الأسئلة الشائعة حول DocPilot

DocPilot نظام لإدارة المستندات مدعوم بالذكاء الاصطناعي ومتعدد المستأجرين: يجمع المستندات والعقود في مكان واحد، ويقرأ محتواها (OCR + DocpilotAI)، ثم ينظّم مسارات الاعتماد وصولًا إلى الأرشفة في مرجع قابل للبحث.

للإدارات القانونية وإدارات المشتريات والمالية والإدارة العامة، وكذلك للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تريد مسارًا مستنديًا واضحًا دون مشروع معقد لنظام إدارة المستندات ولا محرك BPM خارجي.

المستندات المبعثرة، والعقود الضائعة في رسائل البريد الإلكتروني، وإعادة إدخال البيانات يدويًا، وبطء الاعتمادات، وغياب رؤية واضحة لحالة كل ملف.

نعم. DocPilot خدمة SaaS متعددة المستأجرين: لكل مؤسسة مساحتها الخاصة. تُحدَّد المؤسسة النشطة من خلال جلسة المصادقة، لا من خلال معامل يمكن للعميل التلاعب به. ويُعزَّز العزل على مستوى قاعدة البيانات (RLS) وعلى مستوى تخزين الكائنات (بادئة مخصصة). راجعوا أيضًا صفحة الأمان.

يُستضاف موقع DocPilot وتطبيقاته على بنية تحتية سحابية داخل الاتحاد الأوروبي.

لا. يصف المنتج ممارسات تصميم (العزل متعدد المستأجرين، والتدقيق، والنسخ الأصلية غير القابلة للتعديل، وفحص الفيروسات عند الاستلام عبر البريد الإلكتروني). ولا يدّعي هذا الموقع أي شهادة ISO أو SOC 2 أو HDS ولا أي ضمان تنظيمي. راجعوا صفحة الأمان.

عند الاستلام عبر البريد الإلكتروني، يُجرى فحص للفيروسات (ClamAV) قبل التعرف الضوئي والتوجيه. أما عمليات الرفع عبر الويب فتتحقق من نوع الملف (magic bytes) عند الإتمام، ويتم الوصول إلى الملفات عبر روابط موقّعة محدودة المدة.

نعم. يسجّل سجل تدقيق غير قابل للتعديل (append-only) الإجراءات الحساسة وسير مسارات العمل: من استلم، ومن أكّد، ومن اعتمد، ومن رفض أو طلب تعديلًا، ومتى.

صُمّمت الخدمة لاحترام اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): استضافة داخل الاتحاد الأوروبي، وحقوق الأفراد، ومعالجون فرعيون موثّقون، دون ادعاء امتثال مطلق. تجدون ملخصًا في صفحة GDPR، وتفاصيل المعالجات في سياسة الخصوصية.

يجعل التعرف الضوئي محتوى الملف مقروءًا (نص أصلي أو تعرّف ضوئي). وهو الخطوة الأولى في مسار القراءة، ومستقل عن مسار الاعتماد الخاص بالعمل. ويمكن أيضًا إنشاء معاينة للاطلاع.

نعم. يمكن أن تصل المستندات عبر البريد الإلكتروني أو الرفع عبر الويب أو صورة من الهاتف المحمول. ثم يقرأ المسار الملف لإنتاج نص قابل للاستخدام في التصنيف والاستخراج والبحث.

نعم. يُختار مزوّدو التعرف الضوئي (ونماذج اللغة الكبيرة) لكل مؤسسة على حدة. ولا يدّعي DocPilot تدريب نماذج على عقودكم.

يقترح نوع المستند، ويستخرج الحقول المحددة لهذا النوع (الرقم، الأطراف، التواريخ، المبالغ، البنود الرئيسية، إلخ)، ويملأ البطاقة مع درجة ثقة ومصدر لكل قيمة. وتؤكدون أنتم قبل إطلاق المسار.

لا. DocpilotAI يقترح، أما الاعتمادات فتبقى بشرية ومسجّلة. فالموافقة أو الرفض أو طلب التعديل قرار بشري داخل مسار العمل.

لا ينتقل المستند تلقائيًا إلى مسار العمل، بل يخضع لمراجعة بشرية: يصحّح مستخدم مخوَّل الحقول، ويحتفظ السجل بالاستخراج السابق، ثم يمكن أن يبدأ المسار على النسخة المصحّحة. ولا تُستبدل النسخ الأصلية أبدًا.

تختارون النوع بنقرة واحدة، فيُعاد الاستخراج وفق المخطط المرتبط بهذا النوع.

بمجرد توفر النص، تختارون مستندًا أو أكثر وتطرحون سؤالًا. ويجيب DocpilotAI انطلاقًا من المحتوى (مساعد مستندات على الويب والهاتف المحمول).

لا. لا يُدّعى أي تدريب على عقودكم. ويمكن تحديد سياسة التعرف الضوئي ونماذج الذكاء الاصطناعي (المزوّدين) لكل مؤسسة.

العقد كيان عمل مستقل عن الملف: الأطراف، والمبلغ، والتواريخ، والقسم، والمالك، وتاريخ الاستحقاق، وارتباط بمستند واحد أو أكثر. وتتبع حالته تقدّم مسار الاعتماد.

لا، فهذا ليس جوهر المنتج حاليًا. يدير DocPilot دورة حياة المستندات والاعتمادات المحيطة بالعقد (الاستلام، القراءة، المسار، الأرشفة).

على الويب: قائمة العقود (العنوان، المرجع، حالة مسار العمل، القسم، المالك، تاريخ الاستحقاق) مع رابط إلى المستند المرتبط. وعلى الهاتف المحمول: إنشاء العقود الصغيرة ومتابعتها، إلى جانب صندوق الاعتماد.

