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Plantilla de plan de clasificación documental para pymes
Un plan de clasificación listo para adaptar en una pyme: tipos de documentos por área, metadatos obligatorios, reglas de nomenclatura, permisos por rol y referencias de conservación.
Un buen plan de clasificación para una pyme cabe en una página: una decena de tipos de documentos, cuatro o cinco metadatos obligatorios y permisos por rol, en lugar de un árbol de 200 carpetas.
Un plan de clasificación describe qué tipos de documentos conserva la empresa, cómo identificarlos, quién puede consultarlos y cuánto tiempo hay que guardarlos. En un gestor documental ya no es un árbol de carpetas: la clasificación se basa en tipos y metadatos, lo que permite que un mismo documento aparezca en varias vistas sin duplicarse.
Esta plantilla es deliberadamente breve. Parta de un flujo piloto (a menudo los contratos o las facturas), aplique la plantilla y amplíe después área por área. Los plazos de conservación indicados son referencias habituales en Francia: hágalos validar por su asesor contable o su asesoría jurídica.
Qué incluye este recurso
- Tipos de documentos por área, listos para adaptar
- Metadatos obligatorios y reglas de nomenclatura
- Permisos por rol y referencias de conservación
1. Principios
- Clasificar por tipo de documento y por metadatos, no por un árbol de carpetas.
- Una sola versión de referencia por documento; los borradores se quedan fuera del repositorio.
- Un responsable por tipo de documento, encargado de mantener vivas sus reglas.
2. Tipos de documentos por área
- Contratos: contratos con clientes, contratos con proveedores, NDA, adendas.
- Finanzas: facturas de proveedores y de clientes, presupuestos, órdenes de compra, notas de gastos.
- Recursos humanos: contratos de trabajo, adendas, nóminas, documentos administrativos.
- Jurídico y sociedad: estatutos, certificado del registro mercantil (Kbis), actas, delegaciones de poderes.
- Compras y calidad: fichas de proveedores, certificados, acreditaciones, procedimientos.
3. Metadatos obligatorios
- Para todos los tipos: tipo, fecha del documento, parte afectada (cliente, proveedor, empleado), responsable, estado.
- Para los contratos: fecha de entrada en vigor, fecha de fin, preaviso, importe, renovación tácita (sí o no).
- Para las facturas: número, importes sin IVA y con IVA, vencimiento del pago, vínculo con el contrato o el pedido.
4. Reglas de nomenclatura y de versión
- Formato recomendado: AAAA-MM-DD_Tipo_Parte_Objeto (p. ej., 2026-03-15_Contrato_Garcia_Mantenimiento).
- Nada de «final_v3»: la versión activa lleva el estado y la herramienta conserva el historial.
- Adendas y anexos vinculados al documento principal, nunca guardados aparte.
5. Permisos por rol
- Colaborador: sube los documentos y completa los metadatos.
- Validador: aprueba o rechaza con un comentario.
- Lector: consulta según su ámbito (departamento, sede).
- Acceso restringido para los expedientes de RR. HH. y los documentos sensibles.
6. Referencias de conservación (por validar)
- Documentos contables y facturas: 10 años (Code de commerce, art. L123-22).
- Nóminas: 5 años para el empleador (Code du travail, art. L3243-4).
- Contratos mercantiles: 5 años, plazo de prescripción mercantil (Code de commerce, art. L110-4).
- Estatutos de la sociedad: toda su vida y, después, 5 años tras su baja registral.
Errores que evitar
- Reproducir en el gestor documental el árbol de carpetas del Drive.
- Multiplicar los tipos y los campos desde el primer día.
- Dejar carpetas «Varios» o «Por clasificar» sin responsable.
- Olvidar las reglas de eliminación al final del plazo de conservación.
Otros recursos
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
- Implantar un gestor documentalCómo implantar un gestor documental en la empresa: flujo piloto, tipos de documentos, metadatos, permisos, flujos de trabajo y gobernanza. Pasos, errores que evitar y checklist de despliegue.
- Centralizar los documentosGuía para centralizar los documentos de empresa: fuente de verdad, metadatos, accesos y búsqueda. Pasos, errores que evitar y papel de DocPilot.
- Automatizar el procesamientoGuía para automatizar el procesamiento documental: captura, OCR, clasificación y aprobación. Método, errores que evitar y DocPilot.
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