Guía del usuario de DocPilot

Esta guía está dirigida a los usuarios de negocio (subida, búsqueda, validación) y a los administradores de la organización (equipo, circuitos, tipos de documento). Describe el producto tal como se entrega en el espacio de trabajo web y en la aplicación móvil.

• Promesa del producto: centralizar los contratos, automatizar su tratamiento y agilizar las validaciones.
• Hilo conductor: recepción → control → lectura por IA → circuito de validación → decisión registrada.
• Dos interfaces: gestor documental y administración en la web; bandeja de validación en el móvil.
• Ayuda humana: formulario de contacto del sitio público (sin tickets ni chat integrados).

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   Activar una cuenta invitada

   Si ha recibido una invitación, abra el enlace de activación, indique su nombre y apellidos, elija una contraseña (al menos 10 caracteres, con mayúscula, minúscula y cifra) y, después, inicie sesión en el espacio de su organización.

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   Iniciar sesión

   Abra el espacio de trabajo e introduzca sus credenciales. Tras iniciar sesión, el panel de control muestra los documentos recientes, las tareas de la bandeja de entrada, los documentos en revisión por IA y los contratos en curso.

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   Perfil

   En el perfil puede consultar su identidad, su organización y su rol. También puede cambiar su contraseña.

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   Entender su ámbito

   Además del rol, el acceso a los documentos puede limitarse por departamento. Dos personas con el mismo rol no ven necesariamente los mismos expedientes.

tenant_admin

Administra la organización: equipo, departamentos, cadenas de validación y configuración documental.

manager

Supervisa los circuitos y puede actuar de forma más amplia sobre los documentos y las tareas de su ámbito.

validator

Atiende la bandeja de entrada: aprobar, rechazar, solicitar modificaciones, comentar.

user

Sube y consulta documentos dentro de su ámbito; participa según los derechos concedidos.

viewer

Solo consulta, sin acciones de validación ni de administración.

Departamento

Quién valida: Jurídico, Finanzas, Compras, RR. HH.… DocpilotAI detecta automáticamente el departamento de un documento y usted puede corregirlo con un clic. Cada organización empieza con una lista completa de departamentos por defecto.

Tipo de documento

Catálogo por organización: esquema de extracción (campos esperados) y cadena de validación por defecto asociada.

Desde la página Equipo, un administrador invita a miembros con un rol, los vincula a uno o varios departamentos y gestiona el repositorio de departamentos. Los permisos de invitación y de gestión están reservados a los roles autorizados.

Cada organización dispone de una dirección de recepción. Los adjuntos recibidos se convierten en documentos igual que una subida web. Los destinatarios desconocidos se ignoran; el tratamiento (control, OCR, extracción, flujo de trabajo) comienza después de forma asíncrona.

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   Subida web

   Arrastre y suelte un archivo y elija el título y el tipo; DocpilotAI propone el departamento, que usted puede corregir, así como etiquetas. El archivo se envía al almacenamiento seguro y, a continuación, pasa por el análisis antivirus y el proceso de lectura.

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   Después de la recepción

   Una notificación puede avisar de que se ha recibido el documento. Los estados técnicos (extracción, error, revisión) son distintos de los estados de negocio (borrador, en revisión, aprobado…).

• Formatos: tipos MIME autorizados por la plataforma (en primer lugar, PDF e imágenes habituales).
• Tamaño máximo: se aplica en la subida; un archivo demasiado grande se rechaza antes del tratamiento.
• Antivirus: no se inicia ningún OCR ni flujo de trabajo sobre un archivo detectado como infectado.

Ciclo de vida de negocio

DRAFT, IN_REVIEW, APPROVED, REJECTED, CHANGES_REQUESTED, ARCHIVED.

Estado de tratamiento

Indica en qué punto está el proceso: revisión necesaria, extracción en curso, enviado a un flujo de trabajo o con error.

Versiones

Una nueva versión no sobrescribe el original. Se conserva el historial de versiones y de extracciones.

• Ficha de documento: vista previa, campos extraídos, metadatos, versiones, etiquetas, historial, comentarios.
• Asistente documental: panel siempre accesible para consultar un documento (y documentos vinculados) en cuanto el texto está disponible.
• Clasificación: departamento (detectado automáticamente por DocpilotAI, modificable), etiquetas y metadatos manuales, a menudo necesarios antes de iniciar un circuito.
• Descarga del original según el permiso documents.download.
• Búsqueda: título, texto OCR, número de contrato, partes, etiquetas; filtros por tipo, departamento, estado y fechas.

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   OCR

   Se lee el archivo (texto nativo o reconocimiento). Puede generarse una vista previa para la consulta.

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   Clasificación

   Se propone un tipo de documento con una puntuación de confianza. Por debajo del umbral configurado por la organización, se exige una revisión humana.

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   Extracción

   Se rellenan los campos del esquema del tipo (p. ej., contrato de proveedor: número, partes, fechas, importe, moneda, preaviso, jurisdicción, firmantes). Cada campo lleva una puntuación y su procedencia.

En la revisión humana (HITL), un usuario autorizado corrige los campos. El historial conserva la extracción anterior; después, el circuito puede iniciarse con la versión corregida. Los originales nunca se sobrescriben.