لا. مسارات العمل مدمجة: تعريفات بإصدارات، وإصدار نشط واحد لكل نوع مستند، ومهام في صندوق الوارد، وإجراءات اعتماد، وسجل غير قابل للتعديل. ويبقى التعرف الضوئي والاستخراج مسارًا مستقلًا يُطلَق قبل مسار العمل.

تحدد كل مؤسسة مساراتها. ويمكن إسناد الخطوة إلى مستخدم أو دور أو قسم (مثل القانوني) أو مجال (مثل المشتريات). وتتيح أنماط «واحد يكفي» أو «الجميع» أو النصاب ملاءمة القرار لطريقة عمل الفريق.

ينشر مسؤولو المؤسسة (والأدوار التي تملك الصلاحيات المرتبطة) التعريفات ذات الإصدارات. أما المعتمِدون فينفّذون المهام دون تعديل المسار.

بعد توجيه ناجح للمستند: نوع مؤكَّد، وثقة كافية (أو انتهاء المراجعة البشرية)، ومسار عمل نشط مرتبط بالنوع. ويُثبَّت المسار على الإصدار الساري لحظة البدء.

تشمل أدوار النظام خصوصًا: مسؤول المؤسسة (الفريق، الأقسام، المجالات، مسارات العمل)، والمدير، والمعتمِد (صندوق الاعتماد)، والمستخدم (الرفع والاطلاع ضمن نطاقه)، والقارئ (اطلاع فقط).

من صفحة الفريق، يرسل المسؤول دعوة مع تحديد الدور. يفعّل الزميل حسابه عبر الرابط المرسل إليه بالبريد الإلكتروني، ويُدخل بياناته ويختار كلمة مرور، ثم ينضم إلى مساحة المؤسسة.

يحمل الويب نظام إدارة المستندات الكامل والإدارة وإعداد مسارات العمل. أما الهاتف المحمول فمصمَّم لصندوق الاعتماد (الاطلاع، الموافقة، الرفض، طلب التعديل) والمتابعة الخفيفة للعقود — لا لنسخ نظام إدارة المستندات بأكمله.

يجمع DocPilot بين الدور (RBAC) والنطاقات: القسم، والمجال، وصلاحيات المستندات الممنوحة. وتتبع الحقوق هذه البنية، فلا يرى كل مستخدم إلا نطاقه.

ليس بالضرورة. فإضافة إلى الدور، يمكن تقييد الوصول حسب القسم والمجال. لذا قد يكون لمعتمِدَين قوائم مهام وملفات مختلفة.

يتوقف تنزيل النسخة الأصلية على الصلاحية documents.download، التي تُمنح حسب الدور والنطاق — لا تلقائيًا لجميع أعضاء المؤسسة.

عبر البريد الإلكتروني (عنوان الاستلام الخاص بالمؤسسة)، أو بالرفع على الويب، أو بصورة من الهاتف المحمول. وتبدأ المعالجة بعد ذلك بشكل غير متزامن (الفحص، التعرف الضوئي، الاستخراج، ثم مسار العمل عند الاقتضاء).

لا. تقدّم واجهة الويب قائمة قابلة للتصفية، وبيانات وصفية (القسم، المجال، الوسوم) وبحثًا — لا مستكشف مجلدات. وتحترم الرؤية دائمًا النطاق، دون أي تسرّب بين المؤسسات.

لا. النسخ الأصلية غير قابلة للتعديل: يُضاف كل إصدار جديد فوق السابق، ويُحتفظ بسجل الإصدارات وعمليات الاستخراج. لا استبدال صامت أبدًا.

قد ينتقل المستند إلى حالة فشل تقني. تحققوا من الصيغة والحجم، ثم أعيدوا تشغيل المعالجة أو أعيدوا رفع الملف. وتبقى البيانات الوصفية والسجل متاحة للاطلاع لتشخيص المشكلة.

يوفّر نظام إدارة المستندات على الويب بحثًا في النص الكامل ومرشّحات. يمكنكم البحث في العنوان، ونص التعرف الضوئي، ورقم العقد، والأطراف، والوسوم، ثم التصفية حسب النوع والقسم والمجال والحالة والتواريخ.

لا. يساعد التصنيف (القسم، المجال، الوسوم) في التوجيه والتصفية، لكن البحث يعتمد أيضًا على محتوى التعرف الضوئي والحقول المستخرجة. ولا توجد شجرة مجلدات تحتاج إلى صيانة يدوية.

بعد التصنيف (القسم، المجال) والقراءة بالذكاء الاصطناعي، يسلك المستند مساره. ويمكن لكل معتمِد أن يوافق أو يطلب تعديلًا أو يرفض. وتُسجَّل جميع القرارات.

نعم. صُمّم تطبيق الهاتف المحمول لصندوق الاعتماد: الاطلاع على المستند، ورؤية البيانات المستخرجة، والموافقة أو الرفض أو طلب التعديل.

نعم: إشعارات داخل التطبيق ورسائل بريد إلكتروني حسب إعدادات المؤسسة (استلام مستند، مهمة بانتظار المعالجة، قرار متخذ).

بعد الاعتماد (أو وفق دورة حياة العمل الخاصة بالمؤسسة)، ينتقل الملف إلى حالة «مؤرشف» ويبقى في مرجع المؤسسة مع سجله.

نعم. تحفظ الأرشفة الملف في المرجع: يبقى قابلًا للبحث، مع سجل التدقيق وسجل الإصدارات. فالأرشفة ليست حذفًا.

تشمل دورة حياة العمل خصوصًا: مسودة، قيد المراجعة، معتمَد، مرفوض، تعديلات مطلوبة، مؤرشف — إضافة إلى حالة المعالجة في المسار (الاستخراج، التوجيه، الفشل، إلخ).