Acelerar la formalización
Menos idas y venidas en papel, plazos de cierre más cortos, sobre todo con varias sedes.
Glosario · Contratos
Firma electrónica
Procedimiento que permite firmar un documento digital con un valor jurídico regulado, a menudo a través de un prestador de confianza.
También llamado: e-signature · firma digital
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica acredita el acuerdo de una o varias partes sobre un documento digital. Según el nivel (simple, avanzada, cualificada), varían las garantías de identidad y de integridad. En la empresa, suele sustituir al envío postal o a la carpeta de firmas en papel, pero por sí sola no organiza el repositorio, los metadatos ni el seguimiento de vencimientos.
Su lugar en el ciclo de vida
La firma es un hito crítico: fija la versión vinculante. Antes, hace falta un expediente completo y aprobado; después, un archivo y un seguimiento.
Integridad del documento
La versión firmada debe ser identificable y no confundirse con un borrador.
Complementariedad con el gestor documental
La herramienta de firma firma; el gestor documental conserva, clasifica y alerta sobre las fechas.
Errores frecuentes
Firmar sin circuito previo
Enviar a firma un documento que el área jurídica no ha revisado genera riesgo, no rapidez.
Perder el PDF firmado
Si la versión firmada se queda en la herramienta de firma o en un buzón de correo, la gestión de contratos fracasa.
La firma y DocPilot
DocPilot estructura el expediente y la aprobación antes de la firma, y después archiva la versión vinculante para la búsqueda y los vencimientos. La firma electrónica se integra en este ciclo, sin sustituir al repositorio.
- Expediente listo antes del envío a firma
- Versión firmada vinculada al contrato
- Trazabilidad de las aprobaciones previas
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