دليل مستخدم DocPilot

هذا الدليل موجّه إلى مستخدمي الأعمال (الرفع، والبحث، والاعتماد) وإلى مسؤولي المؤسسة (الفريق، والمسارات، وأنواع المستندات). وهو يصف المنتج كما يُقدَّم في مساحة العمل على الويب وفي تطبيق الهاتف المحمول.

• وعد المنتج: جمع العقود في مكان واحد، وأتمتة معالجتها، وتسريع اعتمادها.
• التسلسل: الاستلام ← الفحص ← القراءة بالذكاء الاصطناعي ← مسار الاعتماد ← قرار موثّق.
• واجهتان: إدارة المستندات والإدارة على الويب، وصندوق الاعتماد على الهاتف المحمول.
• المساعدة البشرية: نموذج التواصل في الموقع العام (لا تذاكر ولا دردشة مدمجة).

1. 1

   تفعيل حساب مدعو

   إذا تلقيتم دعوة، فافتحوا رابط التفعيل، وأدخلوا اسمكم الأول واسم العائلة، واختاروا كلمة مرور (10 أحرف على الأقل، تتضمن حرفًا كبيرًا وحرفًا صغيرًا ورقمًا)، ثم سجّلوا الدخول إلى مساحة مؤسستكم.

2. 2

   تسجيل الدخول

   افتحوا مساحة العمل وأدخلوا بيانات الدخول. بعد تسجيل الدخول، تعرض لوحة المتابعة المستندات الحديثة، والمهام في صندوق الوارد، والمستندات قيد مراجعة الذكاء الاصطناعي، والعقود الجارية.

3. 3

   الملف الشخصي

   في الملف الشخصي، اطّلعوا على هويتكم ومؤسستكم ودوركم. ويمكنكم تغيير كلمة المرور من هناك.

4. 4

   فهم نطاقكم

   إضافة إلى الدور، يمكن تقييد الوصول إلى المستندات حسب القسم. فشخصان لهما الدور نفسه لا يريان بالضرورة الملفات نفسها.

tenant_admin

يدير المؤسسة: الفريق، والأقسام، وسلاسل الاعتماد، وإعدادات المستندات.

manager

يشرف على المسارات ويمكنه التصرف على نطاق أوسع في المستندات والمهام ضمن نطاقه.

validator

يعالج صندوق الوارد: الموافقة، أو الرفض، أو طلب التعديلات، أو التعليق.

user

يرفع المستندات ويطّلع عليها ضمن نطاقه، ويشارك حسب الصلاحيات الممنوحة.

viewer

اطلاع فقط، دون إجراءات اعتماد ولا إدارة.

القسم

من يعتمد: القانونية، المالية، المشتريات، الموارد البشرية… يكتشف DocpilotAI تلقائيًا القسم المعني بالمستند، ويمكنكم تصحيحه بنقرة واحدة. وتبدأ كل مؤسسة بقائمة كاملة من الأقسام الافتراضية.

نوع المستند

كتالوج خاص بكل مؤسسة: مخطط استخراج (الحقول المتوقعة) وسلسلة اعتماد افتراضية مرتبطة به.

من صفحة الفريق، يدعو المسؤول أعضاء مع تحديد أدوارهم، ويربطهم بقسم أو أكثر، ويدير مرجع الأقسام. وتقتصر صلاحيات الدعوة والإدارة على الأدوار المخوَّلة.

لكل مؤسسة عنوان استلام خاص بها. وتصبح المرفقات المستلمة مستندات تمامًا كما لو رُفعت عبر الويب. ويُتجاهل المرسَل إليه غير المعروف، ثم تبدأ المعالجة (الفحص، التعرف الضوئي، الاستخراج، مسار العمل) بشكل غير متزامن.

1. 1

   الرفع عبر الويب

   اسحبوا ملفًا وأفلتوه، واختاروا العنوان والنوع؛ يقترح DocpilotAI القسم، ويمكنكم تصحيحه، كما يقترح وسومًا. يُرسل الملف إلى التخزين الآمن، ثم يخضع لفحص الفيروسات ولمسار القراءة.

2. 2

   بعد الاستلام

   قد يُعلمكم إشعار باستلام المستند. وتبقى الحالات التقنية (الاستخراج، الفشل، المراجعة) منفصلة عن حالات العمل (مسودة، قيد المراجعة، معتمَد…).

• الصيغ: أنواع MIME المسموح بها على المنصة (ملفات PDF والصور الشائعة في المقام الأول).
• الحجم الأقصى: يُطبَّق عند الرفع، ويُرفض الملف الكبير جدًا قبل المعالجة.
• مكافحة الفيروسات: لا تبدأ أي معالجة بالتعرف الضوئي ولا أي مسار عمل على ملف اكتُشف أنه مصاب.

