Einkaufstypen im Katalog
Lieferantenverträge, Angebote, Bestellungen, Rechnungen: Ablage und Extraktion orientieren sich an Ihren tatsächlichen Unterlagen.
Lösung · Einkauf
Ein Einkauf, der bei jeder Lieferantenverpflichtung den Stand kennt
Einkäuferinnen und Einkäufer jonglieren mit Angeboten, Bestellungen, Lieferantenverträgen und Nachträgen. DocPilot bündelt diese Unterlagen, extrahiert die relevanten Informationen (Parteien, Beträge, Termine) und leitet sie in den richtigen Freigabeprozess.
Fachliche Herausforderungen im Einkauf
Ohne zentralen Bestand geht der Lieferantenzyklus zwischen Postfach, Fristen-Tabellen und Netzlaufwerken verloren.
- Lieferantenverträge und Nachträge sind im Moment der Neuverhandlung nicht auffindbar
- Fristen und Kündigungsfristen werden zu spät entdeckt
- Gegenseitige Freigaben zwischen Einkauf / Recht / Finanzen per E-Mail
- Angebote und Bestellungen nicht mit der endgültigen Verpflichtung verknüpft
- Manuelles Nachfassen, um herauszufinden, wer noch unterschreiben oder freigeben muss
Einkaufs-Workflow in DocPilot
Vom eingehenden Lieferantendokument bis zur Entscheidung – mit den richtigen Freigebenden bei jedem Schritt.
Erfassung des Dokuments
Eigene Eingangs-E-Mail-Adresse für Ihren Arbeitsbereich, Upload über das Web oder Foto, das in der Anwendung in ein PDF umgewandelt wird.
Klassifizierung und Datenblatt
Die Pipeline unterscheidet Lieferantenvertrag, Angebot, Bestellung, Rechnung … und extrahiert Betrag, Lieferant und Termine.
Fachliche Weiterleitung
Der Workflow weist die Schritte dem Einkauf und anschließend Recht oder Finanzen zu – gemäß Ihrer veröffentlichten Definition.
Entscheidung und Nachverfolgung
Aufgaben-Posteingang: freigeben, ablehnen oder Änderungen anfordern; Benachrichtigungen in der App und per E-Mail.
Vertragsübersicht
In der Vertragsliste finden Sie die nachverfolgten Verpflichtungen wieder, verknüpft mit Dokumenten und Workflows.
Siehe auch so funktioniert DocPilot und die Dokumentation.
Relevante Funktionen für den Einkauf
Abteilungsübergreifende Prozesse
Weisen Sie einen Schritt einer Abteilung, einem Bereich, einer Rolle oder einer Person zu – ideal für Einkauf → Recht → Finanzen.
Benachrichtigungen und Zusammenfassung
Freigebende werden über eingegangene Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen informiert – ohne ständiges manuelles Nachfassen.
Suche und Filter
Finden Sie einen Lieferanten, einen Betrag oder eine Belegart über den Index (Titel, OCR, Tags, Metadaten).
Anwendungsfälle im Einkauf
Verlängerung eines Rahmenvertrags
Fristende extrahiert, erneuter Freigabeprozess, unterschriebene Fassung archiviert und durchsuchbar.
Freigabe eines Angebots und anschließend einer Bestellung
Jeder Beleg durchläuft seinen Workflow; die Entscheidungshistorie bleibt am Dokument.
Streitfall mit einem Lieferanten
Finden Sie Vertrag, Nachträge und Freigabeverlauf schnell wieder, um eine Antwort vorzubereiten.
Weitere Szenarien im DocPilot-Blog.
Vorteile für den Einkauf
- Weniger parallele Fristen-Tabellen
- Transparenz über den Status jeder Freigabe
- Weniger Abtippen zwischen PDF und Excel
- Klare Zusammenarbeit mit Recht und Finanzen
- Nutzbares Archiv nach der Unterschrift
FAQ
Häufige Fragen
Verwaltet DocPilot Lieferantenverträge?
Ja, für den Ablauf Eingang → Extraktion → Freigabe → Archivierung. Die Vertragsliste ist in der Anwendung einsehbar; die operative Steuerung erfolgt über die Dokumente und Workflows.
Kann die Finanzabteilung eine Bestellung nach dem Einkauf freigeben?
Ja. Veröffentlichen Sie einen mehrstufigen Workflow mit Zuweisung nach Abteilung, Rolle oder Person sowie den Aktionen Freigeben / Ablehnen / Änderungen anfordern.
Wie kommen die Lieferantendokumente herein?
Über die Eingangs-E-Mail-Adresse Ihres Arbeitsbereichs, den Web-Upload (auch Fotos, die in PDF umgewandelt werden) oder die Mobil-App.
Wie bereite ich eine Verlängerung rechtzeitig vor?
Die im Dokumentdatenblatt extrahierten Termine, die Suche und die Aufgabenbenachrichtigungen helfen, Akten vor Fristablauf zu priorisieren – ohne separate Tabelle.
Weitere Fachbereiche
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
- FinanzenBündeln Sie Rechnungen, Angebote, Spesenabrechnungen und Bankverbindungen, extrahieren Sie Beträge und Parteien, geben Sie per Workflow frei und suchen Sie ohne Excel. DocPilot für die Finanzabteilung.
- RechtsabteilungBündeln Sie NDAs, Verträge und Nachträge, extrahieren Sie die wichtigsten Klauseln, geben Sie im Prozess frei und archivieren Sie mit Historie. DocPilot für Rechtsteams.
- GeschäftsführungSteuern Sie Freigaben, kritische Dokumente und abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten: Dashboard, Workflows, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für die Geschäftsführung.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
- Fristen überwachenLeitfaden zur Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen: gemeinsamer Kalender, Zuständigkeiten, Erinnerungen. Schritte, typische Fehler und DocPilot.
- Verträge verwaltenPraxisleitfaden zur Vertragsverwaltung im Unternehmen: zentrales Vertragsregister, Freigabe, Fristen, Archivierung. Methode, Schritte, typische Fehler und Checkliste.
- Freigabe automatisierenLeitfaden zur Automatisierung der Vertragsfreigabe: Rollen, Stufen, SLAs, Benachrichtigungen. Methode, typische Fehler und Umsetzung mit DocPilot.
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