Gestión documental y organización
Indicadores de seguimiento de un gestor documental en la empresa
Mida la salud del repositorio, no el número de archivos almacenados.
Por Equipo DocPilot1 min de lectura
Gestionar un gestor documental sin indicadores es tener esperanza, no un plan. Este satélite de la guía de gestión documental propone medidas accionables, distintas del cuadro de mando de contratos.
Indicadores prioritarios
- % de documentos nuevos con tipo y responsable
- Plazo entre la captura y la disponibilidad en la búsqueda
- Número de preguntas del tipo «¿tienes la versión?» (indicador indirecto de adopción)
- Proporción de documentos todavía activos frente a archivados
Preguntas frecuentes
- ¿Qué KPI documentales son útiles?
- Porcentaje de documentos con el tipo informado, plazo medio de clasificación, volumen de incidencias de documento «inencontrable» y proporción estimada de documentos guardados fuera del repositorio.
- ¿Hace falta un cuadro de mando complejo?
- No. De tres a cinco indicadores revisados cada mes bastan para una pyme.
- ¿En qué se diferencia de los KPI de contratos?
- Los indicadores de contratos se centran en vencimientos y validaciones. Aquí se mide el repositorio documental en su conjunto.
Haga que el repositorio sea medible
Con DocPilot, siga lo que entra, lo que está clasificado y lo que sigue siendo útil para actuar.
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Descargue la checklist: 25 puntos para poner en marcha una gestión eficaz de los contratos.
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