Wer muss einen Vertrag abhängig vom Betrag freigeben?

„Wer muss unterschreiben?“ ist die Frage, die die meisten Vorgänge blockiert. Ohne betragsbezogene Regeln existieren zwei Extreme nebeneinander: Alles landet bei der Geschäftsführung (Engpass), oder jeder unterschreibt „auf eigene Faust“ (Risiko). Klare Wertgrenzen, abgestimmt auf die Vollmachtsregelung, sind das Herzstück eines geregelten Vertragsmanagements.

Dieses Thema baut auf dem Leitfaden zum Vertragsmanagement und der Rollenverteilung zwischen Einkauf, Rechtsabteilung und Geschäftsführung auf.

Grundsätze vor den Zahlen

• Eine einzige Definition des „Betrags“ (jährlich netto, Gesamtlaufzeit usw.)
• Wenige Stufen (3 bis 4), damit man sie sich merken kann
• Schriftlich festgelegte Ausnahmen (Dringlichkeit, Exklusivität, personenbezogene Daten)
• Ein Nachweis: wer freigegeben hat, wann und für welche Fassung

Beispielraster (anzupassen)

Die folgenden Wertgrenzen dienen nur zur Veranschaulichung. Richten Sie sie an Ihrer Bank- und Unterschriftsvollmacht sowie an Ihrer Risikobereitschaft aus.

1. Bis S1: Fachabteilung oder Einkauf, Standardvorlage, kurze Checkliste.
2. Von S1 bis S2: Einkauf + fachlich verantwortliche Person; Rechtsabteilung, wenn außerhalb der Vorlage.
3. Von S2 bis S3: + Rechtsabteilung in jedem Fall; Geschäftsführung zur Information.
4. Oberhalb von S3: Freigabe durch die Geschäftsführung (oder den Vorstand) vor der Unterzeichnung zwingend.

Der Betrag ist nicht das einzige Kriterium

Manche Verträge mit geringem Betrag bleiben heikel: Exklusivität, hohe Vertragsstrafen, personenbezogene Daten, Wettbewerbsverbot, mehrjährige Verpflichtung. Eine betragsunabhängige „Eskalation an die Rechtsabteilung“ vermeidet blinde Flecken. Die Checkliste vor der Vertragsunterzeichnung ergänzt das Zahlenraster.

Nachträge, Rahmenverträge und Summen

Ein Nachtrag über 8.000 € zu einem Rahmenvertrag, der bereits nahe an der Wertgrenze der Geschäftsführung liegt, kann die Gesamtverpflichtung darüber heben. Entscheiden Sie, ob Sie nach dem Betrag des Nachtrags allein, nach der Summe oder nach beidem freigeben. Ohne diese Regel stückeln die Teams Verpflichtungen künstlich.

Die Regel im Alltag leben

• Die geltende Wertgrenze im Vertragsdatenblatt anzeigen
• Den Workflow automatisch nach dem extrahierten Betrag weiterleiten
• Vorgänge „außerhalb des Prozesses“ messen (Unterschrift per E-Mail ohne Nachweis)
• Die Wertgrenzen einmal jährlich mit der Geschäftsführung überprüfen

Häufige Fallstricke

• Wertgrenze zu niedrig → Geschäftsführung überlastet, übereilte Entscheidungen
• Wertgrenze zu hoch → große Verpflichtungen ohne strategischen Blick
• Betrag falsch erfasst → falscher Freigabeprozess (daher der Nutzen der Extraktion)
• Mündliches „OK“ ohne angehängte Fassung

Das Raster ohne Fachjargon kommunizieren

Veröffentlichen Sie das Raster auf einer internen Seite von einer halben Seite Länge: Definition des Betrags, drei Wertgrenzen, Ausnahmen, Ansprechperson bei Zweifeln. Schulen Sie Einkauf und Führungskräfte einmal; danach muss der Workflow die Regel tragen. Beginnt jede Freigabe wieder mit der Debatte „Wer unterschreibt eigentlich?“, ist das Raster nicht einsatzfähig.

DocPilot und Freigabegrenzen

DocPilot extrahiert den Betrag beim Eingang (OCR + Extraktion), löst den passenden Workflow aus, führt das Audit-Protokoll, ermöglicht die Suche nach der vollständigen Vertragsakte und die Freigabe per Smartphone. Der E-Mail-Eingang verhindert, dass das PDF in einem persönlichen Postfach liegen bleibt, während man auf „die richtige freigebende Person“ wartet.

Um vom PowerPoint-Raster zum echten Freigabeprozess zu kommen, nutzen Sie die Software für Vertragsmanagement DocPilot: Beginnen Sie mit einem Vertragstyp und zwei Wertgrenzen und erweitern Sie dann.