Privacidad
Política de privacidad
Qué hacen DocPilot y su aplicación móvil con sus datos, y cómo ejercer sus derechos. Última actualización: 25 de septiembre de 2026.
Esta traducción se ofrece únicamente a título informativo; solo la versión francesa es jurídicamente vinculante.
1. ¿Quién es el responsable?
DocPilot edita la plataforma de gestión documental DocPilot (sitio web, aplicación web, aplicación móvil « DocPilot Mobile » y API).
Para los documentos y las cuentas de sus usuarios, cada organización cliente es la responsable del tratamiento; DocPilot actúa como encargado del tratamiento, dentro de los límites del contrato que los vincula. DocPilot es responsable del tratamiento de los datos del sitio web (formulario de contacto) y del funcionamiento técnico del servicio.
2. ¿Qué datos se tratan?
- Cuenta: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico profesional, organización, rol y permisos. La contraseña nunca se almacena en claro.
- Documentos: los archivos subidos (PDF, imágenes, fotos tomadas desde la aplicación móvil), los correos electrónicos recibidos en la dirección de recepción de la organización, el texto reconocido (OCR), la información extraída y los metadatos de la ficha.
- Actividad: decisiones de validación, comentarios, preguntas formuladas al asistente, registro de auditoría (usuario, acción, fecha).
- Datos técnicos: dirección IP, identificador de solicitud, registros de errores, versión de la aplicación. En el móvil, un identificador de instalación y, si las notificaciones están activadas, un token de notificación.
- Sitio web: los campos del formulario de contacto (nombre, correo electrónico, empresa, mensaje).
3. Aplicación móvil
- Cámara: solo se utiliza cuando usted fotografía un documento. Las fotos se envían a su organización y no se conservan en ningún otro lugar del teléfono.
- Fotos y archivos: se utiliza el selector del sistema; la aplicación no accede a su galería ni a sus archivos más allá de lo que usted elija.
- Notificaciones: cuando están activadas, el token de notificación se transmite a Firebase Cloud Messaging (Google) para el envío de las alertas.
- Almacenamiento local: los tokens de sesión se guardan en el almacén seguro del teléfono; se conserva una caché de solo lectura de las últimas validaciones, documentos y notificaciones para su consulta sin conexión. Estos datos se eliminan al cerrar sesión y al desinstalar la aplicación.
- No se integra ningún SDK publicitario ni ninguna herramienta de seguimiento del comportamiento.
4. ¿Con qué fines?
- Prestar el servicio: recepción, reconocimiento, extracción, validación, búsqueda y consulta de los documentos.
- Proteger el servicio: autenticación, aislamiento de las organizaciones, registro de auditoría, prevención de abusos.
- Responder a las solicitudes enviadas a través del formulario de contacto.
- Cumplir las obligaciones legales de DocPilot.
Estos tratamientos se basan en la ejecución del contrato con la organización cliente, en el interés legítimo de DocPilot en proteger su servicio y en su solicitud cuando usted se pone en contacto con nosotros.
5. Reconocimiento y extracción mediante DocpilotAI
El texto y la información de un documento se extraen mediante motores de OCR y modelos de lenguaje. Cada organización elige en su configuración los motores y proveedores autorizados. Los documentos no se utilizan para entrenar modelos.
6. ¿Quién tiene acceso?
- Los miembros de su organización, según sus permisos (roles, departamentos).
- Los equipos técnicos de DocPilot, para la operación y el soporte, sujetos a una obligación de confidencialidad.
- Los encargados del tratamiento necesarios para el servicio: alojamiento en la Unión Europea, envío de correos electrónicos, notificaciones móviles, motores de OCR y modelos elegidos por su organización.
Los datos no se venden ni se ceden a terceros con fines comerciales.
7. ¿Durante cuánto tiempo?
- Documentos, fichas y registros de auditoría: durante la vigencia del contrato de la organización y, después, supresión o devolución a petición suya.
- Cuentas: mientras el usuario esté activo en la organización.
- Registros técnicos: doce meses como máximo.
- Formulario de contacto: doce meses como máximo después del último intercambio.
9. Sus derechos
Puede solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación o la portabilidad de sus datos, y oponerse a un tratamiento basado en el interés legítimo.
Para los datos gestionados por su organización, diríjase primero a su administrador de DocPilot. También puede escribir a DocPilot a la dirección indicada más abajo; respondemos en el plazo de un mes. Tiene derecho a presentar una reclamación ante la CNIL (autoridad francesa de protección de datos).
10. Supresión de la cuenta y de los datos
Puede eliminar su cuenta desde la aplicación móvil: Perfil > Eliminar mi cuenta y, a continuación, confirmación con la contraseña. Sus datos personales (nombre, correo electrónico, foto) se borran inmediatamente y la cuenta ya no puede iniciar sesión. Si es el único miembro de su organización, esta se cierra y su suscripción se cancela; de lo contrario, debe designarse otro administrador antes de la supresión.
Si no tiene acceso a la aplicación, solicite la supresión al administrador de su organización o escriba a DocPilot indicando su dirección de correo electrónico y su organización. Los registros de auditoría conservan una referencia anonimizada a las acciones pasadas durante el plazo previsto en el apartado sobre conservación.
La desinstalación de la aplicación móvil borra la caché local y los tokens de sesión, pero no su cuenta ni los documentos de su organización.
11. Seguridad
- Cifrado de las comunicaciones (HTTPS) entre las aplicaciones y la API.
- Aislamiento de las organizaciones a nivel de base de datos.
- Tokens de sesión de duración limitada, renovados a través de un canal dedicado en el móvil.
- Registro de auditoría de las acciones importantes.
12. Enfoque RGPD
DocPilot describe prácticas concretas (alojamiento en la UE, derechos de los interesados, encargados del tratamiento documentados) sin reivindicar una conformidad absoluta ni una certificación. Hay un resumen disponible en la página RGPD.
13. Modificaciones
Esta política puede evolucionar con el servicio. La fecha de actualización figura en la parte superior de la página; los cambios importantes se comunican a las organizaciones clientes.
14. Contacto
Para cualquier pregunta o solicitud relativa a sus datos: social@docpilot-app.com.