Dokumenten-Governance im Unternehmen
Ohne Governance wird selbst das beste Werkzeug binnen sechs Monaten wieder zum chaotischen Drive.
Von DocPilot-Team1 Min. Lesezeit
Dokumenten-Governance beantwortet drei Fragen: Wer legt die Regeln fest, wer sorgt für ihre Einhaltung und wie werden sie weiterentwickelt? Sie ergänzt den Leitfaden zum Dokumentenmanagement um die organisatorische Seite.
Die Mindestbasis
- Regeln für den Eingang (wo ablegen, welche Felder)
- Matrix der Zugriffsrechte
- Aufbewahrungsrichtlinie
- Kennzahlen zum Zustand des Dokumentenbestands
Ohne regelmäßige Überprüfung werden Ausnahmen zur Regel. Mit einem schlanken DMS bleiben die Regeln im Alltag anwendbar.
Häufig gestellte Fragen
- Wer trägt die Dokumenten-Governance?
- Oft ein Tandem aus Fachbereich und IT / Operations, mit einem Sponsor aus der Geschäftsführung. Rechtsabteilung oder Datenschutzbeauftragte kommen bei Aufbewahrung und sensiblen Zugriffen hinzu.
- Braucht es ein schwerfälliges Gremium?
- Nein. Eine vierteljährliche Überprüfung der Regeln (Typen, Rechte, Aufbewahrung) genügt für viele KMU.
- Welcher Zusammenhang besteht mit DocPilot?
- Das Werkzeug setzt die Regeln konkret um (Rollen, Status, Audit). Die Governance entscheidet, welche Regeln gelten.
Regeln im Werkzeug verankern
DocPilot macht Rollen, Status und Historie sichtbar – damit die Governance kein vergessenes PDF bleibt.
Kostenlose Ressource
Laden Sie die Checkliste herunter: 25 Punkte für ein wirksames Vertragsmanagement.
Checkliste herunterladenZurück zum Blog
← Alle Artikel