Aufbewahrungsrichtlinie für Unternehmensdokumente
Alles „für alle Fälle“ aufzuheben ist keine Richtlinie. So legen Sie einfache, anwendbare Regeln fest.
Eine Aufbewahrungsrichtlinie macht aus endloser Speicherung ein bewusst gesteuertes Dokumentenmanagement. Ohne sie wächst der Bestand, die Suche wird schlechter und das rechtliche Risiko steigt.
Was eine Richtlinie klären muss
- Aufbewahrungsfrist je Dokumentengruppe
- Verantwortliche Person für die Entscheidung zur Aussonderung
- Ort des Archivs vs. Arbeitsbereich
- Verfahren zur Vernichtung oder Anonymisierung
„Alles an einem Ort“ vermeiden
Wer Entwürfe, aktive Dokumente und Archiv vermischt, erreicht, dass niemand der Suche vertraut. Trennen Sie zumindest nach Status. Für historische Papierbestände siehe Papierarchive digitalisieren.
Häufig gestellte Fragen
- Womit beginnt man eine Aufbewahrungsrichtlinie?
- Mit den kritischsten Dokumenttypen (Verträge, Personal, Finanzen) und realistischen Fristen, die mit der Rechtsabteilung oder den Datenschutzbeauftragten abgestimmt sind – nicht mit einer lückenlosen Bestandsaufnahme.
- Muss alles automatisch gelöscht werden?
- Nicht unbedingt ab dem ersten Tag. Kennzeichnen Sie zunächst den Status „zu archivieren / zu prüfen“ und standardisieren Sie dann die Aussonderung.
- Gibt es einen Zusammenhang mit der DSGVO?
- Ja: Länger aufzubewahren als nötig kann ein Risiko sein. Siehe den eigenen Artikel zu DSGVO und Dokumentenmanagement.
Status in DocPilot sichtbar machen
Trennen Sie gültige von archivierten Dokumenten, behalten Sie einen Nachweis des Ablaufs und begrenzen Sie den „lebendigen“ Bestand.
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