Recepción unificada
Carga web, correo entrante o móvil: el documento entra en el mismo circuito.
Flujo de aprobación
Un flujo de aprobación claro, de la recepción al archivo
Un documento recibido solo es útil si recorre un circuito fiable: quién lo analiza, a quién asignarlo, quién aprueba, a quién se notifica, dónde se archiva. DocPilot formaliza este recorrido en un flujo único, visible y trazable, sin cadenas de correos improvisadas.
Recorrido tipo
Seis pasos, un único expediente
El mismo documento pasa por recepción, análisis, asignación, validación, notificación y archivo — sin cambiar de herramienta.
01
Documento recibido
Entrada única
02
Análisis
OCR + IA
03
Asignación
Enrutamiento
04
Validación
Decisión
05
Notificación
Alertas
06
Archivo
Búsqueda
Simulación DocPilot
Demostración interactiva del workflow
Inicie el circuito: la simulación se detiene en la validación — usted decide para continuar con la notificación y el archivo.
Demostración interactiva
Recepción → análisis → asignación → validación → notificación → archivo
Recepción
PDF recibido por correo electrónico entrante
Análisis
OCR + extracción con IA
Asignación
Enrutamiento a Compras
Validación
Decisión humana
Notificación
Aviso a los implicados
Archivo
Expediente localizable
Paso 1 / 6
Documento recibido
PDF recibido por correo electrónico entrante
contrat_nordlog_2026.pdf
Por correo electrónico · inbound@docpilot.app
Historial del circuito
- A la espera de iniciar…
Listo para ilustrar el workflow de DocPilot.
Cuando el «flujo de trabajo» se reduce a un buzón de correo
Sin etapas formalizadas, cada documento vuelve al mismo caos: adjunto, recordatorio, olvido. Nadie ve el estado ni el siguiente responsable.
- Documento recibido del que nadie se hace cargo realmente
- Análisis y clasificación hechos «a ojo»
- Asignación confusa: ¿quién lo tiene?
- Aprobación verbal sin traza, notificaciones manuales, archivo aleatorio
Seis etapas, un solo expediente
DocPilot encadena recepción → análisis (OCR / IA) → asignación → aprobación → notificación → archivo. El mismo expediente contiene el archivo, la ficha, el estado y el registro de acciones.
Vea también el glosario de workflow, la página validación de contratos o la guía automatizar la validación.
Lo que cubre el flujo de trabajo de DocPilot
Análisis asistido
El OCR y la extracción con IA proponen tipo, partes, importes y fechas, que se confirman antes de continuar.
Asignación precisa
El aprobador adecuado (persona, rol o departamento) según sus reglas de negocio.
Aprobación trazada
Aprobar o rechazar con motivo; cada decisión queda registrada con fecha y hora en el expediente.
Notificaciones
Los participantes reciben un aviso al ser asignados y en cada cambio de estado, sin un Excel de recordatorios.
Archivo con búsqueda
Una vez aprobado, el documento sigue siendo fácil de encontrar con su ficha y su historial.
Casos de uso del circuito
Contratos y adendas
Jurídico y después dirección según el importe; notificación a las partes interesadas; archivo firmado.
Documentos administrativos
Recepción → clasificación → aprobación del responsable → notificación a RR. HH. / administración → archivo.
Proveedores y compras
Enrutamiento a compras / jurídico, aprobación desde el móvil, prueba de auditoría en el expediente.
Beneficios
- Estado visible en cada etapa del recorrido
- Responsable identificable sin el recordatorio de «¿en qué punto está?»
- Decisiones demostrables en caso de auditoría
- Menos documentos perdidos entre buzones y carpetas
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay con una simple aprobación de contratos?
La página de aprobación de contratos detalla los circuitos de negocio (roles, rechazos, umbrales). Aquí se visualiza el recorrido documental completo, de la recepción al archivo, aplicable a contratos y a otros documentos.
¿Hacen falta seis etapas en cada documento?
No. El esquema ilustra el recorrido tipo. Usted configura circuitos más cortos o más largos según el tipo, el importe o el departamento.
¿Es obligatorio el análisis antes de la aprobación?
La extracción con IA acelera la ficha; usted confirma los campos clave. Sin confirmación, el flujo no arranca con datos sin controlar.
¿Quién recibe las notificaciones?
El aprobador asignado y, según la configuración, los participantes del expediente (solicitante, departamento, dirección). Las alertas siguen el estado del flujo de trabajo.
Soluciones por área
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
- AdministraciónCentralice correspondencia, actas, extractos Kbis, certificados y documentos transversales: captura por correo electrónico, OCR, clasificación, flujos de trabajo y búsqueda. DocPilot para la administración.
- Departamento jurídicoCentralice NDA, contratos y adendas, extraiga las cláusulas clave, valide mediante circuitos y archive con historial. DocPilot para los equipos jurídicos.
- Recursos humanosCentralice contratos de trabajo, nóminas, documentos de identidad y certificados: OCR, validación de RR. HH., acceso por roles y búsqueda. DocPilot para recursos humanos.
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
- Centralizar los documentosGuía para centralizar los documentos de empresa: fuente de verdad, metadatos, accesos y búsqueda. Pasos, errores que evitar y papel de DocPilot.
- Gestionar los contratosGuía práctica para gestionar los contratos de empresa: repositorio, aprobación, vencimientos y archivo. Método, pasos, errores que evitar y checklist.
- Organizar un gestor documentalGuía para organizar un gestor documental de empresa: gobernanza, tipos, permisos y flujos de trabajo. Método práctico, errores que evitar y despliegue con DocPilot.
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