Tipos de compras en el catálogo
Contratos de proveedores, presupuestos, pedidos de compra, facturas: la clasificación y la extracción se ajustan a sus documentos reales.
Solución · Compras
Un departamento de compras que sabe en qué punto está cada compromiso con proveedores
Los compradores hacen malabares con presupuestos, pedidos de compra, contratos de proveedores y adendas. DocPilot centraliza estos documentos, extrae la información útil (partes, importes, fechas) y los hace circular por el circuito de validación adecuado.
Problemas del día a día en Compras
Sin un repositorio único, el ciclo de proveedores se pierde entre el correo, las hojas de vencimientos y las carpetas compartidas.
- Contratos de proveedores y adendas imposibles de encontrar en el momento de renegociar
- Vencimientos y preavisos descubiertos demasiado tarde
- Validaciones cruzadas entre compras, jurídico y finanzas en correos electrónicos
- Presupuestos y pedidos no vinculados al compromiso final
- Recordatorios manuales para saber quién tiene todavía que firmar o validar
Flujo de trabajo de Compras en DocPilot
Desde el documento del proveedor entrante hasta la decisión, con los validadores adecuados en cada etapa.
Captura del documento
Correo de recepción dedicado a la organización, subida desde la web o foto convertida en PDF en la aplicación.
Clasificación y ficha
El proceso distingue contrato de proveedor, presupuesto, pedido de compra, factura… y extrae importe, proveedor y fechas.
Enrutamiento por área de negocio
El flujo de trabajo asigna las etapas al departamento de Compras y, después, a jurídico o a finanzas según la definición publicada.
Decisión y seguimiento
Bandeja de tareas: aprobar, rechazar o solicitar modificaciones; notificaciones en la aplicación y por correo electrónico.
Consulta de los contratos
La lista de contratos permite encontrar los compromisos en seguimiento, vinculados a los documentos y a los flujos de trabajo.
Vea también cómo funciona DocPilot y la documentación.
Funciones relevantes para Compras
Circuitos entre departamentos
Asigne una etapa a un departamento, un área, un rol o una persona: ideal para Compras → Jurídico → Finanzas.
Notificaciones y resumen
Los validadores reciben avisos de los documentos recibidos, las tareas y las decisiones, sin recordatorios manuales sistemáticos.
Búsqueda y filtros
Encuentre un proveedor, un importe o un tipo de documento mediante el índice (título, OCR, etiquetas, metadatos).
Casos de uso en Compras
Renovación de un contrato marco
Vencimiento extraído, circuito de nueva validación, versión firmada archivada y localizable.
Validación de un presupuesto y después de un pedido
Cada documento sigue su flujo de trabajo; el historial de decisiones queda vinculado al documento.
Litigio con un proveedor
Encuentre rápidamente el contrato, las adendas y el hilo de validaciones para preparar una respuesta.
Más casos prácticos en el blog de DocPilot.
Beneficios para Compras
- Menos hojas de vencimientos paralelas
- Visibilidad del estado de cada validación
- Menos datos tecleados de nuevo entre el PDF y Excel
- Colaboración clara con jurídico y finanzas
- Archivo aprovechable después de la firma
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿DocPilot gestiona los contratos de proveedores?
Sí, para el ciclo recepción → extracción → validación → archivo. La lista de contratos puede consultarse en la aplicación; la gestión operativa pasa por los documentos y los flujos de trabajo.
¿Se puede hacer validar un pedido por finanzas después de Compras?
Sí. Publique un flujo de trabajo de varias etapas con asignación por departamento, rol o usuario, y acciones de aprobación / rechazo / solicitud de modificaciones.
¿Cómo llegan los documentos de los proveedores?
Mediante la dirección de correo de recepción de la organización, la subida web (incluidas las fotos convertidas en PDF) o la aplicación móvil.
¿Cómo anticipar una renovación?
Las fechas extraídas en la ficha del documento, la búsqueda y las notificaciones de tareas ayudan a priorizar los expedientes antes del vencimiento, sin una hoja de cálculo aparte.
Otros roles
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
- FinanzasCentralice facturas, presupuestos, notas de gastos y certificados bancarios, extraiga importes y partes, valide mediante flujos de trabajo y busque sin Excel. DocPilot para finanzas.
- Departamento jurídicoCentralice NDA, contratos y adendas, extraiga las cláusulas clave, valide mediante circuitos y archive con historial. DocPilot para los equipos jurídicos.
- Dirección generalControle validaciones, documentos críticos y responsabilidades entre departamentos: panel de control, flujos de trabajo, notificaciones y búsqueda. DocPilot para la dirección general.
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
- Seguir los vencimientosGuía para seguir los vencimientos y preavisos de los contratos: calendario compartido, responsabilidades y alertas. Pasos, errores que evitar y DocPilot.
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