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Vorlage: Aktenplan für die Dokumentenablage im KMU
Ein anpassbarer Aktenplan für KMU: Dokumenttypen nach Bereich, Pflicht-Metadaten, Benennungsregeln, Rechte nach Rolle und Richtwerte für die Aufbewahrung.
Ein guter Aktenplan für ein KMU passt auf eine Seite: rund zehn Dokumenttypen, vier oder fünf Pflicht-Metadaten und Rechte nach Rolle – statt einer Ordnerstruktur mit 200 Ordnern.
Ein Aktenplan beschreibt, welche Dokumenttypen das Unternehmen aufbewahrt, wie sie gekennzeichnet werden, wer sie einsehen darf und wie lange sie aufzubewahren sind. In einem DMS ist er keine Ordnerstruktur mehr: Die Ablage beruht auf Typen und Metadaten, sodass dasselbe Dokument in mehreren Ansichten erscheinen kann, ohne dupliziert zu werden.
Diese Vorlage ist bewusst kurz gehalten. Starten Sie mit einem Pilotprozess (oft Verträge oder Rechnungen), wenden Sie die Vorlage an und erweitern Sie dann Bereich für Bereich. Die angegebenen Aufbewahrungsfristen sind in Frankreich übliche Richtwerte: Lassen Sie sie von Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung bestätigen.
Das enthält die Ressource
- Dokumenttypen nach Bereich, sofort anpassbar
- Pflicht-Metadaten und Benennungsregeln
- Rechte nach Rolle und Richtwerte für die Aufbewahrung
1. Grundsätze
- Nach Dokumenttyp und Metadaten ablegen, nicht nach Ordnerstruktur.
- Eine einzige Referenzversion pro Dokument; Entwürfe bleiben außerhalb des zentralen Bestands.
- Eine verantwortliche Person pro Dokumenttyp, die dessen Regeln pflegt.
2. Dokumenttypen nach Bereich
- Verträge: Kundenverträge, Lieferantenverträge, NDAs, Nachträge.
- Finanzen: Lieferanten- und Kundenrechnungen, Angebote, Bestellungen, Spesenabrechnungen.
- Personal: Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Gehaltsabrechnungen, Verwaltungsunterlagen.
- Recht und Gesellschaft: Satzung, Handelsregisterauszug (Kbis), Protokolle, Vollmachten.
- Einkauf und Qualität: Lieferantenstammblätter, Bescheinigungen, Zertifikate, Verfahrensanweisungen.
3. Pflicht-Metadaten
- Für alle Typen: Typ, Dokumentdatum, betroffene Partei (Kunde, Lieferant, Mitarbeitende), verantwortliche Person, Status.
- Für Verträge: Beginn, Laufzeitende, Kündigungsfrist, Betrag, stillschweigende Verlängerung (ja oder nein).
- Für Rechnungen: Nummer, Netto- und Bruttobetrag, Zahlungsfrist, Zuordnung zum Vertrag oder zur Bestellung.
4. Regeln für Benennung und Versionen
- Empfohlenes Format: JJJJ-MM-TT_Typ_Partei_Gegenstand (z. B. 2026-03-15_Vertrag_Dupont_Wartung).
- Kein „final_v3“: Die aktive Version trägt den Status, das Tool bewahrt den Verlauf.
- Nachträge und Anlagen werden dem Hauptdokument zugeordnet, nie separat abgelegt.
5. Rechte nach Rolle
- Mitwirkende: legen Dokumente ab und ergänzen die Metadaten.
- Freigebende: genehmigen oder lehnen mit Kommentar ab.
- Leser: sehen ein, was ihren Bereich betrifft (Abteilung, Standort).
- Eingeschränkter Zugriff für Personalakten und vertrauliche Dokumente.
6. Richtwerte für die Aufbewahrung (zu prüfen)
- Buchhaltungsbelege und Rechnungen: 10 Jahre (Code de commerce, art. L123-22).
- Gehaltsabrechnungen: 5 Jahre für den Arbeitgeber (Code du travail, art. L3243-4).
- Handelsverträge: 5 Jahre, die Dauer der handelsrechtlichen Verjährung (Code de commerce, art. L110-4).
- Satzung der Gesellschaft: während ihres gesamten Bestehens, danach 5 Jahre nach ihrer Löschung.
Fallstricke, die Sie vermeiden sollten
- Die Ordnerstruktur des Drive im DMS nachbauen.
- Schon am ersten Tag immer mehr Typen und Felder anlegen.
- Ordner wie „Sonstiges“ oder „Abzulegen“ ohne verantwortliche Person bestehen lassen.
- Die Löschregeln am Ende der Aufbewahrungsfrist vergessen.
Weitere Ressourcen
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
- DMS einführenWie Sie ein DMS im Unternehmen einführen: Pilotprozess, Dokumenttypen, Metadaten, Rechte, Workflows und Governance. Schritte, typische Fehler und Checkliste für die Einführung.
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- Verarbeitung automatisierenLeitfaden zur automatisierten Dokumentenverarbeitung: Erfassung, OCR, Klassifizierung, Freigabe. Methode, typische Fehler und DocPilot.
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DocPilot. (2026). Vorlage: Aktenplan für die Dokumentenablage im KMU. https://docpilot-app.com/de/ressources/guide-ged-pme
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