Control del riesgo
Jurídico y dirección ven los expedientes que les conciernen, en el momento oportuno.
Glosario · Procesos
Aprobación documental
Proceso formal de aprobación de un documento por los roles implicados (negocio, jurídico, dirección) antes de su firma, difusión o archivo.
También llamado: validación documental · circuito de aprobación
¿Qué es la aprobación documental?
La aprobación documental es el acto (y el proceso) por el que una o varias personas confirman que un documento es aceptable para el paso siguiente: firma, pago, difusión interna, archivo. Suele apoyarse en un flujo de trabajo: etapas, reglas (importe, tipo), plazos y notificaciones. Se distingue de la simple «revisión» informal por su trazabilidad.
Por qué formalizarla
Sin una aprobación estructurada, los compromisos se asumen demasiado pronto, o demasiado tarde, por no saber quién debe decidir.
Fluidez operativa
Compras y operaciones no se quedan bloqueados en un buzón de correo opaco.
Prueba
Quién aprobó qué y cuándo: imprescindible en una auditoría o un litigio.
Errores frecuentes
Aprobación = firma
Se puede (y a menudo se debe) aprobar antes de enviar a la firma electrónica.
Todo el mundo lo aprueba todo
Los circuitos demasiado amplios ralentizan sin mejorar el control. Segmente según lo que esté en juego.
La aprobación en DocPilot
DocPilot materializa la aprobación documental mediante flujos de trabajo, tareas y un registro de auditoría, incluso cuando la IA ha preparado la ficha.
- Circuitos por tipo y reglas de negocio
- Estado visible en todo momento
- Historial de decisiones
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