Catálogo de documentos financieros
Facturas, presupuestos, pedidos de compra, notas de gastos, certificados bancarios (RIB): tipos previstos para la clasificación y la extracción.
Solución · Finanzas
Documentos financieros tratados, no amontonados en el buzón de correo
El departamento financiero recibe un flujo continuo de facturas, presupuestos, notas de gastos y justificantes. DocPilot los captura, lee su contenido (OCR + extracción), los envía a los validadores adecuados y permite encontrarlos con la búsqueda, con un estado claro en cada etapa.
Problemas del día a día en finanzas
El cuello de botella no es solo la introducción de datos: es la falta de cualificación y de responsable para cada documento.
- Facturas y presupuestos enterrados en buzones de correo compartidos
- Importes y proveedores tecleados de nuevo a mano
- Validaciones presupuestarias sin SLA ni prioridad visible
- Notas de gastos y certificados bancarios difíciles de encontrar a posteriori
- Ningún vínculo claro entre el documento y la decisión de aprobación
Flujo de trabajo de finanzas en DocPilot
Un circuito pensado para acelerar el tratamiento sin perder el control sobre los importes.
Entrada de los documentos
Facturas y justificantes mediante el correo de recepción, subida o foto; antivirus en la recepción por correo electrónico.
Lectura y extracción
OCR y después extracción asistida (tipo factura, presupuesto, nota de gastos, certificado bancario…) con importes y partes propuestos.
Revisión si es necesaria
Confirmación humana del tipo o de los campos cuando la clasificación lo requiere.
Validación presupuestaria
Flujos de trabajo con etapas de finanzas / manager, quórum y acciones APPROVE / REJECT / REQUEST_CHANGES.
Seguimiento y búsqueda
Panel de tareas y documentos recientes; búsqueda indexada para encontrar un documento por proveedor o importe.
Vea también cómo funciona DocPilot y la documentación.
Funciones relevantes para finanzas
Bandeja de validaciones
Las tareas pendientes están centralizadas; cada decisión deja un comentario y un estado del ciclo de vida.
Notificaciones específicas
Avisos de recepción, extracción, tareas y decisiones, con preferencias de canal configurables.
Panel de control
Vista de los documentos recientes, las tareas pendientes y los elementos por cualificar para priorizar la carga del día.
Casos de uso en finanzas
Circuito de validación de facturas
Recepción por correo → extracción de importe / proveedor → validación del manager → archivo con búsqueda.
Control de una nota de gastos
Foto o PDF, clasificación, etapa de validación, historial de la decisión.
Búsqueda antes del cierre
Encuentre una factura o un certificado bancario por palabras clave del OCR sin abrir diez carpetas compartidas.
Más casos prácticos en el blog de DocPilot.
Beneficios para finanzas
- Menos tiempo entre la recepción y la decisión
- Menos errores al volver a teclear los importes
- Priorización visible mediante tareas y notificaciones
- Documentos localizables para auditorías internas o litigios con proveedores
- Colaboración clara con Compras y la dirección
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿DocPilot sustituye a mi ERP o a mi contabilidad?
No. DocPilot orquesta la captura, la cualificación y la validación de los documentos. La exportación o la integración contable avanzada no es el núcleo del recorrido actual.
¿Qué datos se extraen de una factura?
El proceso de extracción propone campos según el tipo (partes, importes, fechas, etc.). Puede corregirlos antes o durante el circuito.
¿Cómo gestionar las urgencias de final de mes?
Los SLA en las etapas del flujo de trabajo, la bandeja de tareas y las notificaciones ayudan a hacer aflorar las validaciones críticas.
¿Se conservan los originales?
Sí. Los documentos admiten versiones, vista previa y descarga; los originales siguen disponibles con su historial.
Otros roles
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
- ComprasHaga el seguimiento de contratos de proveedores, pedidos de compra y presupuestos: extracción de vencimientos, circuitos compras–jurídico–finanzas, notificaciones y búsqueda. DocPilot para Compras.
- AdministraciónCentralice correspondencia, actas, extractos Kbis, certificados y documentos transversales: captura por correo electrónico, OCR, clasificación, flujos de trabajo y búsqueda. DocPilot para la administración.
- Dirección generalControle validaciones, documentos críticos y responsabilidades entre departamentos: panel de control, flujos de trabajo, notificaciones y búsqueda. DocPilot para la dirección general.
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
- Seguir los vencimientosGuía para seguir los vencimientos y preavisos de los contratos: calendario compartido, responsabilidades y alertas. Pasos, errores que evitar y DocPilot.
- Automatizar la aprobaciónGuía para automatizar la aprobación de contratos: roles, etapas, SLA y notificaciones. Método, errores que evitar y puesta en marcha con DocPilot.
- Automatizar el procesamientoGuía para automatizar el procesamiento documental: captura, OCR, clasificación y aprobación. Método, errores que evitar y DocPilot.
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