Glosario de contract management: 40 términos que debe conocer

Qué incluye este recurso

• 40 términos de negocio, definiciones breves
• Orientado a pymes y medianas empresas (sin jerga innecesaria)
• Ideal para citar en un artículo, un memorando o una formación

Cómo utilizar este glosario

• Alinee el vocabulario en un taller con jurídico, compras y finanzas.
• Cite una definición con el enlace canónico de esta página.
• Complételo con sus términos internos (códigos de proyecto, familias).

Definiciones

Contract management (CLM)

Conjunto de procesos y herramientas para gestionar el ciclo de vida de los contratos: creación, negociación, validación, firma, ejecución, renovación y archivo.

Ciclo de vida del contrato

Secuencia de etapas desde la solicitud hasta el fin de sus efectos (rescisión, expiración o renovación), pasando por la firma y el seguimiento de la ejecución.

Versión de referencia

Ejemplar único considerado la fuente de verdad (a menudo el PDF firmado), distinto de los borradores y de las copias locales.

NDA (acuerdo de confidencialidad)

Contrato que regula el intercambio de información sensible entre las partes, con duración, alcance y excepciones.

Contrato marco

Acuerdo que fija las condiciones generales aplicables a pedidos o adendas posteriores, sin comprometer necesariamente un volumen en firme.

Adenda

Documento que modifica un contrato existente (importe, duración, alcance) y que permanece vinculado al expediente del contrato inicial.

Preaviso

Plazo mínimo que debe respetarse para notificar una rescisión o una no renovación antes de la fecha de vencimiento.

Renovación tácita

Renovación automática del contrato a su vencimiento si ninguna de las partes lo ha denunciado dentro del plazo de preaviso.

SLA (Service Level Agreement)

Compromisos de nivel de servicio (plazos, disponibilidad, calidad), a menudo anexos a un contrato de prestación de servicios.

Flujo de validación

Circuito ordenado de aprobaciones (roles, umbrales, SLA) previo a la firma o al archivo de un documento.

Umbral de delegación

Importe o nivel de riesgo a partir del cual se vuelve obligatorio un validador adicional (jurídico, finanzas, dirección).

Metadatos contractuales

Datos estructurados asociados al archivo: partes, importe, fechas, tipo, responsable, estado; imprescindibles para la búsqueda y las alertas.

Responsable de negocio

Persona encargada del seguimiento operativo de un contrato (renovación, ejecución), distinta de quien lo sube de forma puntual.

Trazabilidad

Capacidad de reconstruir quién creó, modificó, validó o compartió una versión, con sello de fecha y hora.

Audit trail

Registro de eventos inmutable (o difícilmente alterable) que sirve de prueba en caso de control o litigio.

Cláusula tipo / playbook

Biblioteca de redacciones y posiciones de negociación para agilizar la revisión jurídica sin empezar de cero.

Redlining

Revisión colaborativa de un borrador de contrato con marcado de las modificaciones y comentarios.

Firma electrónica

Procedimiento que permite firmar un documento a distancia, con un valor jurídico que depende del nivel de firma (simple, avanzada, cualificada).

Archivo con valor probatorio

Conservación organizada destinada a preservar la integridad y la oponibilidad del documento durante el periodo de retención.

Periodo de conservación

Periodo durante el cual el contrato (y los documentos vinculados) debe seguir accesible, según las obligaciones legales y las necesidades del negocio.

Obligación de medios / de resultado

Distinción sobre el nivel de compromiso del prestador: diligencia razonable frente a resultado prometido.

Penalizaciones / liquidated damages

Importes a tanto alzado previstos en caso de incumplimiento (retraso, no conformidad), que deben distinguirse de los daños y perjuicios fijados judicialmente.

Fuerza mayor

Acontecimiento externo, imprevisible e irresistible que exime temporal o definitivamente a una parte de sus obligaciones.

Rescisión por incumplimiento

Terminación anticipada del contrato motivada por un incumplimiento grave de una de las partes, en las condiciones previstas en el contrato.

Ley aplicable / jurisdicción

Derecho y tribunal (o arbitraje) designados para resolver los litigios relacionados con el contrato.

Subcontratación

Recurso a un tercero para ejecutar la totalidad o parte de las obligaciones, a menudo sujeto al consentimiento previo del cliente.

RGPD / datos personales

Marco aplicable cuando el contrato implica un tratamiento de datos personales (roles de responsable y encargado del tratamiento, DPA).

DPA (Data Processing Agreement)

Acuerdo que regula el tratamiento de datos personales por un encargado del tratamiento por cuenta del responsable del tratamiento.

Due diligence contractual

Revisión de los compromisos en curso (vencimientos, riesgos, cláusulas críticas), a menudo con motivo de una auditoría, una ronda de financiación o una adquisición.

Repositorio de contratos

Espacio único donde se almacenan los contratos vigentes y sus metadatos, frente a la dispersión entre correo, Drive y Excel.

Obligación de reporting

Compromiso de entregar informes periódicos (SLA, volúmenes, incidencias) previstos en el contrato.

Indexación

Mecanismo de revisión automática de los precios según un índice (inflación, coste de las materias primas).

Exclusividad

Cláusula que limita la capacidad de una parte para contratar con terceros en un ámbito definido.

No captación (non-solicitation)

Prohibición de captar a los empleados o clientes de la otra parte durante un periodo determinado.

Escrow

Mecanismo de depósito en garantía (código fuente, fondos) que se activa según condiciones contractuales precisas.

KPI contractual

Indicador que se sigue para controlar la ejecución (plazo de validación, tasa de renovación, volumen sin responsable).

Deber de alerta

Obligación de informar a la otra parte de un riesgo, un retraso o una incidencia que afecte al contrato.

Cesión del contrato

Transmisión de los derechos y obligaciones a un tercero, a menudo sujeta a un acuerdo por escrito.

Novación

Sustitución de una obligación o de una parte por otra nueva, que extingue la anterior.

Playbook de validación

Reglas internas (quién valida qué y en qué plazo) aplicadas de forma homogénea a cada nuevo contrato.