Ficha de contrato estructurada
Importe, proveedor, vencimiento, preaviso: los campos útiles para priorizar, sin un plan de clasificación impuesto a mano.
Software de gestión de contratos
Software de gestión de contratos: centralice, apruebe y anticipe cada vencimiento
DocPilot es el software de gestión de contratos pensado para los equipos que no tienen un CLM pesado: cada contrato llega por correo electrónico, carga o foto, la IA prepara la ficha, el circuito de aprobación formaliza la decisión y los vencimientos y la versión firmada siguen a la vista. Un repositorio operativo, en francés, alojado en la UE.
Los problemas que resuelve DocPilot
Lo que sale caro no es el PDF: es no tener un estado, un responsable ni un vencimiento visibles. Compras, jurídico y dirección se persiguen para saber «en qué punto está el contrato», mientras Excel y Drive se convierten por defecto en la fuente de verdad.
- Varias versiones sin una única fuente de verdad
- Vencimientos y plazos de preaviso detectados demasiado tarde
- Aprobaciones dispersas en hilos de correo
- Ningún registro claro ante una auditoría o un litigio
- Hojas de cálculo que divergen en cuanto dos personas las actualizan
- Contratos de proveedores y NDA mezclados sin un estado fiable
Workflow
Seis pasos, un único expediente de contrato
Cada contrato (o adenda) llega por correo electrónico, carga o foto. El OCR y la IA proponen tipo, partes, importe, fechas y preaviso; usted confirma; el documento sigue el circuito adecuado. Una vez aprobado, se puede seguir buscando, con el historial de decisiones y las alertas de vencimiento.
01
Recepción
Correo / subida
02
Extracción
OCR + IA
03
Ficha
Campos clave
04
Validación
Circuito
05
Vencimientos
Preaviso
06
Archivo
Búsqueda
Vea también la validación de contratos, el OCR para contratos y la guía completa.
Demostración
Del PDF recibido a la fuente de verdad
Simulación interactiva: la ficha se completa y el circuito se detiene en la validación — usted decide para continuar con los vencimientos y el archivo.
Demostración — gestión de contratos
Recepción → extracción → ficha → validación → vencimientos → archivo
Recepción
PDF o escaneo entrante
Extracción
OCR + campos clave
Ficha
Partes, importe, fechas
Validación
Circuito del negocio
Vencimientos
Preaviso y renovación
Archivo
Fuente de verdad
Paso 1 / 6
Recepción
PDF o escaneo entrante
cadre_alpes_services_2026.pdf
Por correo electrónico · contratos@su-empresa.es
Historial del expediente
- A la espera de iniciar…
Listo para ilustrar el ciclo de vida en DocPilot.
Funcionalidades para gestionar sus contratos
Entrada multicanal
Correo entrante, carga web o foto desde el móvil: el contrato no espera al gesto de clasificación «correcto».
Circuitos de aprobación
Jurídico, compras, dirección: cada etapa tiene un responsable, un estado y una notificación.
Seguimiento de vencimientos
Preavisos y renovaciones visibles fuera de los archivos adjuntos, para decidir antes de la prórroga.
Búsqueda y filtros
Encuentre un contrato por parte, tipo, importe o fecha, sin abrir diez carpetas compartidas.
Registro de auditoría
Quién aprobó, cuándo y con qué comentario: una traza útil tanto para el comité de dirección como para un control.
Casos de uso
Contrato marco y adendas
Mantenga el contrato marco y cada adenda en el mismo expediente, con importes y fechas actualizados.
Seguimiento de renovaciones
Anticipe la renegociación o la rescisión gracias a los vencimientos extraídos, sin hoja de cálculo paralela.
Contratos de proveedores
Compras y finanzas comparten el mismo estado, los mismos importes y el mismo historial de aprobación.
Proceso de NDA
Un circuito corto para dejar de perder los acuerdos de confidencialidad en los buzones de correo.
Varias sedes
Las delegaciones envían escaneos; la sede central conserva una vista única sin un gestor documental pesado.
Preparación de una auditoría o un litigio
Versión firmada, historial de aprobación y documentos vinculados en el mismo lugar.
Por qué elegir DocPilot
- Puesta en marcha el mismo día, sin un proyecto de TI de seis meses
- Menos «¿en qué punto está?» entre departamentos
- Decisiones de aprobación visibles y fáciles de reclamar
- Vencimientos y preavisos accionables fuera de los archivos adjuntos
- Archivo con búsqueda después de la firma
- Interfaz en español, datos alojados en la UE
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿DocPilot es un software de gestión de contratos (CLM)?
