Kennzahlen zur Steuerung eines DMS im Unternehmen
Messen Sie den Zustand des Dokumentenbestands, nicht die Anzahl gespeicherter Dateien.
Von DocPilot-Team1 Min. Lesezeit
Ein DMS ohne Kennzahlen zu steuern heißt, auf das Beste zu hoffen. Dieser Satellitenartikel zum Leitfaden Dokumentenmanagement schlägt umsetzbare Messgrößen vor – abgegrenzt vom Vertrags-Dashboard.
Kennzahlen, die Vorrang haben sollten
- % neuer Dokumente mit Typ und verantwortlicher Person
- Zeit von der Erfassung bis zur Auffindbarkeit in der Suche
- Anzahl der Nachfragen „Hast du die Version?“ (Indikator für die Akzeptanz)
- Anteil noch aktiver gegenüber archivierten Dokumenten
Häufig gestellte Fragen
- Welche Dokumenten-KPIs sind sinnvoll?
- Anteil der Dokumente mit ausgefülltem Typ, durchschnittliche Ablagedauer, Anzahl der Vorfälle „nicht auffindbar“, geschätzter Anteil der Ablagen außerhalb des zentralen Bestands.
- Braucht es ein komplexes Dashboard?
- Nein. Drei bis fünf Kennzahlen mit monatlicher Überprüfung reichen für ein KMU.
- Was ist der Unterschied zu Vertrags-KPIs?
- Vertragskennzahlen zielen auf Fristen und Freigaben. Hier wird der gesamte Dokumentenbestand gemessen.
Den Dokumentenbestand messbar machen
Verfolgen Sie mit DocPilot, was eingeht, was abgelegt ist und was weiterhin nutzbar bleibt.
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