Reducir el caos informativo
Menos duplicados, menos versiones concurrentes y menos carpetas «personales».
Glosario · Gestión documental
Gestión documental
Conjunto de prácticas y sistemas (a menudo un DMS / gestor documental) para crear, clasificar, compartir, aprobar y archivar los documentos de la empresa.
También llamado: document management · DMS · Document Management System
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental (document management) designa la gestión del ciclo de vida de los documentos: captura, clasificación, uso compartido controlado, aprobación, difusión y archivo. La herramienta correspondiente es un gestor documental o DMS (Document Management System); en Francia se habla de «GED». La gestión de contratos es una especialización orientada a los compromisos contractuales.
Alcance en la empresa
Procedimientos, facturas, contratos, expedientes de RR. HH., documentos de proyecto: la gestión documental abarca todo el fondo documental, no solo los contratos.
Proteger el acceso
Permisos por rol o sensibilidad, en lugar de enlaces compartidos sin fin.
Agilizar el trabajo
Encontrar y hacer circular el documento correcto sin reclamarlo a tres departamentos.
Errores frecuentes
Proyecto «big bang»
Migrar diez años de archivos antes de tener un proceso sencillo retrasa el valor. Priorice los flujos activos.
Olvidar a las personas
Sin roles y sin una formación mínima, incluso el mejor gestor documental se queda vacío.
Gestión documental con DocPilot
DocPilot combina gestor documental, OCR, extracción y flujos de trabajo para los documentos y contratos operativos, desde el flujo entrante hasta el archivo localizable.
- Captura y clasificación centralizadas
- Aprobación y trazabilidad
- Búsqueda semántica y por metadatos
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Soluciones por área
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
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- Recursos humanosCentralice contratos de trabajo, nóminas, documentos de identidad y certificados: OCR, validación de RR. HH., acceso por roles y búsqueda. DocPilot para recursos humanos.
- Dirección generalControle validaciones, documentos críticos y responsabilidades entre departamentos: panel de control, flujos de trabajo, notificaciones y búsqueda. DocPilot para la dirección general.
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