• Umbrales de confianza configurables por organización (clasificación y extracción).
• Proveedores de OCR / LLM elegidos por organización; no se reivindica ningún entrenamiento con sus contratos.
• El contenido de los documentos no se registra en los logs de la aplicación.

Tipos de etapa

APPROVAL, REVIEW, INFORMATION, SIGNATURE, ARCHIVE.

Cadena de validación

Una lista ordenada de validadores nominales, propia de cada departamento. El documento enviado a un departamento sigue su cadena etapa por etapa.

Decisión

En cada etapa, el validador valida (paso a la etapa siguiente y, al final, aprobación), rechaza (fin del circuito) o solicita modificaciones (devolución al autor y reinicio desde la primera etapa).

Desde la bandeja Tareas, abra una tarea para ver la vista previa, los campos extraídos y el historial. Acciones posibles: aprobar, rechazar, solicitar modificaciones, reasignar, comentar. Los plazos y recordatorios ayudan a que nada quede sin respuesta.

• Administración: crear / editar un circuito (nueva versión), publicar, pausar, reanudar o cancelar una instancia.
• Ayuda contextual: en las páginas de flujos de trabajo, un panel «Entender y configurar un flujo de trabajo» detalla etapas, asignaciones, quórum y publicación.
• El flujo de trabajo solo se inicia tras un enrutamiento documental correcto (tipo + confianza + flujo activo).
• Cada acción alimenta un registro inmutable para la trazabilidad.

• En la web: lista de contratos (título, referencia, estado del flujo, departamento, responsable, vencimiento) con enlace al documento asociado.
• En el móvil: creación y seguimiento de contratos pequeños, como complemento de la bandeja de validación.
• El estado de negocio del contrato se mantiene alineado con el avance del circuito de validación.

Los eventos de negocio generan notificaciones en la aplicación (campana en la web) y, según la configuración, correos electrónicos. Las preferencias permiten ajustar lo que recibe.

• Documento recibido, OCR / extracción terminados, revisión necesaria.
• Flujo de trabajo iniciado, tarea asignada, recordatorio de plazo.
• Decisión: aprobado, rechazado, circuito terminado.
• Push en el móvil: arquitectura prevista; el uso habitual sigue siendo la bandeja de entrada + las notificaciones de la aplicación.

• Consultar el documento y los campos extraídos.
• Aprobar, rechazar o solicitar una modificación.
• Recibir las notificaciones de tareas; enlace directo (deep link) a una tarea.
• Crear / seguir contratos nativos sencillos; reunir varias fotos en un único PDF cuando el recorrido lo propone.
• Asistente documental y visita guiada (discovery tour) para descubrir los gestos clave en el primer uso.

• Android: descarga del APK desde la página de inicio (#mobile), instalación manual.
• iOS: distribución mediante TestFlight (enlace público en cuanto se publique en App Store Connect).

• Aislamiento de cada organización mediante el token de autenticación, reforzado en la base de datos (RLS) y con un prefijo de almacenamiento de objetos dedicado.
• RBAC + ámbitos por departamento / permisos por documento (grants).
• Originales inmutables: las nuevas versiones se añaden, nunca hay sobrescrituras silenciosas.
• Auditoría append-only de las acciones sensibles y registro de los flujos de trabajo.
• Análisis antivirus (ClamAV) en la recepción por correo electrónico, antes del OCR y del enrutamiento.
• Política de IA: proveedores elegidos por organización; no se reivindica ningún entrenamiento con sus contratos.

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   Un proveedor envía un PDF por correo electrónico

   El mensaje llega a la dirección de recepción → se crea el documento → OCR / extracción → revisión si la confianza es insuficiente → DocpilotAI detecta el departamento (p. ej., Compras) e inicia su cadena de validación → archivo. Cada decisión queda en el registro.

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   Un colaborador sube un escaneo

   Subida web → DocpilotAI detecta el departamento; añada etiquetas si es necesario → el documento aparece en el gestor documental → búsqueda posterior por proveedor, número o palabra clave del OCR.

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   Un validador atiende su cola

   Abre la bandeja de entrada → selecciona una tarea → lee la vista previa y la extracción → aprueba, rechaza o solicita modificaciones. En el móvil, el mismo recorrido cabe en la bandeja dedicada.

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   Un administrador publica un circuito

   Invita a los validadores → configura la cadena de validación del departamento de Compras (orden de los validadores nominales) → publica la cadena activa.

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   Desde el sitio web

   Abra la sección Contacto (#contact). Un aviso le invita a rellenar el formulario o a escribir directamente a la dirección indicada (por defecto, social@docpilot-app.com).

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   Formulario

   Indique primero una dirección de correo electrónico de respuesta y, después, su nombre, opcionalmente su empresa, y su mensaje. Le responderemos a esa dirección; el mensaje se transmite al equipo de DocPilot por correo electrónico.

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   En el espacio de trabajo

   Para un presupuesto Enterprise, la facturación y la página de Precios ofrecen un enlace mailto a la misma dirección de contacto. Las dudas de uso se resuelven primero con esta documentación, la ayuda contextual de los flujos de trabajo y el asistente documental.