Extracción de los campos del proveedor
Identidad del proveedor, importes, fechas y preavisos propuestos automáticamente para agilizar la tramitación.
Contratos de proveedores
Gestión de contratos de proveedores: del archivo adjunto al seguimiento operativo
Los contratos de proveedores concentran el riesgo operativo: subidas de precios, SLA, preavisos, renovación tácita. Compras y jurídico necesitan el mismo expediente actualizado. DocPilot centraliza estos contratos, extrae la información útil para su gestión y coordina la aprobación entre departamentos.
El contrato de proveedor perdido en el correo
El comercial del proveedor envía el PDF con la orden de compra. El comprador lo archiva «en algún sitio». El preaviso de 90 días solo se ve cuando ya es tarde.
- Ninguna vista única de los compromisos en curso
- Preavisos y fechas de fin ausentes de las herramientas de compras
- Diferencias entre el presupuesto firmado, la orden de compra y el contrato marco
- Subcontratistas y múltiples adjuntos mal vinculados
Un expediente de proveedor vivo en DocPilot
Reciba el contrato (o la adenda) por correo electrónico o carga, valide la ficha (proveedor, importe, vencimiento, preaviso), lance el circuito compras → jurídico → dirección si es necesario y conserve después el documento con búsqueda para las renovaciones y los litigios.
Más información sobre cómo funciona DocPilot o consulte la documentación.
Funciones útiles para compras
Circuito compras / jurídico
Aclare quién cuestiona el precio y quién cuestiona la cláusula, sin mezclar hilos de correo.
Vinculación documental
Mantenga contratos, adendas y documentos vinculados en el mismo espacio de la organización.
Alertas mediante el seguimiento de fechas
Los vencimientos extraídos sirven para priorizar las renovaciones, antes de las prisas de última hora.
Casos de uso en compras
Renovar sin perseguir a nadie
Anticipe los fines de contrato gracias a las fechas de la ficha, no a la memoria de cada persona.
Subcontratista con muchos adjuntos
Centralice el contrato marco y los anexos recibidos en varios envíos.
Presupuesto firmado ≠ contrato
Trate el presupuesto firmado como un compromiso que aprobar y archivar, a la espera del contrato definitivo.
Más casos prácticos en el blog de DocPilot.
Beneficios para compras y jurídico
- Menos renovaciones «sorpresa»
- Mejor colaboración entre compras y jurídico
- Expedientes de proveedores listos ante un control o un litigio
- Menos tiempo dedicado a buscar la versión correcta
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿DocPilot sustituye a una herramienta de compras / ERP?
No. DocPilot complementa el ERP gestionando el documento contractual, su aprobación y su archivo. Los pedidos y las facturas analíticas siguen en su sistema de compras.
¿Se pueden gestionar varios proveedores en el mismo espacio?
Sí. El espacio de la organización acoge todos sus contratos; los filtros y metadatos permiten centrarse en un proveedor.
¿Cómo se tratan las adendas?
Como documentos de pleno derecho, vinculados al mismo recorrido de aprobación, con sus propios importes y fechas si es necesario.
¿Los equipos de compras pueden aprobar desde el móvil?
Sí. La aprobación desde el móvil evita bloqueos durante los desplazamientos o los inventarios con proveedores.
Soluciones por área
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
- ComprasHaga el seguimiento de contratos de proveedores, pedidos de compra y presupuestos: extracción de vencimientos, circuitos compras–jurídico–finanzas, notificaciones y búsqueda. DocPilot para Compras.
- FinanzasCentralice facturas, presupuestos, notas de gastos y certificados bancarios, extraiga importes y partes, valide mediante flujos de trabajo y busque sin Excel. DocPilot para finanzas.
- Departamento jurídicoCentralice NDA, contratos y adendas, extraiga las cláusulas clave, valide mediante circuitos y archive con historial. DocPilot para los equipos jurídicos.
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
- Seguir los vencimientosGuía para seguir los vencimientos y preavisos de los contratos: calendario compartido, responsabilidades y alertas. Pasos, errores que evitar y DocPilot.
- Gestionar los contratosGuía práctica para gestionar los contratos de empresa: repositorio, aprobación, vencimientos y archivo. Método, pasos, errores que evitar y checklist.
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