Preguntas frecuentes de DocPilot

DocPilot es un gestor documental con IA multi-tenant: centraliza documentos y contratos, lee su contenido (OCR + DocpilotAI) y después orquesta los circuitos de validación hasta el archivo en un repositorio con búsqueda.

Para los departamentos jurídico, de compras, de finanzas y la dirección general, así como para las pymes que quieren un recorrido documental sin un proyecto complejo de gestión documental ni un motor BPM externo.

Los documentos dispersos, los contratos perdidos en el correo electrónico, la introducción manual de datos repetida, las validaciones lentas y la falta de una visión clara del estado de cada expediente.

Sí. DocPilot es un SaaS multi-tenant: cada organización dispone de su propio espacio. La organización activa la determina la sesión de autenticación, no un parámetro que el cliente pueda manipular. El aislamiento se refuerza en la base de datos (RLS) y en el almacenamiento de objetos (prefijo dedicado). Consulte también la página Seguridad.

El sitio web y las aplicaciones de DocPilot se alojan en una infraestructura cloud ubicada en la Unión Europea.

No. El producto describe prácticas de diseño (aislamiento multi-tenant, auditoría, originales inmutables, análisis antivirus en la recepción por correo electrónico). En este sitio no se reivindica ninguna certificación ISO, SOC 2 ni HDS, ni ninguna garantía regulatoria. Consulte la página Seguridad.

En la recepción por correo electrónico se realiza un análisis antivirus (ClamAV) antes del OCR y del enrutamiento. Las subidas web controlan el tipo de archivo (magic bytes) al finalizar; el acceso a los archivos se hace mediante URL firmadas de duración limitada.

Sí. Un registro de auditoría de solo anexado (append-only) guarda las acciones sensibles y el desarrollo de los flujos de trabajo: quién recibió, confirmó, validó, rechazó o solicitó una modificación, y cuándo.

El servicio está diseñado para respetar el RGPD (alojamiento en la UE, derechos de los interesados, encargados del tratamiento documentados), sin certificado de conformidad absoluta. Encontrará un resumen en la página RGPD y el detalle de los tratamientos en la política de privacidad.

El OCR hace legible el contenido del archivo (texto nativo o reconocimiento óptico). Es la primera etapa del proceso de lectura, independiente del circuito de validación de negocio. También puede generarse una vista previa para la consulta.

Sí. Los documentos pueden llegar por correo electrónico, subida web o foto desde el móvil. A continuación, el proceso lee el archivo para producir un texto aprovechable por la clasificación, la extracción y la búsqueda.

Sí. Los proveedores de OCR (y de LLM) se eligen por organización. DocPilot no reivindica ningún entrenamiento de modelos con sus contratos.

Propone un tipo de documento, extrae los campos previstos para ese tipo (número, partes, fechas, importes, cláusulas clave, etc.) y rellena la ficha con una puntuación de confianza y su procedencia. Usted confirma antes de iniciar el circuito.

No. DocpilotAI propone; las validaciones siguen siendo humanas y quedan registradas. Aprobar, rechazar o solicitar una modificación es una decisión humana dentro del flujo de trabajo.

El documento no pasa automáticamente al flujo de trabajo. Se somete a revisión humana: un usuario autorizado corrige los campos, el historial conserva la extracción anterior y, después, el circuito puede iniciarse con la versión corregida. Los originales nunca se sobrescriben.

Usted elige el tipo con un clic; la extracción se relanza según el esquema asociado a ese tipo.

Una vez disponible el texto, usted selecciona uno o varios documentos y hace una pregunta. DocpilotAI responde a partir del contenido (asistente documental en web y móvil).

No. No se reivindica ningún entrenamiento con sus contratos. La política de OCR y de modelos de IA (proveedores) puede definirse por organización.

Un contrato es un objeto de negocio distinto del archivo: partes, importe, fechas, departamento, responsable, vencimiento y vínculo con uno o varios documentos. Su estado de negocio sigue el avance del circuito de validación.

No, hoy no es el núcleo del producto. DocPilot orquesta la vida de los documentos y de las validaciones en torno al contrato (recepción, lectura, circuito, archivo).

En la web: lista de contratos (título, referencia, estado del flujo, departamento, responsable, vencimiento) con enlace al documento asociado. En el móvil: creación y seguimiento de contratos pequeños, como complemento de la bandeja de validación.

