¿Quién debe validar un contrato según su importe?

«¿Quién tiene que firmar?» es la pregunta que más expedientes bloquea. Sin reglas de importe, conviven dos extremos: todo sube a la Dirección (cuello de botella) o cada uno firma «por su cuenta» (riesgo). Unos umbrales claros, alineados con la delegación de poderes, son el núcleo de una gestión de contratos bien gobernada.

Este tema se apoya en la guía de gestión de contratos y en el reparto de roles entre Compras, Jurídico y Dirección.

Principios antes que cifras

• Una sola definición de «importe» (anual sin IVA, total de la duración, etc.)
• Pocos niveles (de 3 a 4) para que se puedan recordar
• Excepciones por escrito (urgencia, exclusividad, datos personales)
• Un rastro: quién validó, cuándo y sobre qué versión

Ejemplo de tabla (a adaptar)

Los umbrales siguientes son ilustrativos. Cálquelos de su delegación bancaria / de firma y de su apetito de riesgo.

1. Hasta U1: área de negocio o Compras, plantilla estándar, checklist breve.
2. De U1 a U2: Compras + responsable de negocio; Jurídico si es fuera de plantilla.
3. De U2 a U3: + Jurídico sistemáticamente; Dirección informada.
4. Por encima de U3: validación obligatoria de la Dirección (o del comité de dirección) antes de la firma.

El importe no es el único criterio

Algunos contratos de importe bajo siguen siendo sensibles: exclusividad, penalizaciones elevadas, datos personales, cláusula de no competencia, compromiso plurianual. Prever una «escalada a Jurídico» al margen del importe evita los puntos ciegos. La checklist antes de la firma complementa la tabla de cifras.

Adendas, contratos marco y acumulado

Una adenda de 8000 € sobre un contrato marco ya cercano al umbral de Dirección puede hacer que el compromiso total lo supere. Decida si valida según el importe de la adenda sola, según el acumulado o según ambos. Sin esta regla, los equipos fraccionan artificialmente los compromisos.

Aplicar la regla en el día a día

• Mostrar el umbral aplicable en la ficha del contrato
• Dirigir automáticamente el flujo de validación según el importe extraído
• Medir los expedientes «fuera de circuito» (firma por correo sin rastro)
• Revisar los umbrales una vez al año con la Dirección

Errores frecuentes

• Umbral demasiado bajo → Dirección saturada, decisiones apresuradas
• Umbral demasiado alto → compromisos importantes sin visión estratégica
• Importe mal introducido → circuito equivocado (de ahí el interés de la extracción)
• Validación de palabra «OK» sin versión adjunta

Comunicar la tabla sin jerga

Publique la tabla en una página interna de media página: definición del importe, tres umbrales, excepciones y contacto en caso de duda. Forme una vez a Compras y a los mánagers; después, el flujo de validación debe aplicar la regla. Si cada validación empieza con un debate sobre «¿quién firma esto?», la tabla no es operativa.

DocPilot y los umbrales de validación

DocPilot extrae el importe a la entrada (OCR + extracción), lanza el flujo de validación adecuado, conserva el registro de auditoría y permite buscar el expediente completo y validar desde el móvil. El correo entrante evita que el PDF se quede en un buzón personal a la espera del «validador adecuado».

Para pasar de la tabla en PowerPoint al circuito real, utilice el software de gestión de contratos DocPilot: empiece con un tipo de contrato y dos umbrales y, después, amplíe.