دورة حياة العمل

DRAFT, IN_REVIEW, APPROVED, REJECTED, CHANGES_REQUESTED, ARCHIVED.

حالة المعالجة

تبيّن أين وصل المسار: مراجعة مطلوبة، أو استخراج جارٍ، أو توجيه إلى مسار عمل، أو فشل.

الإصدارات

الإصدار الجديد لا يستبدل النسخة الأصلية. ويُحتفظ بسجل الإصدارات وعمليات الاستخراج.

• بطاقة المستند: معاينة، وحقول مستخرجة، وبيانات وصفية، وإصدارات، ووسوم، وسجل، وتعليقات.
• مساعد المستندات: لوحة متاحة دائمًا للاستفسار من مستند (ومن المستندات المرتبطة به) بمجرد توفر النص.
• التصنيف: القسم (يكتشفه DocpilotAI تلقائيًا ويمكن تعديله)، والوسوم، والبيانات الوصفية اليدوية — وغالبًا ما تكون مطلوبة قبل إطلاق مسار.
• تنزيل النسخة الأصلية حسب الصلاحية documents.download.
• البحث: العنوان، ونص التعرف الضوئي، ورقم العقد، والأطراف، والوسوم؛ ومرشّحات النوع والقسم والحالة والتواريخ.

1. 1

   التعرف الضوئي (OCR)

   يُقرأ الملف (نص أصلي أو تعرّف ضوئي). ويمكن إنشاء معاينة للاطلاع.

2. 2

   التصنيف

   يُقترح نوع المستند مع درجة ثقة. وإذا كانت دون العتبة التي حددتها المؤسسة، تُشترط مراجعة بشرية.

3. 3

   الاستخراج

   تُملأ حقول مخطط النوع (مثلًا عقد مورد: الرقم، الأطراف، التواريخ، المبلغ، العملة، مهلة الإشعار، الاختصاص القضائي، الموقّعون). ولكل حقل درجة ثقة ومصدر.

في المراجعة البشرية (HITL)، يصحّح مستخدم مخوَّل الحقول. ويحتفظ السجل بالاستخراج السابق، ثم يمكن أن يبدأ المسار على النسخة المصحّحة. ولا تُستبدل النسخ الأصلية أبدًا.

• عتبات ثقة قابلة للضبط لكل مؤسسة (التصنيف والاستخراج).
• مزوّدو التعرف الضوئي / نماذج اللغة الكبيرة يُختارون لكل مؤسسة، ولا يُدّعى أي تدريب على عقودكم.
• لا يُسجَّل محتوى المستندات في سجلات التطبيق.

أنواع الخطوات

APPROVAL, REVIEW, INFORMATION, SIGNATURE, ARCHIVE.

سلسلة الاعتماد

قائمة مرتبة من المعتمِدين المسمَّين، خاصة بكل قسم. ويتبع المستند الموجَّه إلى قسم ما سلسلته خطوة بخطوة.

القرار

في كل خطوة، يعتمد المعتمِد (الانتقال إلى الخطوة التالية، ثم الموافقة النهائية)، أو يرفض (انتهاء المسار)، أو يطلب تعديلات (العودة إلى صاحب المستند، ثم الاستئناف من الخطوة الأولى).

من صندوق المهام، افتحوا مهمة لرؤية المعاينة والحقول المستخرجة والسجل. الإجراءات الممكنة: الموافقة، أو الرفض، أو طلب التعديلات، أو إعادة الإسناد، أو التعليق. وتساعد المهل والتذكيرات على ألا يبقى شيء دون رد.

• المسؤول: إنشاء مسار / تعديله (إصدار جديد)، ونشره، وإيقاف مسار جارٍ مؤقتًا أو استئنافه أو إلغاؤه.
• مساعدة سياقية: في صفحات مسارات العمل، تشرح لوحة «فهم مسار العمل وإعداده» الخطوات والإسنادات والنصاب والنشر.
• لا يبدأ مسار العمل إلا بعد توجيه ناجح للمستند (النوع + الثقة + مسار عمل نشط).
• يُغذّي كل إجراء سجلًا غير قابل للتعديل لضمان التتبّع.

• على الويب: قائمة العقود (العنوان، المرجع، حالة مسار العمل، القسم، المالك، تاريخ الاستحقاق) مع رابط إلى المستند المرتبط.
• على الهاتف المحمول: إنشاء العقود الصغيرة ومتابعتها، إلى جانب صندوق الاعتماد.
• تبقى حالة العقد متوافقة مع تقدّم مسار الاعتماد.

