Aislamiento multitenant
Cada organización dispone de su propio espacio y de sus datos, aislados de los demás clientes.
Solución · Grupos empresariales
Gobernanza documental sin una suite heredada de dos años
Un grupo empresarial necesita pruebas, ámbitos de acceso claros y circuitos que atraviesen varias direcciones, sin implantar un gestor documental tradicional y rígido. DocPilot aísla cada organización (multitenant), aplica roles, departamentos y dominios, registra las decisiones y ofrece un plan Enterprise (cuotas, acompañamiento, requisitos de seguridad avanzados) bajo presupuesto.
Retos documentales a la escala de un grupo
El riesgo ya no es solo operativo: se trata de la capacidad de demostrar, compartimentar y hacer circular las decisiones al nivel adecuado.
- Muchos volúmenes y muchos aprobadores: colas de aprobación opacas
- Necesidad de compartimentar por departamento o dominio sin multiplicar los silos de archivos
- Exigencias de trazabilidad para el control interno, la auditoría o los litigios
- Adopción difícil de las suites tradicionales de gestión documental / CLM, demasiado largas de configurar
- Necesidad de acompañamiento y de cuotas adaptadas, más allá del autoservicio
Flujo de trabajo para grupos en DocPilot
El mismo recorrido de producto, dimensionado para organizaciones estructuradas: confirmación humana, circuitos completos, auditoría aprovechable.
Ingesta controlada
Correo entrante, carga web o móvil; análisis antivirus en la entrada por correo; vinculación al ámbito (departamento / dominio) de la organización.
Lectura y extracción
El OCR y DocpilotAI proponen el tipo y los metadatos; la política de OCR / modelos de IA puede definirse por organización.
Control antes del circuito
Confirmación humana cuando la puntuación o el tipo lo exigen: una barrera antes de implicar a varias direcciones.
Circuitos entre varias direcciones
Etapas, quórum, SLA, rechazo y solicitud de cambios; notificaciones para cumplir los plazos entre jurídico, compras, finanzas y dirección.
Archivo y pruebas
Historial de versiones, comentarios, acciones de aprobación y registro de auditoría: quién vio, confirmó, aprobó o rechazó, y cuándo.
Vea también cómo funciona DocPilot y la documentación.
Capacidades pertinentes para una gran organización
Permisos por roles, departamentos y dominios
Los permisos detallados se aplican sobre el repositorio: cada persona solo ve su ámbito.
Registro de auditoría y versiones
Originales preservados, historial de versiones y acciones registradas: una base para los controles y los litigios.
Plan Enterprise
Bajo presupuesto: cuotas y roles adaptados, incorporación dedicada, requisitos de seguridad avanzados, más allá de Starter / Business.
Casos de uso para grupos empresariales
Circuitos jurídicos y de compras transversales
Contratos marco, adendas y NDA con aprobadores encadenados y pruebas de las decisiones.
Gestión por la dirección general
Los expedientes que requieren un arbitraje llegan con su contexto (ficha, historial) y pueden aprobarse desde la web y el móvil.
Respuesta a un control o un litigio
Encontrar la versión de referencia, las aprobaciones y los documentos vinculados sin reconstruir un hilo de correos.
Más casos prácticos en el blog de DocPilot.
Beneficios para un grupo empresarial
- Gobernanza de los accesos sin un plan de clasificación manual masivo
- Pruebas aprovechables (auditoría, versiones, decisiones)
- Un recorrido operativo en semanas en lugar de un proyecto de gestor documental de dos años
- Acompañamiento Enterprise cuando los volúmenes y los requisitos lo imponen
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿DocPilot gestiona varias filiales en una sola cuenta?
Cada organización de DocPilot es un espacio aislado (multitenant). Los permisos internos (roles, departamentos, dominios) estructuran los ámbitos dentro de ese espacio. Para entidades separadas, el plan (a menudo Enterprise) se dimensiona según su gobernanza, sin inventar una consolidación a nivel de holding que no se ofrece.
¿Qué certificaciones de seguridad se declaran?
En el sitio no se declara ninguna certificación ISO, SOC 2 o HDS. En cambio: alojamiento en la UE, aislamiento multitenant, acceso por ámbito, registro de auditoría y política de privacidad pública.
¿Cuándo pasar a Enterprise?
Cuando las cuotas de Starter / Business, el acompañamiento o unos requisitos de seguridad específicos superan el autoservicio. Contacte con nosotros para solicitar un presupuesto.
¿DocPilot sustituye a una herramienta de firma o a un abogado?
No. DocPilot estructura el recorrido documental (recepción, extracción, aprobación interna, archivo). La firma y el asesoramiento jurídico quedan fuera del ámbito del producto.
Soluciones por rol
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
- Dirección generalControle validaciones, documentos críticos y responsabilidades entre departamentos: panel de control, flujos de trabajo, notificaciones y búsqueda. DocPilot para la dirección general.
- ComprasHaga el seguimiento de contratos de proveedores, pedidos de compra y presupuestos: extracción de vencimientos, circuitos compras–jurídico–finanzas, notificaciones y búsqueda. DocPilot para Compras.
- Departamento jurídicoCentralice NDA, contratos y adendas, extraiga las cláusulas clave, valide mediante circuitos y archive con historial. DocPilot para los equipos jurídicos.
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
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