Einheitlicher Eingang
Web-Upload, Eingangs-E-Mail oder Mobile: Das Dokument landet im selben Ablauf.
Freigabe-Workflow
Ein klarer Freigabe-Workflow, vom Eingang bis zur Archivierung
Ein eingegangenes Dokument nützt nur, wenn es einen verlässlichen Ablauf durchläuft: wer es analysiert, wem es zugewiesen wird, wer freigibt, wer benachrichtigt wird, wo es archiviert wird. DocPilot formalisiert diesen Weg in einem einzigen, sichtbaren und nachvollziehbaren Workflow – ohne improvisierte E-Mail-Ketten.
Typischer Ablauf
Sechs Schritte, eine einzige Akte
Dasselbe Dokument durchläuft Eingang, Analyse, Zuweisung, Freigabe, Benachrichtigung und Archivierung — ohne Toolwechsel.
01
Dokument eingegangen
Ein Eingang
02
Analyse
OCR + KI
03
Zuweisung
Weiterleitung
04
Freigabe
Entscheidung
05
Benachrichtigung
Hinweise
06
Archivierung
Suche
DocPilot-Simulation
Interaktive Demo des Workflows
Starten Sie den Prozess: Die Simulation hält bei der Freigabe an — Sie entscheiden, damit Benachrichtigung und Archivierung folgen.
Interaktive Demo
Eingang → Analyse → Zuweisung → Freigabe → Benachrichtigung → Archivierung
Eingang
PDF per E-Mail-Eingang
Analyse
OCR + KI-Extraktion
Zuweisung
Weiterleitung an den Einkauf
Freigabe
Menschliche Entscheidung
Hinweis
Beteiligte informiert
Archiv
Durchsuchbare Akte
Schritt 1 / 6
Dokument eingegangen
PDF per E-Mail-Eingang
contrat_nordlog_2026.pdf
Per E-Mail · inbound@docpilot.app
Prozessprotokoll
- Warten auf Start …
Bereit, den DocPilot-Workflow zu zeigen.
Wenn sich der „Workflow“ auf ein Postfach beschränkt
Ohne formalisierte Stufen landet jedes Dokument wieder im selben Chaos: Anhang, Nachfrage, Vergessen. Niemand sieht den Status oder den nächsten Verantwortlichen.
- Dokument eingegangen, aber nie wirklich bearbeitet
- Analyse und Ablage „nach Gefühl“
- Unklare Zuweisung: Wer ist dran?
- Mündliche Freigabe ohne Spur, manuelle Benachrichtigungen, zufällige Archivierung
Sechs Stufen, eine einzige Akte
DocPilot verkettet Eingang → Analyse (OCR / KI) → Zuweisung → Freigabe → Benachrichtigung → Archivierung. Dieselbe Akte enthält Datei, Datenblatt, Status und Aktionsprotokoll.
Siehe auch das Glossar zum Workflow, die Seite Vertragsfreigabe oder den Leitfaden Freigaben automatisieren.
Was der DocPilot-Workflow abdeckt
Unterstützte Analyse
OCR und KI-Extraktion schlagen Typ, Parteien, Beträge und Daten vor – zur Bestätigung, bevor es weitergeht.
Gezielte Zuweisung
Der richtige Freigebende (Person, Rolle oder Abteilung) gemäß Ihren fachlichen Regeln.
Nachvollziehbare Freigabe
Genehmigen oder mit Begründung ablehnen; jede Entscheidung wird mit Zeitstempel in der Akte festgehalten.
Benachrichtigungen
Die Beteiligten werden bei Zuweisung und Statusänderungen informiert – ohne Excel-Liste für Erinnerungen.
Durchsuchbare Archivierung
Nach der Freigabe bleibt das Dokument mit Datenblatt und Verlauf auffindbar.
Anwendungsfälle des Ablaufs
Verträge und Nachträge
Recht, dann Geschäftsführung je nach Betrag; Benachrichtigung der Beteiligten; unterschriebene Fassung im Archiv.
Verwaltungsdokumente
Eingang → Ablage → Freigabe durch die Führungskraft → Benachrichtigung von HR / Verwaltung → Archivierung.
Lieferanten und Einkauf
Weiterleitung an Einkauf / Recht, mobile Freigabe, Audit-Nachweis in der Akte.
Vorteile
- Sichtbarer Status in jeder Stufe des Ablaufs
- Erkennbarer Verantwortlicher ohne „Wie ist der Stand?“-Nachfragen
- Nachweisbare Entscheidungen im Fall eines Audits
- Weniger verlorene Dokumente zwischen Postfächern und Ordnern
FAQ
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu einer einfachen Vertragsfreigabe?
Die Seite zur Vertragsfreigabe beschreibt die fachlichen Freigabeprozesse (Rollen, Ablehnungen, Schwellenwerte). Hier sehen Sie den vollständigen Dokumentenablauf – vom Eingang bis zur Archivierung –, der für Verträge und andere Dokumente gilt.
Braucht jedes Dokument sechs Stufen?
Nein. Das Schema zeigt den typischen Ablauf. Sie konfigurieren kürzere oder längere Freigabeprozesse je nach Typ, Betrag oder Abteilung.
Ist die Analyse vor der Freigabe Pflicht?
Die KI-Extraktion beschleunigt das Ausfüllen des Datenblatts; Sie bestätigen die Schlüsselfelder. Ohne Bestätigung startet der Workflow nicht mit ungeprüften Daten.
Wer erhält die Benachrichtigungen?
Der zugewiesene Freigebende und, je nach Konfiguration, die Beteiligten der Akte (Antragsteller, Abteilung, Geschäftsführung). Die Hinweise folgen dem Status des Workflows.
Lösungen nach Bereich
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
- VerwaltungBündeln Sie Post, Protokolle, Handelsregisterauszüge, Bescheinigungen und abteilungsübergreifende Dokumente: E-Mail-Erfassung, OCR, Ablage, Workflows und Suche. DocPilot für die Verwaltung.
- RechtsabteilungBündeln Sie NDAs, Verträge und Nachträge, extrahieren Sie die wichtigsten Klauseln, geben Sie im Prozess frei und archivieren Sie mit Historie. DocPilot für Rechtsteams.
- PersonalabteilungBündeln Sie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Ausweisdokumente und Bescheinigungen: OCR, HR-Freigabe, rollenbasierte Zugriffe und Suche. DocPilot für die Personalabteilung.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
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