Katalog der Finanzbelege
Rechnungen, Angebote, Bestellungen, Spesenabrechnungen, Bankverbindungen: Typen, die für Klassifizierung und Extraktion vorgesehen sind.
Lösung · Finanzen
Finanzbelege, die bearbeitet werden – statt sich im Postfach zu stapeln
Die Finanzabteilung erhält einen stetigen Strom an Rechnungen, Angeboten, Spesenabrechnungen und Belegen. DocPilot erfasst sie, liest den Inhalt (OCR + Extraktion), leitet sie an die richtigen Freigebenden weiter und macht sie durchsuchbar – mit einem klaren Status bei jedem Schritt.
Fachliche Herausforderungen in den Finanzen
Der Engpass ist nicht nur die Erfassung, sondern die fehlende Prüfung und Verantwortung für jeden einzelnen Beleg.
- Rechnungen und Angebote gehen in gemeinsamen Postfächern unter
- Beträge und Lieferanten werden von Hand abgetippt
- Budgetfreigaben ohne SLA und ohne sichtbare Priorität
- Spesenabrechnungen und Bankverbindungen sind im Nachhinein schwer zu finden
- Keine klare Verbindung zwischen Beleg und Freigabeentscheidung
Finanz-Workflow in DocPilot
Ein Prozess, der die Bearbeitung beschleunigt, ohne die Kontrolle über die Beträge zu verlieren.
Eingang der Belege
Rechnungen und Belege per Eingangs-E-Mail, Upload oder Foto; Virenscan bei der E-Mail-Übernahme.
Auslesen und Extraktion
OCR, dann unterstützte Extraktion (Typ Rechnung, Angebot, Spesenabrechnung, Bankverbindung …) mit vorgeschlagenen Beträgen und Parteien.
Prüfung bei Bedarf
Menschliche Bestätigung von Typ oder Feldern, wenn die Klassifizierung es verlangt.
Budgetfreigabe
Workflows mit Schritten für Finanzen / Führungskraft, Quorum und den Aktionen APPROVE / REJECT / REQUEST_CHANGES.
Nachverfolgung und Suche
Dashboard mit Aufgaben und neuesten Dokumenten; indexierte Suche, um einen Beleg nach Lieferant oder Betrag zu finden.
Siehe auch so funktioniert DocPilot und die Dokumentation.
Relevante Funktionen für die Finanzabteilung
Freigabe-Posteingang
Die zu bearbeitenden Aufgaben sind gebündelt; jede Entscheidung hinterlässt einen Kommentar und einen Lebenszyklus-Status.
Gezielte Benachrichtigungen
Hinweise zu Eingang, Extraktion, Aufgaben und Entscheidungen – mit konfigurierbaren Kanalpräferenzen.
Dashboard
Überblick über neueste Dokumente, offene Aufgaben und zu prüfende Elemente, um die Arbeit des Tages zu priorisieren.
Anwendungsfälle in den Finanzen
Rechnungsfreigabeprozess
E-Mail-Eingang → Extraktion von Betrag / Lieferant → Freigabe durch die Führungskraft → durchsuchbares Archiv.
Prüfung einer Spesenabrechnung
Foto oder PDF, Klassifizierung, Freigabeschritt, Historie der Entscheidung.
Suche vor dem Abschluss
Finden Sie eine Rechnung oder Bankverbindung über OCR-Stichwörter, ohne zehn Netzlaufwerksordner zu öffnen.
Weitere Szenarien im DocPilot-Blog.
Vorteile für die Finanzabteilung
- Kürzere Zeit zwischen Eingang und Entscheidung
- Weniger Übertragungsfehler bei Beträgen
- Sichtbare Priorisierung über Aufgaben und Benachrichtigungen
- Auffindbare Belege für interne Prüfungen oder Streitfälle mit Lieferanten
- Klare Zusammenarbeit mit Einkauf und Geschäftsführung
FAQ
Häufige Fragen
Ersetzt DocPilot mein ERP oder meine Buchhaltung?
Nein. DocPilot steuert Erfassung, Prüfung und Freigabe der Belege. Export oder eine weitergehende Buchhaltungsintegration sind nicht der Kern des aktuellen Ablaufs.
Welche Informationen werden aus einer Rechnung extrahiert?
Die Extraktions-Pipeline schlägt je nach Typ Felder vor (Parteien, Beträge, Termine usw.). Sie können sie vor oder während des Prozesses korrigieren.
Wie gehe ich mit Dringlichkeiten zum Monatsende um?
SLAs für Workflow-Schritte, der Aufgaben-Posteingang und Benachrichtigungen helfen, kritische Freigaben nach oben zu holen.
Werden die Originale aufbewahrt?
Ja. Dokumente unterstützen Versionen, Vorschau und Download; die Originale bleiben mit ihrer Historie verfügbar.
Weitere Fachbereiche
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
- EinkaufVerfolgen Sie Lieferantenverträge, Bestellungen und Angebote: Extraktion der Fristen, Prozesse Einkauf–Recht–Finanzen, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für den Einkauf.
- VerwaltungBündeln Sie Post, Protokolle, Handelsregisterauszüge, Bescheinigungen und abteilungsübergreifende Dokumente: E-Mail-Erfassung, OCR, Ablage, Workflows und Suche. DocPilot für die Verwaltung.
- GeschäftsführungSteuern Sie Freigaben, kritische Dokumente und abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten: Dashboard, Workflows, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für die Geschäftsführung.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
- Fristen überwachenLeitfaden zur Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen: gemeinsamer Kalender, Zuständigkeiten, Erinnerungen. Schritte, typische Fehler und DocPilot.
- Freigabe automatisierenLeitfaden zur Automatisierung der Vertragsfreigabe: Rollen, Stufen, SLAs, Benachrichtigungen. Methode, typische Fehler und Umsetzung mit DocPilot.
- Verarbeitung automatisierenLeitfaden zur automatisierten Dokumentenverarbeitung: Erfassung, OCR, Klassifizierung, Freigabe. Methode, typische Fehler und DocPilot.
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