سياسة الخصوصية

1. من المسؤول؟

تنشر DocPilot منصة إدارة المستندات DocPilot (الموقع، وتطبيق الويب، وتطبيق الجوال «DocPilot Mobile»، وواجهة API).

بالنسبة إلى مستندات مستخدميها وحساباتهم، تكون كل مؤسسة عميلة هي المسؤولة عن المعالجة؛ وتعمل DocPilot بصفتها معالِجًا للبيانات، في حدود العقد الذي يربطهما. وتكون DocPilot هي المسؤولة عن معالجة بيانات الموقع (نموذج التواصل) وعن التشغيل التقني للخدمة.

2. ما البيانات التي تُعالَج؟

• الحساب: الاسم الأول، واسم العائلة، وعنوان البريد الإلكتروني المهني، والمؤسسة، والدور، والصلاحيات. ولا تُخزَّن كلمة المرور أبدًا بنص واضح.
• المستندات: الملفات المودَعة (PDF، والصور، والصور الملتقطة من تطبيق الجوال)، ورسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى عنوان الإيداع الخاص بالمؤسسة، والنص المتعرَّف عليه (OCR)، والمعلومات المستخرجة، والبيانات الوصفية للبطاقة.
• النشاط: قرارات المصادقة، والتعليقات، والأسئلة المطروحة على المساعد، وسجل التدقيق (المستخدم، والإجراء، والتاريخ).
• البيانات التقنية: عنوان IP، ومعرّف الطلب، وسجلات الأخطاء، وإصدار التطبيق. وعلى الجوال، معرّف التثبيت، وإذا كانت الإشعارات مفعّلة، رمز الإشعارات.
• الموقع: حقول نموذج التواصل (الاسم، والبريد الإلكتروني، والشركة، والرسالة).

3. تطبيق الجوال

• الكاميرا: لا تُستخدم إلا عندما تصوّرون مستندًا. وتُرسَل الصور إلى مؤسستكم ولا تُحفظ في أي مكان آخر على الهاتف.
• الصور والملفات: يُستخدم منتقي الملفات الخاص بالنظام؛ ولا يصل التطبيق إلى معرض صوركم ولا إلى ملفاتكم خارج ما تختارونه.
• الإشعارات: عند تفعيلها، يُرسَل رمز الإشعارات إلى Firebase Cloud Messaging (Google) لإيصال التنبيهات.
• التخزين المحلي: تُحفظ رموز الجلسة في الخزنة الآمنة للهاتف؛ وتُحفظ ذاكرة تخزين مؤقت للقراءة فقط لآخر المصادقات والمستندات والإشعارات للاطلاع عليها دون اتصال. وتُحذف هذه البيانات عند تسجيل الخروج وعند إلغاء تثبيت التطبيق.
• لا يتضمن التطبيق أي SDK إعلانية ولا أي أداة لتتبع السلوك.

4. لماذا؟

• تقديم الخدمة: استلام المستندات، والتعرّف عليها، والاستخراج منها، والمصادقة عليها، والبحث فيها، والاطلاع عليها.
• تأمين الخدمة: المصادقة على الهوية، وعزل المؤسسات، وسجل التدقيق، ومنع إساءة الاستخدام.
• الرد على الطلبات المرسَلة عبر نموذج التواصل.
• الوفاء بالالتزامات القانونية لـ DocPilot.

تستند هذه المعالجات إلى تنفيذ العقد المبرم مع المؤسسة العميلة، وإلى المصلحة المشروعة لـ DocPilot في تأمين خدمتها، وإلى طلبكم عندما تتواصلون معنا.

5. التعرّف والاستخراج بواسطة DocpilotAI

يُستخرج نص المستند ومعلوماته بواسطة محرّكات OCR ونماذج لغوية. وتختار كل مؤسسة في إعداداتها المحرّكات والمزوّدين المسموح بهم. ولا تُستخدم المستندات لتدريب النماذج.

6. من يمكنه الوصول إليها؟

• أعضاء مؤسستكم، وفق صلاحياتهم (الأدوار، والأقسام).
• الفرق التقنية في DocPilot، لأغراض التشغيل والدعم، مع التزامها بالسرية.
• المعالجون الفرعيون اللازمون للخدمة: الاستضافة داخل الاتحاد الأوروبي، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، وإشعارات الجوال، ومحرّكات OCR والنماذج التي تختارها مؤسستكم.

لا تُباع البيانات ولا يُتنازل عنها لأطراف ثالثة لأغراض تجارية.

