Die Referenzversion eines Dokuments im Unternehmen
Nur eine Version ist maßgeblich. Alles andere ist Entwurf, Kopie oder Historie.
Von DocPilot-Team1 Min. Lesezeit
Ohne Referenzversion wird Dokumentenmanagement zur Jagd nach PDFs. Dieser Satellitenartikel behandelt das Prinzip für jedes Fachdokument – abgegrenzt vom spezifischeren Thema Verträge versionieren.
Mindestregeln
- Ein Vorgang / ein Datenblatt pro logischem Dokument
- Eine sichtbare Kennzeichnung „gültig“
- Entwürfe außerhalb der aktiven Ansicht oder klar gekennzeichnet
- Entscheidungen ausschließlich auf Basis der gültigen Version
DocPilot bewahrt den Verlauf und erleichtert die Suche nach der richtigen Version; das DocPilot DMS ist für genau diesen lebendigen Dokumentenbestand konzipiert.
Häufig gestellte Fragen
- Wie kennzeichnet man die Referenzversion?
- Mit einem eindeutigen Status im zentralen Bestand („gültig“) und einer Regel: Jede fachliche Entscheidung stützt sich auf diese Version, nicht auf einen E-Mail-Anhang.
- Was ist der Unterschied zur Versionierung von Verträgen?
- Das Prinzip ist dasselbe, doch bei Verträgen kommen Nachträge und Fristen hinzu. Hier geht es um Verfahrensanweisungen, Richtlinien, Scans und allgemeine Fachunterlagen.
- Was geschieht mit alten Versionen?
- Sie bleiben als lesbare Historie erhalten, falls ein Audit sie erfordert – ohne in der „aktiven“ Suche mit der gültigen Version zu konkurrieren.
Eine verbindliche Quelle pro Dokument
Bündeln Sie Ihre Dokumente in DocPilot und kennzeichnen Sie klar, was gültig ist.
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