DocPilot cubre el ciclo de vida operativo: recepción, extracción de la información clave, aprobación interna, seguimiento de vencimientos y archivo. No es una suite CLM exhaustiva con redacción asistida de cláusulas o negociación colaborativa avanzada: es la herramienta adecuada para pymes y empresas medianas que quieren un repositorio útil rápidamente.
¿DocPilot sustituye a una herramienta de firma electrónica?
No. DocPilot se centra en la recepción, la extracción, la aprobación interna y el archivo. La firma electrónica puede seguir en su herramienta actual; el contrato firmado vuelve después a DocPilot.
¿Para qué tipos de contratos?
Contratos de proveedores, NDA, adendas, presupuestos firmados tratados como compromisos, contratos de prestación de servicios: siempre que haga falta un seguimiento, una aprobación y una búsqueda posterior.
¿Cuánto se tarda en empezar?
Usted crea un espacio, invita a los aprobadores, define un circuito sencillo y conecta la dirección de correo de envío. Los primeros contratos pueden procesarse el mismo día.
¿Cómo se compara DocPilot con Excel + Drive?
Excel y Drive almacenan; no ofrecen un estado fiable, un circuito de aprobación ni un registro de auditoría. DocPilot añade ficha estructurada, flujos de trabajo y alertas de vencimiento desde la entrada del documento. Consulte también nuestros criterios para elegir un software.
¿Qué se puede automatizar en la gestión de contratos?
La recepción por correo electrónico, la extracción de la información clave (tipo, partes, importes, fechas, preavisos), el enrutamiento al circuito adecuado según el tipo o el importe, las notificaciones y las alertas de vencimiento. DocPilot no redacta los contratos: la redacción y la negociación siguen en sus modelos y sus herramientas actuales.
¿La automatización sustituye al jurista o al comprador?
No. Elimina el trabajo repetitivo para que puedan centrarse en el análisis, la negociación y el arbitraje. Las aprobaciones siguen siendo decisiones humanas, trazadas en el registro de auditoría.
¿Cómo elegir un software de gestión de contratos?
Ponga a prueba cuatro puntos con sus contratos reales: la entrada multicanal (correo electrónico, carga, foto), la extracción asistida con puntuación de confianza, circuitos configurables sin desarrollo y la trazabilidad de las decisiones. Nuestra guía «Cómo elegir un software de gestión de contratos» detalla la matriz de evaluación.
¿El software funciona en el móvil?
Sí. La aplicación móvil (Android e iOS) permite fotografiar un contrato, consultar las fichas y aprobar sobre la marcha.
Profundizar
Profundizar en la gestión de contratos
El método de referencia y artículos prácticos: ciclo de vida, preavisos, adendas, roles, auditoría y criterios de elección.
Guía de referenciaGestión de contratos en la empresa: el métodoCriterios de compraCómo elegir un software de gestión de contratos
- Ciclo de vida de un contrato en la empresaLas etapas que no hay que saltarse, de la recepción al archivo.
- Checklist antes de firmar un contratoControles mínimos antes de comprometer a la empresa.
- Preaviso de rescisiónHacer visible y accionable el preaviso.
- Renovación tácitaDecidir antes de la fecha de prórroga, no después.
- Coste oculto de una mala gestiónTiempo perdido, riesgos y decisiones demasiado tardías.
- Versionar sin perder la fuente de verdadUna versión vigente y adendas vinculadas.
- Contrato marco y adendasVincular el contrato marco, las adendas y los importes.
- Cuadro de mando e indicadoresKPI útiles para la dirección y los departamentos.
- Repartir los rolesQuién se encarga de qué entre Compras, Jurídico y Dirección.
- Proceso de NDA en la empresaUn circuito corto para no volver a perder acuerdos.
- Aprobación según el importeUmbrales, delegaciones y circuitos adaptados.
- Contratos en varias sedesCentralizar sin aplastar las realidades locales.
- Límites de ExcelCuando la hoja de cálculo se convierte en un riesgo operativo.
- Preparar una auditoría de contratosPruebas, historial y versiones firmadas listas.
Soluciones por área
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
- Departamento jurídicoCentralice NDA, contratos y adendas, extraiga las cláusulas clave, valide mediante circuitos y archive con historial. DocPilot para los equipos jurídicos.
- ComprasHaga el seguimiento de contratos de proveedores, pedidos de compra y presupuestos: extracción de vencimientos, circuitos compras–jurídico–finanzas, notificaciones y búsqueda. DocPilot para Compras.
- FinanzasCentralice facturas, presupuestos, notas de gastos y certificados bancarios, extraiga importes y partes, valide mediante flujos de trabajo y busque sin Excel. DocPilot para finanzas.
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
- Gestionar los contratosGestión de contratos en la empresa: definición, método paso a paso, reparto de roles, errores que evitar y checklist para controlar sus contratos desde la recepción hasta el vencimiento.
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