der Absicherung seines Dienstes sowie Ihre Anfrage, wenn Sie uns kontaktieren.

5. Erkennung und Extraktion durch DocpilotAI

Text und Informationen eines Dokuments werden durch OCR-Engines und Sprachmodelle extrahiert. Jede Organisation legt in ihren Einstellungen fest, welche Engines und Anbieter zugelassen sind. Die Dokumente werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

6. Wer hat Zugriff?

• Die Mitglieder Ihrer Organisation, entsprechend ihren Rechten (Rollen, Abteilungen).
• Die technischen Teams von DocPilot für Betrieb und Support, unter Verschwiegenheitspflicht.
• Die für den Dienst erforderlichen Auftragsverarbeiter: Hosting in der Europäischen Union, E-Mail-Versand, mobile Benachrichtigungen, von Ihrer Organisation ausgewählte OCR-Engines und Modelle.

Die Daten werden weder verkauft noch zu kommerziellen Zwecken an Dritte weitergegeben.

7. Wie lange?

• Dokumente, Datenblätter und Audit-Protokolle: für die Dauer des Vertrags der Organisation, danach Löschung oder Herausgabe auf deren Verlangen.
• Konten: für die Dauer der Tätigkeit des Nutzers in der Organisation.
• Technische Protokolle: höchstens zwölf Monate.
• Kontaktformular: höchstens zwölf Monate nach dem letzten Austausch.

8. Cookies

Die Website verwendet unbedingt erforderliche Cookies (Sprache, Sicherheit, Speicherung Ihrer Auswahl), die nicht deaktiviert werden können.

Mit Ihrer Einwilligung können Cookies zur Reichweitenmessung (Google Analytics, Microsoft Clarity für Klick-Heatmaps und anonymisierte Sitzungsaufzeichnungen) und Marketing-Cookies (z. B. Metricool) gesetzt werden. Ihre Auswahl wird in einem Cookie „dp_consent“ (13 Monate) gespeichert, das mit dem Bereich app.docpilot-app.com geteilt wird, der dieselbe Reichweitenmessung einsetzt (nur Google Analytics, ohne Dokumenteninhalte). Sie können diese Kategorien jederzeit auf der Seite Cookies akzeptieren, ablehnen oder individuell einstellen.

Meine Cookie-Einstellungen verwalten

9. Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Übertragbarkeit Ihrer Daten verlangen und einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen.

Für Daten, die von Ihrer Organisation verwaltet werden, wenden Sie sich zunächst an deren DocPilot-Administrator. Sie können DocPilot auch unter der unten angegebenen Adresse schreiben; wir antworten innerhalb eines Monats. Sie haben das Recht, Beschwerde bei der CNIL (französische Datenschutzaufsichtsbehörde) einzulegen.

10. Löschung des Kontos und der Daten

Sie können Ihr Konto in der mobilen App löschen: Profil > Mein Konto löschen, anschließend Bestätigung mit Ihrem Passwort. Ihre personenbezogenen Daten (Name, E-Mail, Foto) werden sofort gelöscht und das Konto kann sich nicht mehr anmelden. Sind Sie das einzige Mitglied Ihrer Organisation, wird diese geschlossen und ihr Abonnement gekündigt; andernfalls muss vor der Löschung ein anderer Administrator bestimmt werden.

Ohne Zugang zur App beantragen Sie die Löschung beim Administrator Ihrer Organisation oder schreiben Sie an DocPilot unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Organisation. Die Audit-Protokolle bewahren einen anonymisierten Verweis auf vergangene Aktionen für die im Abschnitt zur Speicherdauer genannte Dauer auf.

Die Deinstallation der mobilen App löscht den lokalen Cache und die Sitzungstoken, nicht aber Ihr Konto oder die Dokumente Ihrer Organisation.

11. Sicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS) zwischen den Anwendungen und der API.
• Trennung der Organisationen auf Datenbankebene.
• Zeitlich begrenzte Sitzungstoken, die auf Mobilgeräten über einen eigenen Kanal erneuert werden.
• Audit-Protokoll wichtiger Aktionen.

Details zu den Sicherheitsmaßnahmen ansehen

12. Unser Ansatz zur DSGVO

DocPilot beschreibt konkrete Praktiken (Hosting in der EU, Betroffenenrechte, dokumentierte Auftragsverarbeiter), ohne absolute Konformität oder eine Zertifizierung zu beanspruchen. Eine Zusammenfassung finden Sie auf der DSGVO-Seite.

Zur DSGVO-Seite

13. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann sich mit dem Dienst weiterentwickeln. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben auf der Seite; wesentliche Änderungen werden den Kundenorganisationen mitgeteilt.

14. Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zu Ihren Daten: social@docpilot-app.com.