7. إلى متى؟

• المستندات والبطاقات وسجلات التدقيق: طوال مدة عقد المؤسسة، ثم تُحذف أو تُعاد إليها بناءً على طلبها.
• الحسابات: طوال مدة نشاط المستخدم داخل المؤسسة.
• السجلات التقنية: اثنا عشر شهرًا كحد أقصى.
• نموذج التواصل: اثنا عشر شهرًا كحد أقصى بعد آخر تواصل.

8. ملفات تعريف الارتباط

يستخدم الموقع ملفات تعريف ارتباط ضرورية تمامًا (اللغة، والأمان، وحفظ اختياركم) لا يمكن تعطيلها.

بموافقتكم، يمكن وضع ملفات تعريف ارتباط لقياس الجمهور (Google Analytics، وMicrosoft Clarity لخرائط النقرات وإعادة عرض جلسات التصفح بشكل مجهول الهوية) وللتسويق (مثل Metricool). ويُحفظ اختياركم في ملف تعريف ارتباط «dp_consent» (لمدة 13 شهرًا) مشترك مع مساحة app.docpilot-app.com، التي تطبّق قياس الجمهور نفسه (Google Analytics فقط، دون أي محتوى من المستندات). ويمكنكم قبول هذه الفئات أو رفضها أو تخصيصها في أي وقت من صفحة ملفات تعريف الارتباط.

إدارة تفضيلاتي بشأن ملفات تعريف الارتباط

9. حقوقكم

يمكنكم طلب الوصول إلى بياناتكم أو تصحيحها أو محوها أو تقييد معالجتها أو نقلها، والاعتراض على أي معالجة تستند إلى المصلحة المشروعة.

بالنسبة إلى البيانات التي تديرها مؤسستكم، توجّهوا أولًا إلى مسؤول DocPilot فيها. ويمكنكم أيضًا مراسلة DocPilot على العنوان أدناه؛ ونرد خلال مهلة شهر واحد. ويحق لكم تقديم شكوى إلى CNIL (الهيئة الفرنسية لحماية البيانات).

10. حذف الحساب والبيانات

يمكنكم حذف حسابكم من تطبيق الجوال: الملف الشخصي > حذف حسابي، ثم التأكيد بكلمة المرور. وتُمحى معلوماتكم الشخصية (الاسم، والبريد الإلكتروني، والصورة) فورًا، ولا يعود بإمكان الحساب تسجيل الدخول. وإذا كنتم العضو الوحيد في مؤسستكم، تُغلق المؤسسة ويُنهى اشتراكها؛ وإلا فيجب تعيين مسؤول آخر قبل الحذف.

في حال عدم الوصول إلى التطبيق، اطلبوا الحذف من مسؤول مؤسستكم أو راسلوا DocPilot مع ذكر عنوان بريدكم الإلكتروني ومؤسستكم. وتحتفظ سجلات التدقيق بمرجع مجهول الهوية للإجراءات السابقة، طوال المدة المنصوص عليها في البند الخاص بمدة الحفظ.

يؤدي إلغاء تثبيت تطبيق الجوال إلى محو ذاكرة التخزين المؤقت المحلية ورموز الجلسة، لكنه لا يحذف حسابكم ولا مستندات مؤسستكم.

11. الأمان

• تشفير الاتصالات (HTTPS) بين التطبيقات وواجهة API.
• عزل المؤسسات على مستوى قاعدة البيانات.
• رموز جلسة محدودة المدة، تُجدَّد عبر قناة مخصّصة للجوال.
• سجل تدقيق للإجراءات المهمة.

الاطلاع على تفاصيل إجراءات الأمان

12. نهجنا تجاه GDPR

تصف DocPilot ممارسات ملموسة (الاستضافة داخل الاتحاد الأوروبي، وحقوق الأشخاص، والمعالجون الفرعيون الموثَّقون) دون الادعاء بامتثال مطلق أو باعتماد. ويتوفر ملخّص في صفحة GDPR (اللائحة العامة لحماية البيانات، RGPD بالفرنسية).

الاطلاع على صفحة GDPR

13. التعديلات

قد تتطوّر هذه السياسة مع تطوّر الخدمة. ويظهر تاريخ التحديث أعلى الصفحة؛ ويُبلَّغ عن التغييرات المهمة إلى المؤسسات العميلة.

14. التواصل

لأي سؤال أو طلب يتعلق ببياناتكم: social@docpilot-app.com.