Gestión documental y organización
El coste de una mala gestión documental
Lo que sale caro no es el precio del almacenamiento: es el tiempo y el riesgo que rodean a los archivos equivocados.
Por Equipo DocPilot1 min de lectura
El coste de una mala gestión documental es distinto del coste de una mala gestión de contratos: aquí el reto abarca todo el fondo documental (procedimientos, facturas, escaneos, documentos de negocio), no solo los vencimientos contractuales.
Partidas de coste habituales
- Tiempo de búsqueda y recordatorios
- Decisiones tomadas sobre una versión equivocada
- Incorporaciones más largas
- Preparación improvisada de auditorías
- Copias descontroladas (riesgo de fuga o de desincronización)
Preguntas frecuentes
- ¿Dónde está el coste principal?
- En el tiempo de búsqueda, la doble introducción de datos, los errores de versión y los retrasos en las decisiones; rara vez en los GB de almacenamiento.
- ¿Cómo hacer una estimación rápida?
- Multiplique el tiempo medio de una búsqueda crítica por el número de veces que ocurre al mes y por el coste horario total del empleado.
- ¿Cómo reduce DocPilot este coste?
- Repositorio único, fichas asistidas, búsqueda y validación trazable: menos tiempo persiguiendo PDF.
Reduzca el coste del «archivo inencontrable»
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