No. Los flujos de trabajo son nativos: definiciones versionadas, una versión activa por tipo de documento, tareas en la bandeja de entrada, acciones de aprobación y registro inmutable. El OCR y la extracción siguen siendo un proceso independiente, que se ejecuta antes del circuito de negocio.

Cada organización define sus circuitos. Una etapa puede asignarse a un usuario, un rol, un departamento (p. ej., jurídico) o un área (p. ej., compras). Los modos «basta con uno», «todos» o quórum adaptan la decisión a la forma de trabajar del equipo.

Los administradores de la organización (y los roles con los permisos correspondientes) publican las definiciones versionadas. Los validadores atienden las tareas sin modificar el circuito.

Tras un enrutamiento documental correcto: tipo confirmado, confianza suficiente (o revisión humana terminada) y flujo activo asociado al tipo. La instancia queda fijada en la versión del circuito vigente en el momento del inicio.

Los roles del sistema incluyen, entre otros: administrador de la organización (equipo, departamentos, áreas, flujos de trabajo), manager, validador (bandeja de entrada), usuario (subida y consulta dentro de su ámbito) y lector (solo consulta).

Desde la página Equipo, un administrador envía una invitación con un rol. El colaborador activa su cuenta mediante el enlace recibido por correo electrónico, indica su identidad y elige una contraseña; después se une al espacio de la organización.

La web ofrece el gestor documental completo, la administración y la configuración de los flujos de trabajo. El móvil está pensado para la bandeja de validación (consultar, aprobar, rechazar, solicitar una modificación) y el seguimiento ligero de contratos, no para replicar todo el gestor documental.

DocPilot combina un rol (RBAC) y unos ámbitos: departamento, área y permisos por documento (grants). Los derechos siguen esta estructura; cada persona solo ve su ámbito.

No necesariamente. Además del rol, el acceso puede limitarse por departamento y por área. Dos validadores pueden tener, por tanto, colas de tareas y expedientes diferentes.

La descarga del original depende del permiso documents.download, concedido según el rol y el ámbito, y no automáticamente a todos los miembros de la organización.

Por correo electrónico (dirección de recepción de la organización), mediante subida en la web o como foto desde el móvil. El tratamiento (control, OCR, extracción y, en su caso, flujo de trabajo) comienza después de forma asíncrona.

No. La interfaz web ofrece una lista filtrable, metadatos (departamento, área, etiquetas) y una búsqueda, no un explorador de carpetas. La visibilidad respeta siempre el ámbito de cada usuario, sin fugas entre organizaciones.

No. Los originales son inmutables: cada nueva versión se añade a la anterior y se conserva el historial de versiones y de extracciones. No hay sobrescrituras silenciosas.

El documento puede pasar al estado de error técnico. Compruebe el formato y el tamaño y, después, relance el tratamiento o vuelva a subir el archivo. Los metadatos y el historial siguen disponibles para diagnosticar el problema.

El gestor documental web ofrece búsqueda de texto completo y filtros. Puede buscar en el título, el texto OCR, el número de contrato, las partes y las etiquetas, y después filtrar por tipo, departamento, área, estado y fechas.

No. La clasificación (departamento, área, etiquetas) ayuda al enrutamiento y a los filtros, pero la búsqueda también se basa en el contenido OCR y en los campos extraídos. No hay ninguna estructura de carpetas que mantener a mano.

Tras la clasificación (departamento, área) y la lectura por IA, el documento sigue su circuito. Cada validador puede aprobar, solicitar una modificación o rechazar. Las decisiones quedan registradas.

Sí. La aplicación móvil está pensada para la bandeja de validación: consultar el documento, ver los datos extraídos, aprobar, rechazar o solicitar una modificación.

Sí: notificaciones en la aplicación y correos electrónicos según la configuración de la organización (documento recibido, tarea pendiente, decisión tomada).

Tras la validación (o según el ciclo de vida de negocio de la organización), el expediente pasa al estado archivado y permanece en el repositorio de la organización, con su historial.

Sí. El archivo conserva el expediente en el repositorio: sigue siendo localizable mediante la búsqueda, con el registro de auditoría y el historial de versiones. No es una eliminación.

El ciclo de vida de negocio incluye, entre otros: borrador, en revisión, aprobado, rechazado, modificaciones solicitadas y archivado, además del estado de tratamiento del proceso (extracción, enrutamiento, error, etc.).