كيف تديرون عقود شركتكم

إدارة العقد لا تعني تخزين ملف PDF. بل تعني أن تعرفوا أين توجد النسخة المرجعية، ومن يجب أن يعتمدها، وما التواريخ التي تُلزم الشركة، وكيف تصلون إلى الملف دون البحث في ثلاثة صناديق بريد. يقدّم هذا الدليل منهجية قابلة للتطبيق في الشركات الصغيرة والمتوسطة على حدّ سواء، دون مشروع لا ينتهي.

1. 1

   رسم خريطة التدفقات الحالية

   اذكروا كيف تصل العقود اليوم (بريد الشؤون القانونية، صندوق المشتريات، Drive، الورق). حدّدوا 3 إلى 5 نقاط احتكاك: نسخة يتعذّر العثور عليها، اعتماد بطيء، موعد نهائي منسيّ.

2. 2

   تحديد الحد الأدنى لملف العقد

   حدّدوا البيانات الوصفية الضرورية: النوع، والأطراف، والمبلغ إن لزم، وتاريخ الانتهاء، ومهلة الإشعار، والمسؤول. قاوموا إغراء استمارة موسوعية.

3. 3

   تسمية أدوار دورة الحياة

   من يلتقط، ومن يصنّف، ومن يعتمد (الشؤون القانونية، المشتريات، الإدارة العليا)، ومن يؤرشف. من دون أدوار واضحة، يبقى سير العمل نظريًا.

4. 4

   نشر مسار اعتماد بسيط

   ابدأوا بمرحلتين أو 3 مراحل (مثلًا: المشتريات ← الشؤون القانونية ← الإدارة العليا). أضيفوا الحالات الخاصة لاحقًا، لا قبل ذلك.

5. 5

   ترحيل المخزون الحرج

   أعطوا الأولوية للعقود السارية وتلك التي تستحق خلال 12 شهرًا. لا تحاولوا ترحيل كل شيء في الشهر الأول.

6. 6

   القياس والتعديل

   تابعوا متوسط مدة الاعتماد، ونسبة الملفات المكتملة، وعدد المواعيد النهائية المعالَجة في وقتها. عدّلوا المسار كل ربع سنة.

• كيف تجمعون مستندات شركتكم في مكان واحد →
• كيف تؤتمتون اعتماد العقود →
• كيف تنظّمون نظام إدارة المستندات في شركتكم →
• كيف تتابعون المواعيد النهائية للعقود →
• كيف تؤتمتون معالجة المستندات →

العودة إلى صفحة الأدلة