الانتقال إلى المحتوى

مسار الاعتماد

مسار اعتماد واضح، من الاستلام حتى الأرشفة

لا يكون المستند المستلم مفيدًا إلا إذا عبر مسارًا موثوقًا: من يحلله، ولمن يُسند، ومن يعتمده، ومن يُخطَر، وأين يُؤرشف. يضفي DocPilot الطابع الرسمي على هذا المسار في سير عمل واحد، ظاهر وقابل للتتبع — دون سلسلة رسائل بريد إلكتروني مرتجلة.

مسار نموذجي

ست خطوات، وملف واحد

يمرّ المستند نفسه بالاستلام والتحليل والإسناد والمصادقة والإشعار والأرشفة — دون تغيير الأداة.

  1. 01

    استلام المستند

    مدخل واحد

  2. 02

    التحليل

    OCR + ذكاء اصطناعي

  3. 03

    الإسناد

    التوجيه

  4. 04

    المصادقة

    القرار

  5. 05

    الإشعار

    التنبيهات

  6. 06

    الأرشفة

    البحث

محاكاة DocPilot

عرض توضيحي تفاعلي لمسار العمل

أطلقوا المسار: تتوقف المحاكاة عند المصادقة — والقرار لكم لمتابعة الإشعار والأرشفة.

عرض توضيحي تفاعلي

الاستلام ← التحليل ← الإسناد ← المصادقة ← الإشعار ← الأرشفة

  1. الاستلام

    ملف PDF مودَع عبر البريد الإلكتروني الوارد

  2. التحليل

    OCR + استخراج بالذكاء الاصطناعي

  3. الإسناد

    التوجيه إلى المشتريات

  4. المصادقة

    قرار بشري

  5. الإشعار

    تنبيه المعنيين

  6. الأرشفة

    ملف قابل للبحث

الخطوة 1 / 6

استلام المستند

ملف PDF مودَع عبر البريد الإلكتروني الوارد

contrat_nordlog_2026.pdf

عبر البريد الإلكتروني · inbound@docpilot.app

سجل المسار

  1. بانتظار البدء…

جاهز لعرض مسار العمل في DocPilot.

عندما يقتصر « مسار العمل » على صندوق بريد

من دون مراحل رسمية، يعود كل مستند إلى الفوضى نفسها: مرفق، ثم تذكير، ثم نسيان. لا أحد يرى الحالة، ولا المسؤول التالي.

  • مستند مستلم لم يتكفل به أحد فعليًا
  • تحليل وتصنيف يتمان « بالحدس »
  • إسناد غير واضح: من صاحب الملف؟
  • اعتماد شفهي دون أثر، وإشعارات يدوية، وأرشفة عشوائية

ست مراحل، ملف واحد

يربط DocPilot بين الاستلام ← التحليل (OCR / الذكاء الاصطناعي) ← الإسناد ← الاعتماد ← الإشعار ← الأرشفة. ويحمل الملف نفسه المستند والبطاقة والحالة وسجل الإجراءات.

اطّلعوا أيضًا على مسرد مسارات العمل، وصفحة المصادقة على العقود أو دليل أتمتة المصادقة.

ما يغطيه مسار العمل في DocPilot

استلام موحد

رفع على الويب، أو بريد إلكتروني وارد، أو الجوال: يدخل المستند المسار نفسه.

تحليل بمساعدة ذكية

يقترح OCR والاستخراج بالذكاء الاصطناعي النوع والأطراف والمبالغ والتواريخ — لتأكيدها قبل المتابعة.

إسناد موجّه

المعتمِد المناسب (شخص أو دور أو إدارة) وفق قواعد عملكم.

اعتماد قابل للتتبع

موافقة أو رفض مع ذكر السبب؛ ويُختم كل قرار بالوقت والتاريخ على الملف.

الإشعارات

يُنبَّه المعنيون عند الإسناد وعند تغيّر الحالة — دون جدول Excel للتذكيرات.

أرشفة قابلة للبحث

بعد اعتماده، يبقى المستند سهل العثور عليه مع بطاقته وسجله التاريخي.

حالات استخدام المسار

العقود والملاحق

الشؤون القانونية ثم الإدارة العليا حسب المبلغ؛ وإخطار الأطراف المعنية؛ وأرشفة النسخة الموقعة.

المستندات الإدارية

الاستلام ← التصنيف ← اعتماد المدير ← إخطار الموارد البشرية / الإدارة ← الأرشفة.

الموردون والمشتريات

توجيه إلى المشتريات / الشؤون القانونية، واعتماد من الجوال، ودليل تدقيق على الملف.

الفوائد

  • حالة ظاهرة في كل مرحلة من المسار
  • مسؤول واضح دون تذكيرات من قبيل « أين وصل؟ »
  • قرارات قابلة للإثبات عند التدقيق
  • مستندات ضائعة أقل بين صناديق البريد والمجلدات

الأسئلة الشائعة

أسئلة متكررة

ما الفرق عن مجرد اعتماد العقود؟

تفصّل صفحة اعتماد العقود المسارات التشغيلية (الأدوار، الرفض، الحدود). أما هنا، فنعرض مسار المستند الكامل — من الاستلام حتى الأرشفة — القابل للتطبيق على العقود وغيرها من المستندات.

هل يلزم المرور بست مراحل لكل مستند؟

لا. يوضح المخطط المسار النموذجي. وتهيئون مسارات أقصر أو أطول حسب النوع أو المبلغ أو الإدارة.

هل التحليل إلزامي قبل الاعتماد؟

يسرّع الاستخراج بالذكاء الاصطناعي إعداد البطاقة؛ وتؤكدون الحقول الأساسية. ومن دون تأكيد، لا ينطلق مسار العمل على بيانات غير مضبوطة.

من يتلقى الإشعارات؟

المعتمِد المُسند إليه، ووفق الإعدادات، المعنيون بالملف (مقدم الطلب، الإدارة، الإدارة العليا). وتتبع التنبيهات حالة مسار العمل.

انتقلوا إلى التنفيذ

أطلقوا مسار الاعتماد الأول لديكم

هيّئوا الاستلام والمراحل والإشعارات — تجربة مجانية أو عرض توضيحي على إجراءاتكم الحالية.