العقد موجود. لكن لا أحد يعرف أين هو.

مؤشرات شائعة داخل المؤسسة:

• عدة نسخ متنافسة دون وسم «مرجعية»
• النسخة الموقَّعة ليست أبدًا في المكان نفسه الذي توجد فيه المسودة المعتمدة
• الملاحق تعيش في سلسلة رسائل أخرى
• لا أحد يستطيع أن يضمن أن ملف PDF المفتوح هو الصحيح

1. 1

   الالتقاط من المصدر

   البريد الوارد الخاص بالمؤسسة، أو الرفع عبر الويب، أو صورة: يدخل ملف PDF إلى DocPilot بدلًا من أن يبقى حبيس صندوق بريد شخصي.

2. 2

   تحديد البطاقة والنوع

   يقترح التعرف الضوئي والاستخراج النوع (عقد، اتفاقية عدم إفصاح، ملحق…) والأطراف والمبالغ والتواريخ — وتؤكدون أنتم قبل الاعتماد.

3. 3

   مسار اعتماد ثم أرشيف موحّد

   بعد انتهاء مسار العمل، يبقى المستند المرجعي مفهرسًا مع سجل قراراته — دون حاجة إلى إعادة فتح عشر سلاسل رسائل.