Ingesta por correo electrónico
Una dirección DocPilot por organización: el archivo adjunto pone en marcha el recorrido sin copiar y pegar.
Automatización
Automatización de contratos: eliminar lo manual, conservar el control
Automatizar los contratos no significa firmar sin leer. Significa eliminar las etapas sin valor: descargar, renombrar, copiar, reclamar. DocPilot automatiza la entrada, la extracción y el enrutamiento; las decisiones siguen siendo humanas, trazadas y en el momento oportuno.
El trabajo manual que se acumula con cada nuevo PDF
Cada contrato vuelve a poner en marcha la misma cadena artesanal. Cuanto más crece el volumen, más se multiplican los errores y los retrasos, sin que la calidad jurídica mejore.
- Gestos repetitivos entre el correo y las carpetas
- Enrutamiento «a ojo» hacia el aprobador equivocado
- Recordatorios olvidados, expedientes dormidos
- Ninguna medición del tiempo de ciclo
Un recorrido automatizado de principio a fin
Correo recibido → documento creado en el espacio → ficha propuesta por la IA → confirmación → flujo de trabajo iniciado → notificaciones → archivo con búsqueda. Usted configura las reglas; DocPilot ejecuta la parte mecánica.
Más información sobre cómo funciona DocPilot o consulte la documentación.
Palancas de automatización
Extracción + puntuación
Menos introducción de datos; más control centrado en los campos inciertos.
Enrutamiento por flujo de trabajo
El circuito adecuado según sus reglas (tipo, importe, departamento).
Notificaciones
Los aprobadores reciben un aviso; el estado sigue visible para todos los participantes autorizados.
Automatizaciones concretas
Más volumen sin contratar
Absorba más contratos manteniendo la misma plantilla en las tareas de valor añadido (negociación, análisis).
Varias sedes / varias entradas
Delegaciones, sede central, movilidad: la misma automatización detrás de canales distintos.
Un primer mes sin «¿en qué punto está?»
Los estados sustituyen a las reuniones de seguimiento improvisadas.
Más casos prácticos en el blog de DocPilot.
Beneficios
- Tiempo de ciclo reducido entre la recepción y la decisión
- Menos errores al volver a teclear datos
- Menos carga mental por los recordatorios
- Calidad de decisión preservada (la persona decide sobre el fondo)
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿La automatización sustituye al jurista o al comprador?
No. Elimina el trabajo repetitivo para que se centren en el análisis, la negociación y el arbitraje. Las aprobaciones siguen siendo decisiones humanas.
¿Qué se puede automatizar desde el primer día?
La entrada por correo electrónico, la extracción asistida, un circuito sencillo de dos o tres etapas y las notificaciones. Las reglas más finas se afinan después.
¿Hace falta una herramienta de integración (Zapier, etc.)?
No para el recorrido principal de DocPilot. Las integraciones avanzadas pueden estudiarse en Enterprise según su sistema de información.
¿Cómo medir el beneficio?
Siga el plazo entre la recepción y la última aprobación, el número de recordatorios manuales evitados y el tiempo que se tarda en encontrar un contrato firmado.
Soluciones por área
Páginas adaptadas a las prioridades de cada equipo.
- Departamento jurídicoCentralice NDA, contratos y adendas, extraiga las cláusulas clave, valide mediante circuitos y archive con historial. DocPilot para los equipos jurídicos.
- FinanzasCentralice facturas, presupuestos, notas de gastos y certificados bancarios, extraiga importes y partes, valide mediante flujos de trabajo y busque sin Excel. DocPilot para finanzas.
- ComprasHaga el seguimiento de contratos de proveedores, pedidos de compra y presupuestos: extracción de vencimientos, circuitos compras–jurídico–finanzas, notificaciones y búsqueda. DocPilot para Compras.
Guías prácticas
Métodos paso a paso para avanzar de verdad.
- Automatizar la aprobaciónGuía para automatizar la aprobación de contratos: roles, etapas, SLA y notificaciones. Método, errores que evitar y puesta en marcha con DocPilot.
- Automatizar el procesamientoGuía para automatizar el procesamiento documental: captura, OCR, clasificación y aprobación. Método, errores que evitar y DocPilot.
- Seguir los vencimientosGuía para seguir los vencimientos y preavisos de los contratos: calendario compartido, responsabilidades y alertas. Pasos, errores que evitar y DocPilot.
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- Tratamiento manualDescargar, renombrar, clasificar, volver a teclear, reclamar: el recorrido manual frena a sus equipos. DocPilot encadena OCR, extracción, clasificación y flujo de trabajo con confirmación humana.
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