Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrung an gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten ausrichten und dann löschen, was gelöscht werden muss.
Glossar · DMS
Elektronische Archivierung
Organisierte, langfristige Aufbewahrung digitaler Dokumente mit Aufbewahrungsregeln, Zugänglichkeit und Integritätsnachweis.
Auch bekannt als: digitale Archivierung · elektronische Aufbewahrung
Was ist elektronische Archivierung?
Elektronische Archivierung bedeutet, digitale Dokumente dauerhaft, durchsuchbar und geregelt aufzubewahren – nicht nur, sie „nicht zu löschen“. Dazu gehören Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte, teilweise Anforderungen an die Integrität und die Fähigkeit, die Referenzfassung auch Jahre später wiederzufinden.
Fachliche Bedeutung und Compliance
Verträge, Rechnungen, Personal, Streitfälle: Das Unternehmen muss das richtige Dokument zum richtigen Zeitpunkt vorlegen können, ohne in toten Laufwerken zu wühlen.
Zugänglichkeit
Ein unzugängliches Archiv ist ebenso ein operativer Verlust wie ein Risiko.
Trennung von aktivem Bestand und Archiv
Laufende Akten dürfen nicht im historischen Bestand untergehen – und umgekehrt.
Häufige Fallstricke
Archivieren ohne Metadaten
Tausende PDFs mit dem Namen „scan_final_v2“ ergeben kein nutzbares Archiv.
Alles „für alle Fälle“ behalten
Ohne Aufbewahrungsrichtlinie explodiert das Volumen und die Suche wird schlechter.
Archivierung in DocPilot
Nach der Freigabe bewahrt DocPilot die Dokumente in einem durchsuchbaren Register auf, mit strukturiertem Datenblatt und Historie – damit Sie die bindende Fassung finden, ohne ein Postfach zu rekonstruieren.
- Archiv mit dem Vertrags- / Dokumentdatenblatt verknüpft
- Suche nach Inhalt und Metadaten
- Historie der Aktionen und Freigaben
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