Plazos bajo control
Cada etapa tiene un responsable identificable; los cuellos de botella se hacen visibles.
Glosario · Procesos
Flujo de trabajo
Secuencia formalizada de etapas, roles y reglas que lleva un documento desde la recepción hasta la aprobación o el archivo.
También llamado: circuito de aprobación · workflow
¿Qué es un flujo de trabajo documental?
Un flujo de trabajo (o circuito de aprobación) describe quién debe actuar, en qué orden y en qué condiciones. Ejemplo: Compras → Jurídico → Dirección según el importe. A diferencia de una cadena de correos, un flujo de trabajo incluye un estado visible, plazos y un registro de cada decisión.
Por qué formalizar los flujos de trabajo
Sin flujo de trabajo, la aprobación depende de los recordatorios personales. Los expedientes se estancan, las excepciones se multiplican y nadie sabe «quién lo tiene en sus manos».
Reglas de negocio
Importe, tipo de documento, sede: el circuito se adapta sin improvisación.
Prueba del proceso
En una auditoría, usted muestra el camino seguido, no un buzón de correo reconstruido a mano.
Errores frecuentes
Demasiadas etapas desde el principio
Un circuito con diez aprobadores nunca se respeta. Empiece por lo sencillo y añada casos después.
Flujo de trabajo sin notificaciones
Si la persona implicada no recibe un aviso, el estado «en aprobación» se queda en teoría.
Flujos de trabajo en DocPilot
DocPilot orquesta circuitos de aprobación sobre contratos y documentos: etapas, notificaciones, registro de auditoría y, después, archivo una vez firmado o aprobado.
- Circuitos configurables por tipo de documento
- Notificaciones y seguimiento de tareas
- Trazabilidad de cada aprobación
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