Fuente de verdad
Un repositorio único para la versión de referencia: contratos, procedimientos, documentos de proveedores.
Glosario · Gestión documental
Gestor documental
Sistema que centraliza los documentos de la empresa, los clasifica con metadatos, gestiona los permisos y acompaña su ciclo de vida.
También llamado: Gestión electrónica de documentos (GED) · Electronic Document Management
¿Qué es un gestor documental?
El gestor documental (gestión electrónica de documentos; en francés, «GED») es el conjunto de prácticas y herramientas que permiten recibir, clasificar, buscar, aprobar y archivar los documentos fuera de los buzones de correo y de las carpetas compartidas desordenadas. Un gestor documental no es un simple disco en la nube: incorpora metadatos, permisos, versiones y, a menudo, flujos de trabajo.
Retos para la empresa
Sin gestor documental, cada departamento inventa su propia estructura de carpetas. Las versiones se multiplican, los permisos son opacos y la auditoría se convierte en una obra.
Gobernanza
Quién puede ver, modificar, aprobar: el gestor documental materializa la política documental.
Continuidad
La salida de un empleado no debe llevarse el archivo en su buzón personal.
Errores frecuentes
Confundir Drive con gestor documental
Un espacio de archivos compartido sin metadatos de negocio, sin estado y sin circuito no es más que un armario digital.
Modelar en exceso desde el primer día
Demasiados tipos y campos matan la adopción. Parta del mínimo útil y enriquézcalo después.
Gestor documental DocPilot
DocPilot es un gestor documental orientado a contratos y documentos operativos: recepción, OCR, fichas estructuradas, aprobación y archivo localizable.
- Repositorio central para contratos y documentos
- Metadatos de negocio y búsqueda
- Flujos de aprobación integrados
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