تولّد أحداث العمل إشعارات داخل التطبيق (الجرس على الويب)، ورسائل بريد إلكتروني حسب الإعدادات. وتتيح التفضيلات ضبط ما تتلقونه.

• استلام مستند، وانتهاء التعرف الضوئي / الاستخراج، ومراجعة مطلوبة.
• بدء مسار عمل، وإسناد مهمة، وتذكير بموعد نهائي.
• القرار: موافقة، أو رفض، أو انتهاء المسار.
• الإشعارات الفورية على الهاتف المحمول: البنية مُعدّة، والاستخدام الحالي يبقى صندوق الوارد + إشعارات التطبيق.

• الاطلاع على المستند والحقول المستخرجة.
• الموافقة أو الرفض أو طلب التعديل.
• تلقي إشعارات المهام، مع رابط مباشر (deep link) إلى المهمة.
• إنشاء عقود مدمجة خفيفة ومتابعتها، وتجميع عدة صور في ملف PDF واحد حين يتيح المسار ذلك.
• مساعد المستندات وجولة تعريفية (discovery tour) لاكتشاف الحركات الأساسية عند الاستخدام الأول.

• Android: تنزيل ملف APK من الصفحة الرئيسية (#mobile)، وتثبيته يدويًا.
• iOS: التوزيع عبر TestFlight (رابط عام فور النشر على App Store Connect).

• عزل المؤسسة عبر رمز المصادقة، مع تعزيز على مستوى قاعدة البيانات (RLS) وبادئة مخصصة في تخزين الكائنات.
• RBAC + نطاقات القسم / صلاحيات المستندات الممنوحة.
• نسخ أصلية غير قابلة للتعديل: تُضاف الإصدارات الجديدة فوق بعضها، دون أي استبدال صامت.
• تدقيق غير قابل للتعديل (append-only) للإجراءات الحساسة وسجل مسارات العمل.
• فحص الفيروسات (ClamAV) عند الاستلام عبر البريد الإلكتروني قبل التعرف الضوئي والتوجيه.
• سياسة الذكاء الاصطناعي: مزوّدون تختارهم كل مؤسسة، ولا ادعاء بالتدريب على عقودكم.

1. 1

   مورد يرسل ملف PDF عبر البريد الإلكتروني

   تصل الرسالة إلى عنوان الاستلام ← يُنشأ المستند ← التعرف الضوئي / الاستخراج ← مراجعة إذا كانت الثقة غير كافية ← يكتشف DocpilotAI القسم (مثل المشتريات) ويطلق سلسلة الاعتماد الخاصة به ← الأرشفة. ويبقى كل قرار في السجل.

2. 2

   موظف يرفع مستندًا ممسوحًا ضوئيًا

   الرفع عبر الويب ← يكتشف DocpilotAI القسم، وتضيفون وسومًا عند الحاجة ← يظهر المستند في نظام إدارة المستندات ← البحث لاحقًا حسب المورد أو الرقم أو كلمة مفتاحية من نص التعرف الضوئي.

3. 3

   معتمِد يعالج قائمته

   يفتح صندوق الوارد ← يختار مهمة ← يقرأ المعاينة والبيانات المستخرجة ← يوافق أو يرفض أو يطلب تعديلات. وعلى الهاتف المحمول، يتم المسار نفسه داخل الصندوق المخصص.

4. 4

   مسؤول ينشر مسارًا

   يدعو المعتمِدين ← يضبط سلسلة الاعتماد لقسم المشتريات (ترتيب المعتمِدين المسمَّين) ← ينشر السلسلة النشطة.

1. 1

   من الموقع

   افتحوا قسم التواصل (#contact). تدعوكم نافذة معاينة إلى ملء النموذج أو الكتابة مباشرة إلى العنوان المعروض (افتراضيًا social@docpilot-app.com).

2. 2

   النموذج

   أدخلوا أولًا عنوان بريد إلكتروني للرد، ثم اسمكم، واسم شركتكم إن رغبتم، ورسالتكم. نرد عليكم على هذا العنوان، وتُحال الرسالة إلى فريق DocPilot عبر البريد الإلكتروني.

3. 3

   داخل مساحة العمل

   لطلب عرض سعر Enterprise، توفّر صفحتا الفوترة والأسعار رابط mailto إلى عنوان التواصل نفسه. وتُعالج أسئلة الاستخدام أولًا عبر هذه الوثائق، والمساعدة السياقية لمسارات العمل، ومساعد المستندات.