Plazos de conservación
Alinear la retención con las obligaciones legales o contractuales y, después, depurar lo que corresponda.
Glosario · Gestión documental
Archivo electrónico
Conservación organizada de los documentos digitales a lo largo del tiempo, con reglas de retención, accesibilidad y prueba de integridad.
También llamado: archivo digital · conservación electrónica
¿Qué es el archivo electrónico?
El archivo electrónico consiste en conservar documentos digitales de forma duradera, localizable y gobernada, no solo en «no borrarlos». Implica plazos de conservación, permisos de acceso, a veces requisitos de integridad y la capacidad de encontrar la versión de referencia años después.
Retos de negocio y de cumplimiento
Contratos, facturas, RR. HH., litigios: la empresa debe poder presentar el documento correcto en el momento oportuno, sin rebuscar en discos olvidados.
Accesibilidad
Un archivo inaccesible es tanto una pérdida operativa como un riesgo.
Separación entre activo y archivo
Los expedientes en curso no deben ahogarse en el stock histórico, y a la inversa.
Errores frecuentes
Archivar sin metadatos
Miles de PDF llamados «scan_final_v2» no constituyen un archivo aprovechable.
Guardarlo todo «por si acaso»
Sin política de retención, el volumen se dispara y la búsqueda se degrada.
El archivo en DocPilot
Tras la aprobación, DocPilot conserva los documentos en un repositorio localizable, con ficha estructurada e historial, para encontrar la versión vinculante sin reconstruir un buzón de correo.
- Archivo vinculado a la ficha del contrato / documento
- Búsqueda por contenido y metadatos
- Historial de acciones y aprobaciones
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