Circuitos de varias etapas
Encadene jurídico, compras y dirección según el tipo o el importe.
Aprobación de contratos
Aprobación de contratos: un circuito claro en lugar de recordatorios interminables
La aprobación de contratos suele fallar por falta de proceso: el PDF circula, los comentarios se pierden, el rechazo no se motiva y la dirección no ve el cuello de botella. DocPilot formaliza el circuito (quién aprueba, en qué orden, con qué notificaciones) sin dejar de situar en el centro el documento y su ficha.
Cuando la aprobación se hace «por chat»
Un sí de palabra, un emoji, un correo de «ok por mi parte»: nada queda vinculado al documento. Ante una duda, nadie encuentra la decisión.
- Orden de aprobación confuso (¿jurídico antes o después de compras?)
- Recordatorios manuales que se olvidan
- Rechazos sin un motivo aprovechable para corregir
- Ninguna visión de conjunto de los expedientes pendientes
Flujos de aprobación en DocPilot
Tras la extracción y la confirmación de la ficha, el contrato entra en un circuito: etapas, aprobadores, notificaciones. Aprobación o rechazo motivado desde la web o el móvil. Cada acción queda registrada.
Más información sobre cómo funciona DocPilot o consulte la documentación.
Funcionalidades al servicio de la aprobación
Notificaciones y cola de trabajo
Cada aprobador ve lo que tiene pendiente; los recordatorios ya no dependen de un seguimiento en Excel.
Rechazo motivado
Un comentario estructurado evita idas y venidas confusas y acelera la corrección.
Aprobación desde el móvil
Aprobar una adenda desde el tren o desde las instalaciones de un cliente, sin perder la traza.
Ejemplos de circuitos
Umbral según el importe
Por debajo de X €: solo compras. Por encima: jurídico y después dirección.
NDA y contratos estándar
Circuito corto para los modelos ya acotados, circuito largo para las excepciones.
Adendas urgentes
Prioridad en la cola y aprobación desde el móvil para no bloquear una operación.
Más casos prácticos en el blog de DocPilot.
Beneficios
- Responsabilidades explícitas en cada etapa
- Plazos de aprobación medibles
- Prueba de quién decidió, útil en una auditoría
- Menos bloqueos por ausencias (visibilidad + móvil)
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Se pueden tener varios circuitos de aprobación?
Sí. Usted define flujos de trabajo adaptados a los tipos de documentos o a las reglas internas (importe, naturaleza del contrato, etc.).
¿Qué ocurre en caso de rechazo?
El rechazo se registra con un motivo. El documento puede corregirse y volver a enviarse al circuito según su organización.
¿Todos los aprobadores deben tener una cuenta?
Sí, los participantes del circuito son usuarios del espacio de la organización, con los permisos adecuados.
¿Cómo priorizar sin Excel?
Las colas de trabajo, los estados y los metadatos (importe, vencimiento) permiten tratar primero lo crítico, sin hoja de cálculo paralela.
Soluciones por área
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
- Departamento jurídicoCentralice NDA, contratos y adendas, extraiga las cláusulas clave, valide mediante circuitos y archive con historial. DocPilot para los equipos jurídicos.
- ComprasHaga el seguimiento de contratos de proveedores, pedidos de compra y presupuestos: extracción de vencimientos, circuitos compras–jurídico–finanzas, notificaciones y búsqueda. DocPilot para Compras.
- FinanzasCentralice facturas, presupuestos, notas de gastos y certificados bancarios, extraiga importes y partes, valide mediante flujos de trabajo y busque sin Excel. DocPilot para finanzas.
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
- Automatizar la aprobaciónGuía para automatizar la aprobación de contratos: roles, etapas, SLA y notificaciones. Método, errores que evitar y puesta en marcha con DocPilot.
- Gestionar los contratosGuía práctica para gestionar los contratos de empresa: repositorio, aprobación, vencimientos y archivo. Método, pasos, errores que evitar y checklist.
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