Das Informationschaos reduzieren
Weniger Dubletten, konkurrierende Versionen und „private“ Ordner.
Glossar · DMS
Dokumentenmanagement
Gesamtheit der Praktiken und Systeme (meist ein DMS), mit denen Unternehmensdokumente erstellt, eingeordnet, geteilt, freigegeben und archiviert werden.
Auch bekannt als: Document Management · DMS · Document Management System
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement bezeichnet die Steuerung des Dokumentenlebenszyklus: Erfassung, Einordnung, kontrollierte Freigabe zur Einsicht, Genehmigung, Verteilung und Archivierung. Im Französischen spricht man von „gestion documentaire“; das zugehörige Tool heißt dort GED, im Deutschen DMS (Dokumentenmanagementsystem). Vertragsmanagement ist eine Spezialisierung davon mit Fokus auf vertragliche Verpflichtungen.
Umfang im Unternehmen
Verfahrensanweisungen, Rechnungen, Verträge, Personalakten, Projektunterlagen: Dokumentenmanagement umfasst den gesamten Dokumentenbestand, nicht nur Verträge.
Den Zugriff absichern
Rechte nach Rolle oder Vertraulichkeit statt endloser Freigabelinks.
Die Arbeit beschleunigen
Das richtige Dokument finden und weiterleiten, ohne bei drei Abteilungen nachzufragen.
Häufige Fallstricke
„Big Bang“-Projekt
Zehn Jahre Archiv zu migrieren, bevor ein einfacher Prozess steht, verzögert den Nutzen. Priorisieren Sie die aktiven Dokumentenströme.
Den Menschen vergessen
Ohne Rollen und ohne minimale Schulung bleibt selbst das beste DMS leer.
Dokumentenmanagement mit DocPilot
DocPilot verbindet DMS, OCR, Extraktion und Workflows für operative Dokumente und Verträge – vom Eingang bis zum durchsuchbaren Archiv.
- Zentrale Erfassung und Ablage
- Freigabe und Nachvollziehbarkeit
- Semantische Suche und Suche nach Metadaten
Passende DocPilot-Seiten
Mehr zum Produkt und zu den Leitfäden.
Lösungen nach Bereich
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
- VerwaltungBündeln Sie Post, Protokolle, Handelsregisterauszüge, Bescheinigungen und abteilungsübergreifende Dokumente: E-Mail-Erfassung, OCR, Ablage, Workflows und Suche. DocPilot für die Verwaltung.
- PersonalabteilungBündeln Sie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Ausweisdokumente und Bescheinigungen: OCR, HR-Freigabe, rollenbasierte Zugriffe und Suche. DocPilot für die Personalabteilung.
- GeschäftsführungSteuern Sie Freigaben, kritische Dokumente und abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten: Dashboard, Workflows, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für die Geschäftsführung.
„So geht’s“-Leitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
- DMS organisierenLeitfaden zur Organisation eines Dokumentenmanagementsystems (DMS): Governance, Dokumenttypen, Rechte, Workflows. Praxisnahe Methode, typische Fehler und Einführung mit DocPilot.
- Dokumente zentralisierenLeitfaden zur Zentralisierung von Unternehmensdokumenten: verbindliche Quelle, Metadaten, Zugriffsrechte und Suche. Schritte, typische Fehler und die Rolle von DocPilot.
- Verarbeitung automatisierenLeitfaden zur automatisierten Dokumentenverarbeitung: Erfassung, OCR, Klassifizierung, Freigabe. Methode, typische Fehler und DocPilot.
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